Nachhaltiges Eventcatering

Rund 80 Kilogramm Lebensmittel werden hierzulande pro Jahr und Haushalt weggeworfen. Europa ist zwar ziemlich effizient in der Produktion und dem Transport von Lebensmitteln, beim Kauf setzt sich die Effizienz aber nicht fort: „Entweder wir kaufen zu viel oder wir passen nicht auf, was wir kaufen“, glaubt Ophelie Hemonin vom Komitee für Ernährungssicherheit in Rom. Verschwendung ist ein Problem – das man mit wenig Aufwand und etwas Voraussicht aber lösen oder zumindest verringern kann. Und damit nicht nur der Umwelt etwas Gutes tut, sondern auch dem Geldbeutel. Enormes Sparpotenzial schlummert auf dem Gebiet des Lebensmitteleinkaufs und -einsatzes, speziell, wenn man als Eventorganisator regelmäßig Buffets für große Gesellschaften organisiert. Und das Beste: Nachhaltiges Eventcatering ist nicht schwer umzusetzen.

Mit nachhaltiges Catering spart Geld und ist gut für die Umwelt // Foto: dreamstime_Krutenyuk
Nachhaltiges Catering spart Geld und ist gut für die Umwelt // Foto: dreamstime_Krutenyuk

Wie das geht? Hier erfahrt Ihr mehr!

Erfolgreiche Veranstaltungen: Welche Bestuhlungsformen passen zum Event?

Bei der Planung und Durchführung von Events gibt es von der Wahl der perfekten Location bis hin zur richtigen Dekoration vieles zu beachten, damit das Event ein voller Erfolg wird. Dabei solltet Ihr Euch frühzeitig Gedanken machen, welche Bestuhlungsform für Eure Veranstaltung die richtige ist. Unter einer Bestuhlungsform versteht man die Anordnung der Tische und Stühle während eines Events. Je nach Art der Veranstaltung passen bestimmte Bestuhlungsformen besser als andere. Ihr solltet rechtzeitig festlegen, welche Bestuhlung Ihr für Euer Event wählt, damit Ihr dies bei der Suche nach der passenden Location bereits berücksichtigen könnt. Wir haben die wichtigsten Bestuhlungsvarianten für Euch zusammengestellt und geben eine Übersicht darüber, welche Bestuhlung am besten zu Eurer Veranstaltung passt.

Galabestuhlung & Bankettbestuhlung

Bankett-Bestuhlung
Gala-Bestuhlung

Die Bankettbestuhlung besteht aus eckigen Tischen mit Stühlen, die Galabestuhlung aus runden Tischen mit Stühlen, die im Raum der Location verteilt werden. Die Gäste und Teilnehmer Eurer Veranstaltung sitzen in kleineren Gruppen pro Tisch zusammen. Der Vorteil der Gala- und Bankettbestuhlung ist, dass Eure Gäste während des Events direkten Blickkontakt zu ihren Tischnachbarn haben und sich somit sehr gut Gespräche führen lassen. Bei der Sitzordnung solltet Ihr beachten, dass Ihr Eure Gäste so zusammensetzt, dass sie auch passende Tischpartner haben, mit denen sie sich gut unterhalten können. Es wird empfohlen meistens zwischen acht und zehn Personen an einem Tisch sitzen zu lassen. Der Nachteil der Galabestuhlung ist, dass sie viel Platz benötigt.

Bankettbestuhlung für Events
Bankettbestuhlung im Hotel Weitzer in Graz

Ideal geeignet für: Die Galabestuhlung und Bankettbestuhlung eignet sich hervorragend für Veranstaltungen im festlichen Rahmen, wie beispielsweise Wohltätigkeitsveranstaltungen, Gala-Dinner, Jubiläen oder Hochzeiten. Bei dieser Bestuhlung könnt Ihr Euch und Eure Gäste sehr gut mit einem Buffet oder einem mehrgängigen-Menü, das durch Personal an die jeweiligen Tische serviert wird, verwöhnen lassen.

Blocktafel

Blocktafel
Blocktafel

Bei der Blocktafel werden lange eckige Tische mit Stühlen im Raum aufgestellt. Auch bei dieser Sitzordnung können Eure Gäste sich sehr gut sehen, sodass die Kommunikation untereinander während des Events sehr gut ermöglicht wird. Ein Vorteil der Blocktafel ist, dass man gute Durchgangsmöglichkeiten zwischen den Tischen hat. Für die Blockbestuhlung ist jedoch viel Platz in den Räumlichkeiten der Eventlocation notwendig.

Blocktafel
Blocktafel im Historischen Museum in Hamburg

Ideal geeignet für: Die Blocktafel lässt sich einerseits sehr gut für Dinner-Events, Galas, Weihnachtsfeiern, Geschäftsessen oder Hochzeiten nutzen. Andererseits ist sie auch sehr geeignet für Meetings oder Besprechungen, bei denen viel Arbeitsplatz benötigt wird.

Carréform

Carréform
Carréform

Die Carréform ist ähnlich wie die Blocktafel, außer dass diese Bestuhlungsform ein freigelassenes Quadrat in der Mitte hat. Ein Vorteil der Carréform ist, dass die Gäste der Veranstaltung mehr Platz und Beinfreiheit haben, als bei der Blocktafel. Ein Nachteil ist jedoch, dass die Carréform noch mehr Platz benötigt und somit ein großer Raum vorhanden sein sollte.

Bestuhlung Carréform
Carréform im Dompalais Erfurt

 

Ideal geeignet für: Auch die Carréform eignet sich entsprechend gut für Dinner-Veranstaltungen, Geschäftsessen, Meetings, Betriebsfeiern, Jubiläumsfeiern oder Hochzeiten im großen Rahmen.

E-Form

Bestuhlungsform: E-Form
Bestuhlungsform: E-Form

Bei dieser Bestuhlung weisen die Tische eine E-Form auf. Rundum die gesamten Tische befinden sich Stühle. Ein Vorteil der E-Form ist daher, dass viele Gäste auf kleinem Raum Platz finden und durch den direkten Blickkontakt die Unterhaltung am Tisch ideal möglich gemacht wird. Bei dieser Art der Bestuhlung ist viel Platz für Tischgedeck oder Arbeitsmaterialien vorhanden. Ein Nachteil ist jedoch, dass das Servieren von Speisen und Getränken schwierig wird, da die Gäste und Teilnehmer eng aufeinander sitzen und man schlecht durch die einzelnen Tische durchkommt.

E-Form
E-Form in dem Penthouse Elb-Panorama in Hamburg

Ideal geeignet für: Die E-Form passt sehr gut zu Events mit vielen Gästen, wie beispielsweise der Firmenfeier, dem Jubiläum, der Hochzeit oder anderen festlichen Veranstaltungen.

Fischgrätenform

Fischgrätenform
Fischgrätenform

Bei der Fischgrätenform werden eckige Tische schräg nach vorne zum Rednerpult aufgestellt. Die Stühle befinden sich jeweils an einer Seite hinter den Tischen, sodass alle Personen eine gute Sicht nach vorne auf die Leinwand, die Bühne oder den Redner haben. Der Vorteil der Fischgrätenform ist, dass die Teilnehmer genügend Arbeitsplatz und Beinfreiheit haben und der Service durch Personal gut möglich ist, da alle Tische gut erreichbar sind. Ein Nachteil dieser Bestuhlungsform ist, dass sie wenig Kommunikation zwischen den einzelnen Personen zulässt und sie sehr viel Platz benötigt.

Fischgrätenbestuhlung
Fischgrätenbestuhlung Ehemaliges Hauptzollamt Hamburg

Ideal geeignet für: Da alle Teilnehmer bei dieser Bestuhlung eine einmalige Sicht nach vorne haben, ist die Fischgrätenform optimal für Vorträge, Seminare, Präsentationen, Kongresse, politische Veranstaltungen oder Pressekonferenzen.

Parlamentarische Bestuhlung

Parlamentarische Bestuhlung
Parlamentarische Bestuhlung

Die parlamentarische Bestuhlung ist der Fischgrätenform sehr ähnlich. Bei dieser Bestuhlungsform werden eckige Tische in Reihen hintereinander aufgestellt. Auch hier befinden sich die Stühle jeweils hinter den Tischen, sodass alle Teilnehmer der Veranstaltung in eine Richtung blicken. Vorne im Raum der Location befindet sich ein separates Rednerpult, eine Leinwand für eine Präsentation oder eine Bühne. Auch hier liegt der Vorteil darin, dass alle Personen einen guten Blick nach vorne, ausreichend Arbeitsplatz und viel Beinfreiheit haben. Die Bedienung von Gästen und Teilnehmern durch Personal ist bei dieser Art der Bestuhlung sehr gut möglich.

Parlamentarische Bestuhlung
Parlamentarische Bestuhlung in dem KurhausCasino in Baden-Baden

Ideal geeignet für: Die parlamentarische Bestuhlung sollte für Seminare, Workshops, Schulungen, Vorträge, Präsentationen, Kongresse, politische Veranstaltungen oder Pressekonferenzen gewählt werden.

