9 Tipps für ein effizientes Team Meeting

Gastbeitrag von Birgit Mauroner von BEITRAINING

Team Meetings sind wichtig und auch für die Organisation und Gestaltung von Events meist unverzichtbar. Sie sind dazu da, Informationen auszutauschen, Missverständnisse zu klären, gemeinsam Lösungen zu entwickeln und Entscheidungen herbeizuführen. Gleichzeitig stärkt eine gute Besprechung Teamgeist und Motivation.

Team Meetings
Mit diesen Tipps wird dein Team Meeting garantiert keine Zeitverschwendung // Bild: Base7 

Aber wusstest du, dass Team Meetings nachweislich auch zu den größten Zeitfressern im Geschäftsleben gehören? Sie verursachen erhebliche Kosten, indem sie Führungskräfte und Mitarbeiter von ihren Aufgaben abhalten. Auch für Kunden und andere Ansprechpartner sind die Mitarbeiter während einer Besprechung nicht erreichbar.

Ein gutes Zeitmanagement und Disziplin sind daher die wichtigsten Bedingungen für effiziente Meetings. Für euch haben wir Birgit Mauroner von BEITRAINING nach ihren besten Tipps für ein effizientes Team Meeting gefragt!

1.   Schriftliche Einladung

Überlegt euch gut, wer wirklich zum Team Meeting gebraucht wird. Je weniger Leute, desto mehr engagiert sich der Einzelne. In der Regel geht es auch schneller, wenn weniger Leute dabei sind. Wenn ihr mehr als einen Punkt zu besprechen habt, ist eine schriftliche Agenda sinnvoll. Ganz wichtig: Die genaue Dauer der Besprechung sowie die Zielsetzung sind in der Einladung vorgegeben.

2.   Gute Vorbereitung

Jeder Teilnehmer sollte vorbereitet zum Team Meeting erscheinen. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, die Teilnehmer zu bitten, schriftlich eine Vorleistung zu schicken. So könnt ihr zum Beispiel dazu auffordern, einen Lösungsansatz oder Vorschlag zu einem bestimmten Thema schriftlich vorab einzureichen. Durch eine solche Maßnahme kann man viel Zeit sparen und sicherstellen, dass alle Meinungen Beachtung finden.

3.   Der Moderator

Einer hat als Moderator den Hut auf. Er achtet darauf, dass die Besprechung pünktlich beginnt und endet, dass die Regeln eingehalten werden und die Handys ausgeschaltet bleiben.

Team Meeting Moderation
Der Moderator behält den Überblick – so wie hier in der ‚Wohngemeinschaft‘ in Köln

Wenn du der Moderator bist, dann bleibe aufmerksam und konsequent. Trau dich, Vielschwätzer taktvoll auszubremsen und bitte ruhigere Teilnehmer bewusst um ihre Meinung.

4.   Grundregeln der Kommunikation beachten

Die Einhaltung von grundlegenden Gesprächsregeln sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Dennoch gibt es immer wieder Situationen, in denen der Moderator die Teilnehmer daran erinnern darf. Egal, um welches Thema es sich handelt und welche Teilnehmer dabei sind. Folgende Regeln sind gelten immer:

  • Andere Teilnehmer ausreden lassen und zuhören.
  • Sich selbst kurz halten.
  • Sachlich bleiben, denn für Gehässigkeiten und Animositäten darf ein Meeting keinen Spielraum bieten.
  • Handys aus, keine E-Mails nebenbei schreiben.

5.   Den Zeitrahmen einhalten

Jedes Team Meeting sollte pünktlich beendet werden. Wenn gegebenenfalls Punkte nicht mehr behandelt werden konnten, so ist es besser einen weiteren Termin anzusetzen oder den Punkt auf die Agenda der nächsten Besprechung zu legen.

6.   Klare Ziele setzen

Effizient ist eine Besprechung nur dann, wenn auch Ergebnisse erzielt werden. Ein Protokoll und ein Maßnahmenplan stehen daher immer am Ende eines Meetings. Der Maßnahmenplan regelt die Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine. Jeder Teilnehmer muss wissen, dass die Erledigung der zugeteilten Aufgaben auch kontrolliert wird.

7.   Sitzen oder Stehen

Es muss nicht immer eine „Sitzung“ sein. Gerade im kleinen Kreis ist ein Meeting im Stehen manchmal effektiver. Das Treffen am Stehtisch belebt die Gesprächsrunde und verkürzt in der Regel das Meeting.

Team Meeting Stehtische
Dass Stehen beim Team Meeting eine willkommene Abwechslung sein kann, weiß man auch im OutOfOffice München

8.   Visualisierung

Durch eine gezielt eingesetzte Visualisierung kannst du die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrecht halten. Setze zum Beispiel ein Whiteboard oder ein Flipchart ein, um die wichtigsten Punkte und Ideen festzuhalten. Zeichnungen oder Mindmaps helfen, Sachverhalte übersichtlich darzustellen.

Team Besprechung
Visualisierungen schaffen Überblick im Team Meeting, so wie hier im Base7

9.    Der Mensch im Fokus

Bei aller Effizienz, unterschätze nie den sozialen Aspekt von Besprechungen. Wenn du der Teamleiter bist, hast du bei jedem Meeting die Chance, eine positive Grundstimmung zu vermitteln, zu motivieren und durch dein Vorbild zu überzeugen.

Über die Autorin

Ein Gastbeitrag von Birgit Mauroner, Manager Marketing & PR, BEITRAINING International

BEITRAINING (BEI steht für Business Education International) ist ein internationales Trainingsunternehmen, das sich auf die Personalentwicklung im Bereich der persönlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten (People Skills) spezialisiert hat. Es bietet seinen Kunden eine langfristige, strategische Mitarbeiterentwicklung an und trägt so zur messbaren Verbesserung der Unternehmensergebnisse bei. Das Konzept ist speziell auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ausgerichtet und weist eine hohe Praxisorientierung auf. Schwerpunkte sind die Bereiche Management, Verkauf, Kundenservice, Führungsqualität und Persönlichkeitsentwicklung.

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