Stehtische

Stehtische
Stehtische

Wenn Euer Event eine lockere Atmosphäre haben soll, könnt Ihr bei Eurer Veranstaltung auch nur Stehtische in den Räumlichkeiten der Location platzieren. Ihr sollltet dabei jedoch die Länge der Veranstaltung beachten: Gäste und Teilnehmer können nicht ewig stehen. Stehtische haben den Vorteil, dass sie platzsparend sind. Eure Gäste haben zwar keine Sitzmöglichkeiten, aber dafür wird die Kommunikation unter den Personen gestärkt, da diese sich eher im Raum bewegen und nicht an einen festen Sitzplatz gebunden sind.

Stehtische
Stehtische in der Halle 45 in Mainz

Ideal geeignet für: Stehtische sind für Events wie Stehempfang, Cocktail-Party, Sektempfang oder Veranstaltungen mit Flying Buffet hervorragend gemacht und lassen sich sehr gut mit anderen Eventteilen verbinden, wie beispielsweise vor oder nach einem Vortrag oder einer Konferenz.

Stuhlkreis

Stuhlkreis
Stuhlkreis

Beim Stuhlkreis werden – wie der Name schon sagt – alle Stühle in einem Kreis aufgestellt. Bei dieser Bestuhlungsform sind keine Tische vorhanden. Alle Teilnehmer der Veranstaltung können sich sehr gut gegenseitig sehen, wodurch die Kommunikation gefördert wird. Jedoch ist der Nachteil dieser Bestuhlung, dass das Mitschreiben während der Veranstaltung behindert wird, da kein richtiger Arbeitsplatz vorhanden ist.

Stuhlkreis
Stuhlkreis im Radisson Blu Hotel Köln

Ideal geeignet für: Stuhlkreise werden vor allem bei Seminaren, Diskussionsrunden oder Workshops genutzt, bei denen viel Interaktion der Teilnehmer erwartet wird.

T-Form

Bestuhlungsform: T-Form
Bestuhlungsform: T-Form

Bei der T-Form werden die Tische t-förmig im Raum der Eventlocation aufgestellt. Ein Vorteil gegenüber der E-Form ist, dass sich bei dieser Aufstellung der Tische alle Gäste der Veranstaltung sehr gut durch die Servicekräfte bedienen lassen. Auch bei dieser Bestuhlung finden viele Personen auf kleinem Raum Platz und werden Gespräche am Tisch durch den direkten Blickkontakt ausgezeichnet möglich gemacht. Außerdem ist auf den einzelnen Tischen viel Raum für Dekoration, Tischgedeck oder Arbeitsutensilien vorhanden. Die T-Form eignet sich sehr gut, falls ihr wichtige Personen, wie Jubilare oder den Vorstand hervorheben möchte: Die Personen, die im Fokus stehen sollen, werden oftmals am oberen Tisch platziert.

T-Form
T-Form im Fillet of Soul Hamburg

Ideal geeignet für: Die T-Form ist für festliche Veranstaltungen, wie Business-Lunch oder Geschäftsessen, aber auch für Firmenfeiern, Hochzeiten oder andere Partys wie gemacht.

Theaterbestuhlung

Theater-Bestuhlung
Theater-Bestuhlung

Unter Theaterbestuhlung versteht man das Aufstellen von Stuhlreihen. Für Veranstaltungen im großen Rahmen mit vielen Teilnehmern und Gästen ist die Theaterbestuhlung sehr passend. Diese Art der Bestuhlung ist ohne Tische. Stühle werden versetzt hintereinander platziert. Der Vorteil ist, dass Ihr somit viel mehr Personen in einem Raum unterbringen könnt. Die Gäste und Teilnehmer haben einen guten Blick nach vorne auf die Bühne oder die Leinwand. Nachteile sind, dass die Teilnehmer des Events keine Schreibmöglichkeit haben, Gespräche nur schlecht möglich sind und nur wenig Platz pro Person vorhanden ist.

Theaterbestuhlung
Theaterbestuhlung im Theater im Zimmer in Hamburg

Ideal geeignet für: Stuhlreihen könnt Ihr für Seminare, Schulungen, Vorträge, Präsentationen, Kongresse, politische Veranstaltungen oder Pressekonferenzen einsetzen.

U-Form

Bestuhlungsform: U-Form
Bestuhlungsform: U-Form

Bei dieser Bestuhlungsform werden die Tische u-förmig aufgestellt. Die Stühle befinden sich nur an der Außenseite der Tische, sodass der innere Bereich frei bleibt. Der Vorteil ist, dass alle Personen Blickkontakt zueinander haben und die Kommunikation zwischen den Teilnehmern somit begünstigt wird. Dadurch dass die Tische keinen geschlossenen Kreis bilden, kann der Innenraum ideal durch beispielsweise den Seminarleiter oder den Vortragenden genutzt werden. Die U-Form ist jedoch mit viel Platzbedarf verbunden.

Bestuhlung U-Form
U-Form für Tagungen in der Kustermann Kochschule München

Ideal geeignet für: Die U-Form ist eine sehr gängige Bestuhlungsform für Seminare, Diskussionsrunden, Workshops, Produktvorstellungen, Vorträge, Präsentationen, Besprechungen, Konferenzen oder Meetings.

Bei der Wahl der passenden Bestuhlung gibt es also einiges zu beachten. Seid Euch bei der Entscheidung über die richtige Bestuhlungsvariante im Klaren, um was für eine Veranstaltung es sich handelt. Denn die Veranstaltungsart spielt eine entscheidende Rolle bei der Wahl der passenden Bestuhlungsform. Ein Geschäftsessen lässt sich nämlich schlecht im Stuhlkreis umsetzen und es wäre ungünstig, wenn man während einer Präsentation mit dem Rücken zur Leinwand sitzt. Außerdem ist es von Vorteil, wenn Ihr die Anzahl Eurer Gäste frühzeitig kennt, sodass Ihr direkt eine allgemeine Anordnung der Tische und Stühle oder eine Sitzordnung entwerfen könnt. Ihr müsst beachten, dass die Location ausreichend Platz für die Bestuhlungsform Eurer Veranstaltung mit sich bringt. Wir empfehlen daher, dass Ihr bereits vor der Besichtigung des Veranstaltungsortes eine Vorstellung darüber habt, wie die Bestuhlung im Raum später aussehen soll und wie viele Sitzmöglichkeiten während Eurer Veranstaltung vorhanden sein müssen.

Good-to-know-facts zum Thema Bestuhlungsformen:

Versammlungsstättenverordnung (in Berlin in der Betriebs-Verordnung*):

  • Anzahl der Besucher:
  1. für Sitzplätze an Tischen: ein Besucher je m²
  2. für Sitzplätze in Reihen und für Stehplätze: zwei Besucher je m²
  3. für Stehplätze auf Stufenreihen: zwei Besucher je laufendem Meter Stufenreihe
  4. bei Ausstellungsräumen: ein Besucher je m²
  • Rettungswege in der Versammlungsstätte müssen ständig freigehalten werden.
  • In Reihen angeordnete Sitzplätze müssen unverrückbar befestigt sein.
  • In Versammlungsräumen müssen für Rollstuhlbenutzerinnen und Rollstuhlbenutzer mindestens 1% der Besucherplätze, mindestens jedoch zwei Plätze, auf ebenen Standflächen vorhanden sein.

Richtwerte**:

  • Parlamentarische Bestuhlung: ca. 2m² pro Person
  • Stehtische: ca. 0,25m² pro Person
  • Theaterbestuhlung: ca. 1,5m² pro Person
  • U-Form: ca. 3m² pro Person

Wir wünschen Euch viel Erfolg bei der Umsetzung Eures nächsten Events und der Wahl der richtigen Bestuhlungsvariante. Falls Ihr bereits die Bestuhlungsform gewählt habt und noch auf der Suche nach der passenden Eventlocation für Eure Veranstaltung seid, dann schaut jetzt auf eventsofa und findet garantiert den perfekten Ort für Euer Event.

* Die Betriebsverordnung bezieht sich auf das Bundesland Berlin. Die Versammlungsstättenverordnung kann sich in den jeweiligen Bundesländern unterscheiden.

** Diese Richtwerte stammen von eventpruefung.de

 

eventsofa ist der Marktplatz für Eventlocations im Internet. Hier findest Du bequem und einfach die perfekte Location für Dein Event.  Folge uns gerne auch auf Facebook, Twitter und Instagram!

Abonniere außerdem hier den kostenlosen eventsofa Newsletter, um wöchentlich die besten Veranstaltungs- und Location Tipps zu bekommen!

Sicherheit bei Veranstaltungen: Leitfaden für sichere Events

Bei Veranstaltungen jeder Art ist die Sicherheit der Teilnehmer das A und O und muss in jedem Fall beachtet werden. Zu keinem Zeitpunkt darf die Sicherheit auf Events gefährdet sein oder Sicherheitsvorkehrungen missachtet werden. Bereits zu oft musste man miterleben wie durch falsche Planung und fehlerhafte Vorbereitung schreckliche Tragödien geschahen und sich Menschen verletzten oder sogar ums Leben kamen. Aber nicht nur das Wohlergehen der Gäste einer Veranstaltung steht im Vordergrund. Ebenso müssen ausreichende Sicherheitsvorkehrungen für Mitarbeiter und Angestellte getroffen werden.

Eventplaner bei der Arbeit // Bild von Shutterstock
Eventplaner bei der Arbeit // Bild von Shutterstock

Um die nötige Sicherheit bei Events, Großveranstaltungen und Konferenzen zu gewährleisten und Vorschriften einzuhalten, sind zahlreiche Maßnahmen zu ergreifen. Für jeden Schritt müssen Richtlinien und unerlässliche Anforderungen eingehalten werden. Da ist es leicht, mal den Überblick zu verlieren. Aus diesem Grund hat die Unfallversicherung ‘VBG’ einen umfassenden Leitfaden für Theater, Film, Hörfunk, Fernsehen, Konzerte, Shows, Events, Messen und Ausstellungen veröffentlicht. Dieser ausführliche Leitfaden ‘Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen’ liefert Informationen und Praxistipps für die sicherheitsgerechte Durchführung sowie Organisation von Events und Projekten. Vor allem für Personen, die am Entstehungsprozess solcher Veranstaltungen beteiligt und in der Eventbranche tätig sind, eignet sich dieser Leitfaden als perfektes Hilfsmittel.

Leitfaden: Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen
Leitfaden: Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen

Der Leitfaden ist in drei große Kapitel gegliedert. Kapitel 1 befasst sich ausschließlich mit der sicheren Unternehmensorganisation. Besonders Unternehmer und Führungskräfte werden somit von diesem Kapitel angesprochen. Bei Veranstaltungen und Projekten liegt eine besonders hohe Belastung auf den Verantwortlichen. Kurzfristige Änderungen, enge Zeitpläne und der wirtschaftliche Aspekt erschweren die Umsetzung und beeinflussen die Sicherheit der Events. Daher ist es wichtig, dass grundlegende Strukturen und Abläufe eindeutig definiert sind. Das erste Kapitel geht unter anderem auf die Punkte ‘Leitung und Verantwortung’, ‘Personal’, ‘Beurteilung der Arbeitsbedingungen’ und ‘Notfallorganisation, Brandschutz und Erste Hilfe’ ein. In all diesen Punkten wird exakt und spezifisch erläutert, wie die grundlegenden Abläufe und Strukturen zum Thema Sicherheit und Gesundheitsschutz in Unternehmen aussehen sollten. Also ein Step-by-Step Guide für eine sichere und gesundheitsbewusste Unternehmensorganisation. Eine eindeutige Unternehmensorganisation hilft bei der Durchführung von Events und Projekten und dabei Riskiken zu vermeiden sowie Zeit, Geld und Energie zu sparen.

Im zweiten Kapitel widmet sich der Leitfaden Veranstaltungs- und Produktionsorganisation. Hier geht es um die Planung sowie Durchführung von Events und Projekten. Auch das Kapitel zur Veranstaltungs- und Produktionsorganisation definiert Schritt für Schritt, wie es von der Planung bis zur erfolgreichen Dürchführung des Events kommt. Dabei wird kein Punkt ausgelassen und alles unmissverständlich, im Zeichen der Sicherheit, erläutert. So startet auch dieses Kapitel mit dem Punkt ‘Leitung und Verantwortung’ und befasst sich damit, dass die Funktionen, Aufgaben und Weisungsbefugnisse aller an der Veranstaltung und Produktion Beteiligten geklärt sind. Erst im darauffolgenden Punkt geht man in die ‘Planung und Vorbereitung’ des Events ein. Hier wird vom Personal bis zum Brandschutz jeder Punkt beschrieben und die Vorgehensweise näher gebracht. Auch die Schritte zur ‘Durchführung’ des Events und die ‘Kommunikation und Dokumentation’ werden genau beschrieben. Der Prozess der Durchführung umfasst dabei den Aufbau, die Probe, die Veranstaltung oder die Produktion und den abschließenden Abbau. Beim Thema Kommunikation und Dokumentation ist Transparanz von äußerster Wichtigkeit.

Security auf einem Festival // Bild von Nakken18 (CC BY-SA 2.0)
Security auf einem Festival // Bild von Nakken18 (CC BY-SA 2.0)

Das dritte und letzte Kapitel liefert dem Leser wichtige, zusätzliche Fachinformationen, die die Prozesse der Unternehmensorganisation und der Veranstaltungsorganisation aus den ersten zwei Kapiteln deutlich unterstützen. Die Sicherheitsvorkehrungen und Bestimmungen für ‘Veranstaltungs- und Produktionsstätten’, ‘Technik und betriebliche Prozesse’, ‘Veranstaltungen und Produktionen’ sowie ‘Persönliche Schutzausrüstung’ werden hier genau beschrieben und erklärt. Die Anforderungen bei einem Orchestergraben werden genauso geklärt wie auch die Benutzung eines Statives oder Hinweise zum Brandschutz. Ob Hinweise zum Gesundheitsschutz im Arbeitsbereich „Maske“, zum Bühnentanz oder zum Arbeiten im Freien – im letzten Kapitel werden alle noch offen stehenden Fragen geklärt.

Abschließend kann ich sagen, dass der Leitfaden zur Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen vor allem für Eventmanager und Fachabteilungen in Unternehmen ein sehr praktisches sowie nützliches eBook ist. Sehr ausführlich nimmt man hier zu Sicherheitsvorkehrungen bei Events Stellung und liefert dem Leser dabei einen kostenlosen Step-by-Step Guide für sicherheitsbewusste Veranstaltungen. Dabei wird kein Punkt ausgelassen und man hat einen sehr guten Überblick. Den Leitfaden der VBG könnt Ihr Euch hier downloaden.

eventsofa ist der Marktplatz für Eventlocations im Internet. Hier findest du bequem und einfach die perfekte Location für Deine Veranstaltung wie Meeting, Konferenz, Sommerfest oder Weihnachtsfeier und vieles mehr.

 

Events verschieben oder absagen: Wann ist es angemessen?

Ein Event zu organisieren und auf die Beine zu stellen bedeutet stets harte, anstrengende Arbeit. In jeder Veranstaltung steckt monatelanges Planen, eine große Portion Hingabe sowie dauerhafter Stress. Als Eventmanager hat man sich nicht gerade den einfachsten Job ausgesucht. Man ist für jede Kleinigkeit verantwortlich und muss sich mit Deadlines, Fristen und Problemen aller Art auseinander setzen. Die passende Eventlocation muss gefunden werden, man muss Leute auf sein Event aufmerksam machen und einen Weg finden sämtliche Kosten zu bewältigen. Umso schöner ist es, wenn letztendlich wirklich alles erledigt ist und das Event stattfinden kann.

In Business Events wie Konferenzen steckt stets sehr viel Vorbereitung // Bild von Shutterstock
In Business Events wie Konferenzen steckt stets sehr viel Vorbereitung // Bild von Shutterstock

Jeder Veranstaltungsplaner wünscht sich natürlich, dass sein Event ein voller Erfolg wird und nichts schief geht. Doch manche Umstände sorgen dafür, dass der Ausgang des Events nicht mehr in den Händen der Planer liegt und diese daher schweren Herzens in Erwägung ziehen müssen, die Veranstaltung zu verschieben oder sogar komplett abzusagen. Wir nennen Euch vier dieser Umstände:

1. Unwetter

Ein entscheidender Faktor für den Ausgang Eures Events ist das Wetter. Oft ist das Wetter unberechenbar und spielt nicht so mit wie es sich die Veranstalter erhofft haben. Unwetter-Warnungen müssen auf jeden Fall ernst genommen und berücksichtigt werden. Bei schwerem Unwetter ist es meistens unmöglich bestimmte Events stattfinden zu lassen. Plant man beispielsweise eine Veranstaltung im Freien, wie ein Sommerfest, bleibt einem nichts anderes übrig als das Event abzusagen oder zu verschieben. Aber auch Events, die sich nicht im Freien abspielen, wie Konferenzen und Meetings, sind bei Wetter-Katastrophen gefährdet. Sollte es sehr starkes Unwetter geben, ist der Weg zur Veranstaltung oft nicht möglich oder von Gefahren begleitet. Es kann zu Hochwasser, starken Winden oder extremen Schneefall kommen. Für Events stellen solche Umstände ein großes Sicherheitsrisiko dar, die nichts anderes erlauben als die Veranstaltung abzusagen.

Unwetter über der Stadt // Bild von Shutterstock
Unwetter über der Stadt // Bild von Shutterstock

2. Sicherheit der Teilnehmer

Die Sicherheit der Teilnehmer muss in jedem Fall gegeben sein. Schon weit im Voraus kümmern sich die Veranstaltungsplaner über alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen und sorgen dafür, dass diese zu jeder Zeit erfüllt sind. Sollte hervorgehen, dass die Sicherheit aller Gäste nicht gewährleistet ist, muss das Event abgesagt oder verschoben werden. Das bekannteste Beispiel ist das Unglück bei der Loveparade 2010. Hier kam es durch Planungsfehler zu einem Gedränge der vielen Besucher, in dessen Folge viele Menschen gestorben und verletzt worden sind. Die Besucherzahlen bei der Loveparade 2010 gingen weit über die genehmigte Zahl an Teilnehmern hinaus, doch die Veranstalter waren sich sicher, dass der zu große Besucherstrom kein Problem darstellt. Letztendlich endete die Veranstaltung in einer schrecklichen Tragödie. Falls die Sicherheit der Teilnehmer auf einem Event nicht mehr mit absoluter Gewissheit gewährleistet ist, durch beispielsweise einen zu großen Andrang oder keine ausreichenden Fluchtwege, muss die Veranstaltung abgesagt oder verschoben werden.

3. Unangemessener Zeitpunkt

Events werden meistens lange Zeit im Voraus geplant. So kann es passieren, dass kurz vor der Veranstaltung eine familiäre oder sogar nationale Tragödie geschieht. Tragödien sind immer unberechenbar und niemand will, dass sie passieren. Doch manchmal kommt es eben zu solchen Tragödien und in diesem Fall sind die meisten Veranstaltungen unangebracht. So wie auch nach dem Unglück bei der Loveparade 2010. Viele größere Veranstaltungen wurden als Reaktion auf diese schrecklicke Tragödie abgesagt. So wurden auch der NRW-Tag, der Landesfesttag Nordrhein-Westfalens, und die lang geplante Veranstaltung MitMenschen 2010 abgesagt.

Festivals sind auf gute Sicherheitsbedingungen angewiesen // Bild von Shutterstock
Festivals sind auf gute Sicherheitsbedingungen angewiesen // Bild von Shutterstock

4. Event erfüllt nicht die Versprechungen

Ein weiterer Grund sein Event abzusagen ist, wenn Versprechungen und Erwartungen mit Sicherheit nicht eingehalten werden können. Wird beispielsweise eine Konferenz geplant und der populärste Konferenz-Speaker sagt spontan ab, bleibt einem oft nichts anderes übrig als das Event abzusagen oder zu verschieben. Auch bei Konzerten ist dies der Fall. Sagt der beworbene Künstler oder Headliner ab, wegen dem die meisten Gäste gekommen wären, so muss die Veranstaltung möglicherweise verschoben oder abgesagt werden. Lieber enttäuschte Absagen mit Gutscheinen oder ähnlichem für das nächste Event trösten als Gäste, die wütend sind, weil sie umsonst angereist sind.
Glücklicherweise passiert es nicht oft, dass man sein Event absagen oder verschieben muss. Passiert es doch, ist es wichtig einen kühlen Kopf zu bewahren und mit den enttäuschten Gästen in Kontakt zu bleiben und zu kommunizieren. Das nächste Event wird sicher wieder ein Erfolg für alle Beteiligten!

eventsofa ist der Marktplatz für Eventlocations im Internet. Hier findest du bequem und einfach die perfekte Location für Deine Veranstaltung wie Meeting, Konferenz, Sommerfest oder Weihnachtsfeier und vieles mehr.

Eventmanagement: 10 wichtige Punkte für den Location Check

Bei der Suche und der Wahl einer perfekt passenden Location für Euer Event sind viele Dinge zu beachten. Im Vordergrund steht, dass die Eventlocation auf die Zielgruppe und das Thema der Veranstaltung abgestimmt sein muss. Welche Werte, welches Image oder welchen Eindruck soll die Location und das Event den Gästen vermitteln? Das Ambiente der Location sollte daher zur geplanten Veranstaltung passen. Sobald Ihr eine Eventlocation in die engere Wahl geschlossen habt, ist es wichtig, dass Ihr Euch diese vor Ort genauer anschaut, um sicher gehen zu können, dass sie den richtigen Rahmen für Eure Veranstaltung bietet. Wir haben eine Checkliste mit den wichtigsten 10 Punkten für Euch erstellt, die Euch als Leitfaden dienen soll, die richtige Location zu finden.

1. Größe der Location

Die Größe der Location ist ein wichtiger Faktor bei der Wahl eines Veranstaltungsortes für Euer nächstes Event. Die Größe muss den Anforderungen der Veranstaltung gerecht werden. Einerseits darf die Eventlocation nicht zu groß sein, da zu große Locations oftmals den Eindruck erwecken können, dass zu wenige Gäste auf dem Event erschienen sind. Andererseits kann eine zu kleine Eventlocation wiederum beengend wirken. Ihr müsst Euch also bei der Wahl einer Location im Klaren sein, wie viele Gäste Ihr auf Eurem Event erwartet. Erst dann könnt Ihr richtig mit der Suche nach der idealen Location anfangen.

Arminius-Markthalle in Berlin - Eine tolle Eventlocation mit viel Raum für kreative Ideen
Arminius-Markthalle in Berlin – Eine tolle Eventlocation mit viel Raum für kreative Ideen

2. Lage des Veranstaltungsortes

Was Ihr außerdem beim Location Check beachten solltet, ist die Lage und die Erreichbarkeit der Location. Je nach Veranstaltung ist es unverzichtbar, dass die Anreise zum Veranstaltungsort entweder mit dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln möglich ist. Vor Ort solltet Ihr beachten, ob ausreichend Parkplätze oder nahegelegene Parkhäuser vorhanden sind, sodass alle Gäste einen Parkplatz finden. Gegebenenfalls könnt Ihr Euch auch erkundigen in welcher Höhe Parkgebühren für Eure Gäste anfallen. Falls Eure Besucher einen weiten Weg vom Bahnhof zur Location haben, solltet Ihr eventuell einen Shuttle-Service einrichten lassen. Wenn Eure Gäste nicht direkt aus der Umgebung kommen und auf eine Übernachtungsmöglichkeit angewiesen sind, ist es von Vorteil, wenn es in unmittelbarer Nähe des Veranstaltungsortes Hotels gibt, in denen Eure Gäste unterkommen können. Nahegelegene Hotels sind daher sinnvoll, da Eure Gäste nach Eurer Veranstaltung somit keinen langen Heimweg mehr in Anspruch nehmen müssen. Erkundigt Euch außerdem ob für den Zeitraum Eures Events ausreichend Hotelzimmer für die Besucher Eures Events zu erschwinglichen Preisen vorhanden sind.

3. Infrastruktur der Location

Bei der Besichtigung vor Ort könnt Ihr Euch den besten Eindruck über die Infrastruktur der Location verschaffen. Hierbei solltet Ihr beachten mit wie vielen Räumen oder Außenflächen die Eventlocation ausgestattet ist und inwiefern Euch die Nutzung für Euer Event erlaubt ist. Für bestimmte Veranstaltungen ist es wichtig, dass Räume befahrbar oder teilbar sind. Dabei solltet Ihr beachten wie die Entlade- und Belademöglichkeiten, die Länge der Laufwege für den Auf- und Abbau und die Höhe der Räume sind. Kontrolliert außerdem ob die Location behindertengerecht ist. Wenn geplant ist, dass Vorträge oder Meetings mit einer Leinwand in den Räumlichkeiten stattfinden sollen, dann solltet Ihr aufpassen, ob sich Säulen im Raum befinden, die die Sicht auf die Leinwand behindern könnten. Zusätzlich müsst Ihr prüfen, ob die Räumlichkeiten durch Tageslicht durchflutet werden, ob man die Räume bei Bedarf verdunkeln kann und ob andere Beleuchtungsmöglichkeiten vorhanden sind. Weiterhin ist eine gute Akustik in den Räumen ein wichtiger Punkt, der nicht vernachlässigt werden sollte. Bei hellhörigen Räumlichkeiten ist eine Mikrophonanlage beispielsweise nicht unbedingt notwendig. Wenn Ihr bei Eurem Event vorhabt laute Musik abzuspielen, sollte die Location mit einer ausreichenden Schallisolierung ausgestattet sein. Hierbei müsst Ihr jedoch auch die Hausordnung der Location berücksichtigen (Siehe Punkt 9 Vorschriften).

4. Veranstaltungstechnik in der Eventlocation

Auf Eurer Checkliste für den Location Check dürft Ihr den Punkt Veranstaltungstechnik nicht vergessen. Eine gewisse technische Ausstattung ist nämlich für viele Events erforderlich. Vor allem für Vorträge, Meetings, Konferenzen, Konzerte, Galas, Weihnachtsfeiern oder andere Partys ist es wichtig, dass die Location mit entsprechender Veranstaltungstechnik ausgestattet ist. Ihr solltet bei Eurem Kontrollbesuch der Location daher prüfen, ob ausreichend Stromanschlüsse vorhanden sind. Zudem könnt ihr Euch informieren, ob Euch WLAN, ein Telefon, PC’s, Beamer, eine Tonanlage, eine Klimaanlage, eine Leinwand und Mikrophone zur Verfügung stehen. Wenn bestimmte Sachen nicht vorhanden sind, müsst Ihr rechtzeitig sichergehen was Ihr selbst mitbringen oder organisieren müsst.

5. Möblierung

Die Möblierung ist von Location zu Location unterschiedlich. Viele Eventlocations bieten Euch eine Grundausstattung an und verlangen für die zusätzliche Nutzung von bestimmtem Mobiliar eine extra Gebühr. Informiert Euch also frühzeitig, ob ausreichend Sitzmöglichkeiten und genügend Tische vorhanden sind oder ob Ihr eine zusätzliche Einrichtung organisieren müsst. Achtet bei der Locationbesichtigung darauf, ob die Stühle bequem und mit oder ohne Armlehnen ausgestattet sind. Bei langen Veranstaltungen, ist es sinnvoll, dass Ihr Euren Gästen komfortable Sitzmöglichkeiten anbietet. Es ist außerdem wichtig, dass Ihr wisst was für Tische die Eventlocation zur Verfügung stellt. Falls Ihr einen Sektempfang plant benötigt Ihr idealerweise Stehtische. Für ein Buffet oder mehrgängiges-Menü wären dahingegen runde oder eckige Tische geeignet. Überprüft außerdem ob sich ein Rednerpult mit Mikrophon, Bühnenelemente, Podeste und Stellwände in den Räumlichkeiten befinden.

Lichtdurchfluteter Konferenzraum im Tagungs- und Eventzentrum Vision Park in Herzogenaurach
Lichtdurchfluteter Konferenzraum im Tagungs- und Eventzentrum Vision Park in Herzogenaurach

6. Zusätzliche Ausstattung für Eure Veranstaltung

Neben den bisher genannten Aspekten verfügt die Location idealerweise auch über eine zusätzliche Ausstattung. Auf Eurer Checkliste solltet Ihr daher beachten, ob die Eventlocation eine Garderobe besitzt. Dies ist vor allem im Winter von Bedeutung, wenn Eure Gäste mit warmen Mänteln und Jacken zu Eurem Event anreisen. Ihr solltet außerdem prüfen ob ausreichend Sanitäreinrichtungen am Veranstaltungsort vorhanden sind. Wenn Euer Event auf einem Außengelände stattfindet, solltet Ihr sichergehen, dass hier ein Sanitärcontainer eingerichtet wird oder sich in unmittelbarer Nähe Toiletten befinden, die Eure Gäste nutzen können. Zudem solltet Ihr berücksichtigen, ob sich Aufzüge im Gebäude befinden, sowohl für Personen als auch zum Transport von Gütern. Da für bestimmte Veranstaltungen eine Bühne benötigt wird, solltet Ihr auch nachsehen, ob eine solche in der Location vorhanden ist.

7. Catering für Euer Event

Je nach Location kann es vorkommen, dass für Events nur das hauseigene Catering genutzt werden darf oder es die Bindung an feste Catering-Partner gibt. Darüber könnt Ihr Euch bereits vor der Besichtigung des Veranstaltungsortes informieren. Ihr solltet in diesem Fall abklären, ob das Angebot des Catering-Services Euren Anforderungen und Ansprüchen für Eure Veranstaltung entspricht. Oftmals habt Ihr jedoch auch die Möglichkeit einen externen Caterer zu beauftragen. Vor Ort solltet Ihr prüfen, ob für die Nutzung eines Caterings ausreichend Kühlmöglichkeiten, eine ordentliche Küchenausstattung und beispielsweise genug Platz für ein Buffet vorhanden sind. Ihr solltet Euch je nach Größe der Veranstaltung vorstellen können, ob man die Cateringstationen in der Location so verteilen kann, dass Eure Gäste keinen zu langen Wartezeiten ausgesetzt sind.

Die Stiglerie in München verzaubert mit kulinarischen Köstlichkeiten
Die Stiglerie in München verzaubert mit kulinarischen Köstlichkeiten

8. Sicherheit in der Location

Das Thema Sicherheit wird bei der Wahl der geeigneten Location häufig unterschätzt oder nur zweitrangig betrachtet. Viele vergessen jedoch, dass die Sicherheit der Gäste im Vordergrund stehen sollte. Dabei könnt Ihr bereits bei der Besichtigung der Location bei Eurem Location Check darauf achten, ob der Veranstaltungsort sicher ist und wo sich die Fluchttüren, Feuerlöscher, Fluchtwege, Notbeleuchtungen und der Erste-Hilfe-Kasten der Eventlocation befinden. Bei der Umsetzung Eurer Veranstaltung müsst Ihr aufpassen, dass Fluchttüren und Fluchtwege nicht verschlossen oder verstellt sind. Die vorhandenen Feuerlöscher sollten zudem nicht abgelaufen oder zu knapp vorhanden sein. Eure Gäste müssen sich auf Eurem Event sicher und gut aufgehoben fühlen können. Mehr zum Thema Sicherheit auf Eurer Veranstaltung könnt ihr in unserem Blog-Post zum Thema Sicherheit lesen.

9. Zu beachtende Vorschriften

Beim Mieten einer Location müsst Ihr Euch an bestimmte Vorschriften halten. Locations müssen die Versammlungsstättenverordnung beachten. In dieser ist bundeslandspezifisch die Rechtsverordnung festgehalten, die Bau und Betrieb der Locations regeln. Klärt frühzeitig mit dem Inhaber der Eventlocation ab, ob das Abschließen einer Versicherung für Eure Veranstaltung notwendig ist. Lasst Euch, wenn vorhanden, die Hausordnung des Veranstaltungsortes näher bringen, um beispielsweise abzuklären, ob Ihr auf Eurem Event laute Musik abspielen dürft oder ob es einen seperaten Raucherbereich gibt.

10. Kosten: Locationmiete & zusätzliche Kosten

Ihr habt Eure Traum-Location gefunden? Die Kosten für die Miete passen ganz knapp in Euer Budget? Dann sieht es danach aus, als stünde Eurer Veranstaltung hier nichts mehr im Weg. Lasst Euch jedoch nicht täuschen, denn es können beim Mieten einer Location noch einige zusätzliche Kosten anfallen, wenn man nicht aufpasst. Informiert Euch daher direkt beim Planen Eures Events über die anfallenden Kosten der Location. Klärt mit dem Inhaber der Location ab, ob alle Nebenkosten, wie Strom, Heizung, Endreinigung, Veranstaltungstechnik und Abfallbeseitigung im Mietpreis enthalten sind. Ihr könnt außerdem absprechen, ob eine Vorauszahlung zu leisten ist und ob das Geld per Kreditkartenzahlung oder bar überwiesen werden kann. Falls Ihr für Euer Event das hauseigene Catering der Eventlocation nutzt, solltet Ihr im Vornherein klare Absprachen über den Preis treffen. Ihr solltet absprechen, ob es eine Getränkepauschale, ein Buffet, Kaffee und Kuchen, ein mehrgängiges-Menü, kleine Häppchen oder beispielsweise einen Sektempfang für Euch und Eure Gäste geben soll. Hinzu kommt, dass Ihr frühzeitig regeln solltet inwiefern das Personal der Veranstaltungsstätte bei Eurer Veranstaltung mitwirkt oder ob Ihr selbst für die Organisation von Personal zuständig seid. Ihr müsst daher beachten, dass auch dies zusätzliche Kosten herbeiführen kann.

Bild: Flickr von Chris Potter (CC BY 2.0)
Bild: Flickr von Chris Potter (CC BY 2.0)

Bei der Suche nach der geeigneten Location sind viele verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Mit diesen 10 Punkten als Leitfaden findet Ihr zweifellos die perfekte Location für Euer nächstes Event. Wir haben Euch eine Checkliste zum Runterladen erstellt, die Euch bei der Suche nach der richtigen Eventlocation unterstützen soll. Auf eventsofa findet Ihr zudem zahlreiche Locations für Euer Meeting, Eure Party oder Konferenz. Schaut jetzt direkt auf dem Online-Marktplatz für Eventlocations nach und wendet direkt Eure neue Check-Liste an. Viel Erfolg!

Hier gibt es die Checkliste für die geeignete Location zum kostenlosen Download:

2014 Checkliste für den Location-Check (als PDF)

eventsofa ist der Marktplatz für Eventlocations im Internet. Hier findest Du bequem und einfach die perfekte Location für Dein Event.  Folge uns gerne auch auf Facebook, Twitter und Instagram!

Abonniere außerdem hier den kostenlosen eventsofa Newsletter, um wöchentlich die besten Veranstaltungs- und Location Tipps zu erhalten!

6 Tipps wie Ihr erfolgreich Euer Event promoten könnt

Die Planung eines Events ist mit viel Arbeit und Zeit verbunden. Doch was wäre ein erfolgreiches Event ohne zahlreiche Teilnehmer und Gäste? Wir haben 6 Tipps für Euch, wie Ihr die Aufmerksamkeit auf Euer Event lenkt und somit viele Leute motiviert an Eurer Veranstaltung teilzunehmen.
Dank moderner Kommunikationstechnik könnt Ihr Euer Event promoten ohne großen finanziellen Aufwand zu treiben. Über Facebook, Google+, Pinterest oder Twitter verbreiten sich Nachrichten und Mitteilungen meistens schneller als auf anderen Wegen. Daher ist die Nutzung der Social Media Kanäle eine wichtige und zudem kostenlose Marketing-Maßnahme um den Bekanntheitsgrad Eures Events zu steigern. Bei der Verbreitung Eures Events solltet Ihr bestimmte Sachen beachten:

Tipp 1: Marketing-Plan

Vorab solltet Ihr bei der Planung Eures Events einen strukturierten Marketing-Plan erstellen. Es ist sinnvoll Euer Event erst dann zu promoten, wenn der genaue Termin der Veranstaltung und die Location fest steht. Bei der Wahl eines geeigneten Termins solltet Ihr zudem darauf achten, dass dieser sich nicht mit anderen großen Veranstaltungen in Eurer Umgebung überschneidet. Eure Gäste sind sonst eventuell gezwungen sich für eines der beiden Events zu entscheiden.

Sobald der Termin bekannt ist, könnt Ihr anfangen Euer Event richtig zu bewerben. Zunächst solltet Ihr Euch überlegen auf welche Marketing-Maßnahmen Ihr zugreifen wollt. Die zahlreichen Social Media Kanäle wie beispielsweise Facebook ermöglichen kostenlose und einfache Werbung für Eure anstehende Veranstaltung und bieten vielseitige Möglichkeiten Euer Event potenziellen Teilnehmern näher zu bringen. Neben den Online-Kanälen stehen Euch beispielsweise auch Flyer und Plakate zur Verfügung. Diese Art der Werbung ist zwar mit höheren Kosten verbunden, spricht jedoch dafür auch viele Leute an. Je nach Zielgruppe und vorhandenem Budget für Euer Event müsst Ihr abwegen ob es sich lohnt auch Flyer und Plakate einzusetzen. Da Ihr an möglichst viele Teilnehmer appellieren wollt, solltet Ihr jedoch auf verschiedene Werbemittel zugreifen.

Party Menge
Party Menge im PURE Stuttgart

Tipp 2: Online-Kanäle effektiv nutzen

Die Social Media Kanäle bieten Euch zahlreiche Mittel Eure Veranstaltung erfolgreich zu promoten. Einerseits könnt Ihr die Kanäle wie Facebook, Twitter, Google+, Eure eigene Website oder Online-Pressemitteilungen nutzen um Euer anstehendes Event bekannt zu machen. Dabei solltet Ihr darauf achten, dass Ihr bei Eurer Ankündigung auf den Termin, die Location, mögliche Highlights Eures Events oder eventuell auf teilnehmende prominente Gäste hinweist. Ihr müsst Eure Ankündigung spannend und ansprechend gestalten. Bei der Verbreitung über die Social Media Kanäle ist es daher wichtig, dass Ihr Bilder oder Videos in Euren Post mit einbezieht, denn visuelle Inhalte ziehen oftmals mehr Blicke auf sich als lange Texte, die von vielen nicht beachtet werden.

To-Do’s:

  • Haltet Euren Text kurz und knackig.
  • ‘Bilder sagen mehr als Tausend Worte.’
  • Auf Facebook und Google+ könnt Ihr eine Veranstaltung für Euer Event erstellen, zu der Ihr beliebig viele Personen einladen könnt.
  • Um einen besonderen Anreiz zu setzen, könnt Ihr Kartenverlosungen für Euer anstehendes Event veranstalten um die Leute zu animieren daran teilzunehmen.
  • Außerdem könnt Ihr auf der Webseite zu Eurer Veranstaltung einen “Weitersage-Button” einrichten, der es Euren Lesern ermöglicht die Seite direkt über Facebook, Twitter oder Google+ mit Ihren Bekannten zu teilen.
  • Welche Online- und Offline-Kanäle Ihr noch verwenden könnt, lest Ihr in diesen 5 Eventmarketing-Tipps!

Für eine direkte Ansprache Eurer Zielgruppe oder Kunden, die Ihr zu Eurem Event einladen wollt, könnt Ihr auch auf eine E-Mail-Einladung zurückgreifen. E-Mails können zielgerecht sein, aber prüft vorher ob Ihr die Erlaubnis habt beliebig E-Mails an Eure Kontaktpersonen zu verschicken. Achtet bei der Kontaktierung außerdem darauf, dass Ihr auch Eure E-Mail mitreißend gestaltet um viele Empfänger anzuregen an Eurer Veranstaltung teilzunehmen.
Neben dem Internet kann bei der Vermarktung Eurer Veranstaltung auch auf Plakate und Flyer gesetzt werden. Diese können in der Stadt verteilt werden um somit die Aufmerksamkeit auf Euer Event zu ziehen. Jedoch solltet Ihr nicht nur auf Plakate oder Flyer als einziges Werbemittel zugreifen. Ihr müsst die richtige Kombination an Werbemitteln finden um so viele Teilnehmer wie möglich anzusprechen. Wenn Ihr Flyer oder Plakate druckt und sie in der Stadt verteilt oder auslegt, könnt ihr diese beispielsweise auch als Vorlage für Euren Post im Internet nutzen um einheitlich auf Eure Veranstaltung aufmerksam zu machen.
Doch auch mit Hilfe von Kurzpräsentationen und Fachbeiträgen könnt Ihr Euren potenziellen Teilnehmern Informationen zu Eurem anstehenden Event liefern. Nutzt dazu entsprechende Veranstaltungs- und Presseportale, sodass Eure Ankündigung direkt Eure Zielgruppe erreicht.

Tipp 3: Pinterest verwenden

Ein besonderer Geheimtipp ist das soziale Netzwerk Pinterest, das von zahlreichen Unternehmen, Marken und Privatpersonen genutzt wird. Die Plattform ermöglicht Euch Pinnwände zu erstellen, auf die Ihr Bilder und Videos “pinnen” könnt. Dazu könnt Ihr jeweils kurze Kommentare schreiben, die die entsprechenden Keywords enthalten sollten, zu denen Ihr gefunden werden wollt. Ihr könnt somit ein Netzwerk mit Euren Gästen aufbauen und Fotos und Impressionen mit anderen teilen. Für Euer anstehendes Event könnt Ihr Pinnwände zur Location, Themen Eures Events oder beispielsweise Euren bisherigen Veranstaltungen erstellen um Euren Gästen einen ersten Eindruck zu gewähren. Dabei solltet ihr beachten, dass Ihr die Fotos zuerst auf Eurer Webseite veröffentlicht, da Ihr von Pinterest aus dann direkt auf Eure Seite verlinken könnt. Wenn Euren Gästen, Followern oder Kunden Eure Bilder gefallen können sie diese “repinnen.” Das bedeutet, dass sie Eure Bilder und Videos auf ihrer eigenen Pinnwand anzeigen. Die Bilder zu Eurer Veranstaltung verbreiten sich somit schneller im Netz und erhöhen die Reichweite Eures Events. Natürlich könnt Ihr wiederum Eure Pinterest-Pinnwände über Eure anderen Social Media Kanäle verbreiten um mehr Leute darauf aufmerksam zu machen.

Event promoten Social Media Kanäle - Bild von mkhmarketing (CC BY 2.0)
Verschiedene Social Media Kanäle – Bild von mkhmarketing (CC BY 2.0)

Tipp 4: Mehrmals veröffentlichen

Es ist außerordentlich wichtig, dass Ihr regelmäßig Informationen zu Eurem anstehenden Event veröffentlicht um die Neugierde bei Teilnehmern zu wecken. Ihr solltet Eure Mitteilungen abwechslungsreich gestalten und nicht immer dasselbe posten. Um Eure Veranstaltung spannend zu halten, könnt Ihr beispielsweise kleine Highlights durchsickern lassen oder Informationen über die bestätigte Anzahl der Gäste herausgeben um einen Anreiz zu setzen. Bei Twitter werden täglich unendlich viele Nachrichten gepostet, wodurch einzelne Nachrichten nur einen kurzen Lebenszyklus auf der Seite haben. Daher solltet Ihr grade auf Twitter mehrmals Ankündigungen zu Eurer Veranstaltung teilen. Achtet jedoch darauf, dass Ihr nicht zu oft Mitteilungen bekannt gebt um nicht zu aufdringlich zu wirken. Ihr müsst das richtige Mittelmaß finden um Euch mit Eurem anstehenden Event in den Köpfen der potenziellen Teilnehmer und Gäste zu verankern.

Tipp 5: Verschiedene Online-Portale verwenden

Neben der regelmäßigen Veröffentlichung von Ankündigungen zu Eurem Event ist es wichtig, dass Ihr diese auch weitreichend platziert. Nutzt daher verschiedene Portale und Möglichkeiten um auf Eure Veranstaltung aufmerksam zu machen und die Reichweite zu erhöhen. Ihr solltet Euch also nicht auf eine Marketing-Maßnahme beschränken, sondern möglichst viele verschiedene Mittel ausprobieren. Wer das nötige Kleingeld besitzt, kann auch einen professionellen Event-Publishing-Service engagieren, der sich um die Veröffentlichung Eures Events kümmert und für einen hohen Bekanntheitsgrad für Euer Event sorgt.

Tipp 6: Hashtag für Euer Event einrichten

Event promoten mit Hashtags
Hashtags – Bild von Maria Elena (CC BY 2.0)

Heutzutage solltet Ihr Eure Teilnehmer bereits während Eures Events dazu anregen etwas auf Facebook, Twitter, Pinterest oder Google+ zu Eurer Veranstaltung zu posten. Wichtig dafür ist ein gut funktionierendes WLAN! Dann überlegt Euch vorab einen einheitlichen Hashtag für Eure Veranstaltung, teilt ihn Euren Teilnehmern und Gästen prominent mit, so dass sie ihn bei Postings zu Eurem Event nutzen können. So können die Teilnehmer Eures Events bereits während der Veranstaltung Ihr persönliches Feedback abgeben und es online mit allen teilen. Auch Ihr selbst solltet diesen Hashtag bei Euren Ankündigungen über Eure Social Media Kanäle benutzen, sodass alle Veröffentlichungen zu Eurem Event unter dem einheitlichen Hashtag gefunden werden können. Nach Eurem erfolgreichen Event mit zahlreichen Teilnehmern ist die Kommunikation nach Außen jedoch noch nicht beendet. Auch nach Eurer Veranstaltung solltet Ihr mit Euren Gästen und Teilnehmern in Kontakt bleiben um ihr Interesse für eventuelle Folgeveranstaltungen zu wecken. Ihr könnt Bilder und Impressionen Eures Events teilen um den Erfolg Eurer Veranstaltung zu präsentieren. Außerdem könnt Ihr Euren Gästen beispielsweise die Möglichkeit geben öffentlich auf Euren Social Media Kanälen Feedback zu Eurem Event zu geben. So können andere, die nicht an Eurer Veranstaltung teilnehmen konnten, einen guten Eindruck von dem bekommen, was sie verpasst haben.

Mit diesen 6 Tipps schafft Ihr es ganz bestimmt Euer nächstes Event erfolgreich zu promoten und viele Teilnehmer und Gäste zu erreichen. Sucht Ihr noch eine passende Location für Eure kommende Veranstaltung? Auf eventsofa findet Ihr die richtige Eventlocation für Euer Meeting, Eure Party oder Konferenz.

eventsofa ist der Marktplatz für Eventlocations im Internet. Hier findest Du bequem und einfach die perfekte Location für Dein Event.  Schau doch auch mal auf Facebook, Twitter und Instagram vorbei! 

Abonniere außerdem hier den kostenlosen eventsofa Newsletter, um wöchentlich die besten Veranstaltungs- und Location Tipps zu erhalten!

Werbe- und Marketingtipps für Events

Gastbeitrag von , Online-Redaktion bei Flyerpilot

Marketing-Tipps für Events (Bildrechte: © Rainer Sturm - pixelio.de)
Marketing-Tipps für Events (Bildrechte: © Rainer Sturm – pixelio.de)

Neben herkömmlichen Events wie Konzertveranstaltungen, Aufführungen oder Stadtfeste fasst man unter den Begriff auch Werbeveranstaltungen von Unternehmen und Firmen zusammen. Diese Events rund um ein neueingeführtes Produkt oder das Unternehmen selbst haben einen regelrechten Aufschwung erfahren. Gerade in den letzten Jahren ging der Trend von klassischen Marketingstrategien immer mehr zum Eventmarketing.

Viele Firmen planen in ihrem Werbeetat schon ein festes Budget für Kundenveranstaltungen und andere Festivitäten ein, um den Marketingmix neben Online- und Printkampagnen mit einer persönlichen Komponente zu füllen. Denn gerade diese Events bieten Kunden und Kaufinteressenten die Möglichkeit mit dem Unternehmen in direkten Kontakt zu treten und eine persönliche Bindung aufzubauen. Das ist der Ort, an dem Werbemittel wie Flyer oder Broschüren, am wirksamsten verteilt und unter die Leute gebracht werden können. Streuverluste halten sich in Grenzen, da davon ausgegangen werden kann, dass Eventgänger die Veranstaltung aus einem Interesse an den Produkten und dem Unternehmen heraus besuchen.

Doch zunächst müssen Interessenten erst einmal vom Event erfahren, was wieder eine eigene Marketingstrategie mit sich bringt. Aus diesem Grund soll an dieser Stelle erläutert werden, welche Werbemittel sich besonders für das Marketing sowohl vor als auch während einer Veranstaltung eignen.

Erfolgversprechende Werbemittel für Events

Bevor ein Ereignis, sei es Konzert, Marketing-Event oder Schauspiel, stattfinden kann, muss es erst einmal von der Öffentlichkeit oder der Zielgruppe wahrgenommen werden, was man nur durch eine gezielte Werbestrategie erreichen kann. Sinnvoll ist es dabei auf eine Kombination von Online- und Printkampagne zu setzen, da somit eine Vielzahl unterschiedlicher Personengruppen erreicht werden kann. Online sollte man beispielsweise dafür sorgen, dass das eigene Event in sämtlichen Veranstaltungskalendern vertreten ist und auch eine eigene Homepage besitzt, auf die verwiesen werden kann. Auch das Printmarketing kann eine Veranstaltung gut unterstützen und verspricht eine hohe Erfolgsquote. Denn Events begrenzen sich meist auf einen lokal abgesteckten Bereich wie eine Stadt und müssen daher vom jeweiligen Lokalpublikum wahrgenommen werden. Plakate, Flyer oder Aufkleber sind dabei die perfekten Instrumente, um regional möglichst viele Leute in recht kurzer Zeit anzusprechen.

Auch während des Events kann man sein Vorhaben mit dem gekonnten Einsatz von Werbeträgern unterstützen. Wie schon erwähnt, kann man davon ausgehen, dass die Eventbesucher ein grundlegendes Interesse am Unternehmen und seinem Produkt besitzen und somit beispielsweise recht empfänglich für die Werbebotschaften eines Flyers sind. Dabei kann man gar nicht genug Mittel einsetzen, um sein Firmenlogo gekonnt in Szene zu setzen. Ob auf Beachflags, Transparenten, Namenskärtchen oder Broschüren, auf einem Event gilt häufig „Klotzen statt Kleckern“. Wer nur wenig Budget zur Verfügung hat, sollte dennoch nicht auf eine hochwertige Unternehmenspräsentation verzichten. Besonders die Unternehmensbroschüre bietet für Interessenten einen hohen Mehrwert, da sie noch nach dem Event greifbar und für einen positiven Nachhall sorgen kann.

Eventmarketing – Schritt für Schritt zum Erfolg

Gelungenes Eventmarketing besteht aus vielen unterschiedlichen Schritten, die man befolgen muss um zum Erfolg zu gelangen. Die folgende Checkliste zeigt, worauf bei der Werbung und im Marketing nicht verzichtet werden sollte:

  • Einladungen (Karten, E-Mail, Telefon)
  • Informationen zum Event auf der Homepage und im Newsletter
  • Flyer
  • Pressemitteilung
  • Werbeplakate
  • Fahnen und Banner für das Event
  • Unterlagen zur Firmenpräsentation (Broschüren, Visitenkarten, Kataloge, …)
  • Programmhefte zur Veranstaltung
  • Namens- und Tischkärtchen
  • Werbegeschenke
  • Berichterstattung nach dem Event (Pressemitteilung, Dankesbriefe, Newsletterbericht)

Über die Autorin

Katja Freitag
Katja Freitag

Katja Freitag ist Mitarbeiterin der Online Redaktion von Flyerpilot. Neuigkeiten rund um die Druckbranche sind Hauptschwerpunkt ihrer Arbeit sowie die Druckproduktion auf CO²-neutraler Basis. Im Besonderen bilden Kenntnisse zu verschiedenen Papiererzeugnissen, Materialkunde und Ressourcenverarbeitung einen weiteren wichtigen Ansatzpunkt.

Firmenweihnachtsfeier: Profitieren Sie von steuerfreien Zuwendungen

Gastbeitrag von Ernst Schneider (Foto), Chefredakteur von business-netz

Ernst Schneider
Ernst Schneider

Die Weihnachtsfeier ist in deutschen Unternehmen ein fester Jahresbestandteil – allerdings feiern hier nicht nur Mitarbeiter und Geschäftsleitung, sondern häufig auch das Finanzamt. Viele Firmen – und ihre Mitarbeiter – unterschätzen nämlich, dass solche Betriebsfeiern nur bis zu einer Höchstgrenze bzw. Freigrenze von 110 Euro steuerfrei sind. Wird die Grenze überschritten, werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Weihnachtsfeiern gelten steuerlich als Betriebsveranstaltungen

Steuerrechtlich gilt die Firmenweihnachtsfeier als sogenannte Betriebsveranstaltung. Entscheidende Rechtsgrundlage ist hier R 19.5 „Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen“ der Lohnsteuerrichtlinien (hier derzeit LSTR 2011/2013). In Absatz 1 wird festgehalten, dass Zuwendungen des Arbeitgebers an Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen als Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers nicht zum Arbeitslohn gehören. Es muss sich hier aber um herkömmliche (übliche) Betriebsveranstaltungen und um bei diesen Veranstaltungen übliche Zuwendungen handeln. Selbstverständlich wird in den Richtlinien auch genau definiert, was eine Betriebsveranstaltung ist. Es geht um „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben und bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich.“ 

Aufpassen

Der steuerlich anerkannte Höchstbetrag beträgt  derzeit 110 Euro und zwar einschließlich Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer pro teilnehmendem Mitarbeiter und Firmenevent.

Dabei legt das Finanzamt einen Durchschnittsbetrag zugrunde, es werden nicht die vom einzelnen Mitarbeiter tatsächlich verursachten Kosten angesetzt. Es ist also egal, ob ein Mitarbeiter nur ein Glas Mineralwasser getrunken und ein anderer Champagner bestellt hat. Pro Jahr sind übrigens zwei steuerbegünstigte Betriebsfeiern erlaubt.

Freigrenze von 110 Euro muss unbedingt eingehalten werden

Wird die Freigrenze von durchschnittlich 110 € pro Mitarbeiter auch nur um einen einzigen Cent überschritten, sind die gesamten Kosten der Firmenfeier steuerschädlich und gelten für die Mitarbeiter als „geldwerter Vorteil“. Damit werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig. 

Diese Steuerbegünstigungen können Sie bei der Firmenweihnachtsfeier nutzen

Absatz 4 der R 19.5 legt fest, welche Aufwendungen des Arbeitgebers steuerbegünstigt werden. Dabei handelt es sich um übliche steuerfreie Zuwendungen, diese sind „insbesondere

  1. Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  2. die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat,
  3. Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Firmenfeier nicht im Besuch einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
  4. Geschenke.  Üblich ist auch die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsfeier teilnehmen konnten, nicht aber eine deswegen gewährte Barzuwendung,
  5. Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, für künstlerische und artistische Darbietungen, wenn die Darbietungen nicht der wesentliche Zweck des Firmenevents sind.“

Wichtiger Hinweis

Während der Weihnachtsfeier übergebene oder verloste Geschenke sind nur  bis zu einem Gesamtwert von 40 Euro (einschließlich Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer) steuerbegünstigt.

Zum Thema Geschenke an Kunden oder Mitarbeiter empfehlen wir unseren Beitrag „Süßer die Steuerkassen nicht klingeln – Weihnachtsgeschenke erfreuen auch den Fiskus

Aufpassen – Teilnahme von Familienangehörigen und Freunden an der Firmenweihnachtsfeier

Das Finanzamt gewährt die Steuerbegünstigungen auch, wenn Familienangehörige oder Freunde an der Weihnachtsfeier teilnehmen. Hier droht allerdings wiederum eine Steuerfalle – die Kosten, die auf den betriebsfremden Teilnehmer anteilig entfallen, werden dem jeweiligen Mitarbeiter als geldwerter Vorteil zugerechnet und bei dessen 110 Euro-Freigrenze mit angerechnet.

Praxisbeispiel

Eine Firma hat 10 Mitarbeiter. Die Geschäftsleitung erlaubt den Betriebsangehörigen, jeweils eine betriebsfremde Begleitung mitzubringen. Die Gesamtkosten der Firmenfeier belaufen sich für die 20 Teilnehmer auf 1.050 Euro. So rechnet das Finanzamt:

Gesamtkosten 1.050 Euro
Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter 10
Anzahl der Teilnehmer insgesamt 20
Kosten pro Mitarbeiter (1.050 ./. 10 Mitarbeiter) 105 Euro

Damit kann die Steuerbegünstigung genutzt werden, die Kosten pro teilnehmenden Mitarbeiter liegen unter der Höchstgrenze von 110 Euro.

Wenn die Kosten aus dem Ruder laufen

Wenn die Weihnachtsfeier im Durchschnitt teurer als 110 Euro pro Mitarbeiter wird, haben Arbeitgeber und Mitarbeiter zwei Möglichkeiten, um den Steuerschaden zu begrenzen.

Option 1: 25 %-ige Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber kann beim Finanzamt (auch nachträglich) beantragen, dass er den Kostenanteil pauschal mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuert und für die Mitarbeiter übernimmt. Wichtig: darauf entfallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge.

Aufpassen

Der Nachteil für den Arbeitgeber liegt hier darin, dass die gesamten Kosten  der Pauschalbesteuerung und nicht nur der die 110 Euro Freigrenze übersteigende Kostenanteil angesetzt werden.

Trotzdem wird dieser Weg in der Praxis relativ oft beschritten. 

Option 2: Schriftliche Vereinbarung mit den Mitarbeitern über eigene Kostentragung

Besteht die Gefahr einer Überschreitung der 110 Euro Freigrenze, können Arbeitgeber  mit ihren Mitarbeitern vorab schriftlich vereinbaren, dass diese sich dazu verpflichten, die höheren Kosten der Firmenfeier aus eigener Tasche zu bezahlen. So bleibt die Steuerbegünstigung bis 110 Euro erhalten, der übersteigende Anteil muss aber zur Gänze vom Mitarbeiter bezahlt werden.

 

Musterformulierung: Kostenübernahme Weihnachtsfeier

Wenn die Kosten der Weihnachtsfeier am …………. den Betrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer übersteigen, verpflichte ich mich, den übersteigenden Betrag, der auf mich entfällt, zu übernehmen. Die Lohnbuchhaltung soll den eventuell zu erstattenden Betrag vom Nettogehalt entsprechend einbehalten.

………………. (Ort, Datum)

………………. (Unterschrift Mitarbeiter)

 

Über den Autor Ernst Schneider:

Ernst Schneider, Chefredakteur von business-netz, dem Business-Portal für Manager, Fach- und Führungskräfte, ist Jurist und Experte für Steuerfragen mittelständischer Unternehmen. Er war in der Vergangenheit u. a. beim Bundesfinanzhof, in der Ministerialverwaltung und für verschiedene Verbände tätig.

Firmen Weihnachtsfeier 2013: Checkliste als Organisationshilfe

Nur noch 90 Tage bis Weihnachten. 90 Tage klingt einerseits weit weg, andererseits heißt das für Firmen und Organisationen höchste Eisenbahn ihre diesjährige Weihnachtsfeier zu organisieren. Um unnötigen Stress am Jahresende zu vermeiden, ist es ratsam, rechtzeitig mit der Planung und Organisation zu starten. Insbesondere die Location als zentrales Element für den Erfolg der Weihnachtsfeier sollte frühzeitig ausgesucht und gebucht werden. So erhöhen sich die Chancen in der Wunsch-Location am gewünschten Termin feiern zu können. Und man profitiert oft von Frühbucherrabatten.

Als Organisationshilfe haben wir Euch hier eine Checkliste für die Firmen Weihnachtsfeier zusammengestellt. Sie gibt Euch einen guten Überblick über das, was alles wann zu tun ist und nebenbei bekommt Ihr noch ein paar Tipps. Damit wird der große Berg Weihnachtsfeier zu einem gut begehbaren Hügel. Auf geht’s!

Villa Mignon Hamburg
Villa Mignon Hamburg

Checkliste Firmenweihnachtsfeier

ca. 6-3 Monate vorher

  • Datum der Weihnachtsfeier
  • Termin Plan B
  • Uhrzeit & Dauer des Events
  • Budget
  • Information an alle Mitarbeiter & Teilnehmerzahlen abfragen
  • Organisations-Team
  • Ideensammlung: Thema, Motto usw., um dazu passende Locations zu finden
  • Location Recherche (z.B. auf eventsofa)
  • Angebote einholen für:
    • Location
    • Catering
    • Musik
    • Rahmenprogramm
  • An- und Abreise der Mitarbeiter organisieren
  • Angebote auswerten und entscheiden
  • Vertragsbedingungen beachten: Zahlungsbedingungen, ggf. Versicherung abschließen, Stornokonditionen überprüfen, Reservierungs- und Buchungsfristen
  • Angebote bestätigen

ca. 8-4 Wochen vorher

  • Vorbereitung der Weihnachtsfeier
    • Dekoration
    • Muss etwas beachtet werden (Kleidungsstil u.a.)?
    • Ablauf mit der Location durchgehen
    • Benötigte Technik
    • Namensliste aller Teilnehmer
  • Catering
    • Menüauswahl
    • Büffet
    • Getränkeauswahl
  • Vor-Ort-Besichtigung
  • Ablauf
    • Welche Aktivitäten sind geplant?
    • Einladung an Mitarbeiter verschicken (mit Information über Programm, Motto, Kleidung u.a.) und um Rückmeldung bitten
Soho House Berlin Red Room
Soho House Berlin Red Room

 ca. 3-2 Wochen vorher

  • Letzter Check
  • Ggf. Generalprobe
  • Reservierungsbestätigungen erhalten?
  • Aktuelle Namensliste
  • Wer macht die Erinnerungsfotos?

Nachbereitung

  • Nachbesprechung im Orgateam & Learnings aufschreiben
  • Kostenübersicht & Rechnungsprüfung
  • Dankschreiben & Feedback der Mitarbeiter einholen
  • Fotos als Erinnerung an alle Mitarbeiter verbreiten

Hier gibt es die Checkliste für eure erfolgreiche Weihnachtsfeier zum kostenlosen Download: Checkliste Firmenweihnachtsfeier (als PDF).

Wenn Ihr noch nach Location Tipps und Ideen für Eure Firmen Weihnachtsfeier sucht, hilft Euch unser X-Mas Special weiter: Weihnachtsfeier 2013: Ideen & Top Locations
Hier findet Ihr auch extra Angebote und Vorschläge für Weihnachtsbuffet und Weihnachtsmenü.

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 5

Im letzten Teil unserer Eventmanagement Serie geht es um alternative Wege, das Event zu finanzieren. Eventexpertin Judith Kobus über Eintrittsgelder, die Beantragung öffentlicher Gelder und Informationen zu Fördertöpfen.

Alternativen der Finanzierung des Events
Alternativen der Finanzierung des Events

Alternativen der Mittelbeschaffung

Immer wichtiger wird für den Auftraggeber eines Events auch die Seite der Mittelbeschaffung. Die Finanzen sind eng und jeder Cent, der gespart oder gar eingenommen werden kann, ist wichtig.

Je nach Event, sind ganz unterschiedliche Möglichkeiten gegeben. So können auch Marketing-Events durch Eintritts- oder Sponsoringeinnahmen teilweise oder gar vollständig gegenfinanziert werden.

Insbesondere bei Eintritten ist viel Erfahrung von Nöten, um die möglichen Erlöse realistisch ein zu kalkulieren. Auch ist die Frage, ob die Zielgruppe nun wirklich auch bereit ist, den angesetzten Eintrittspreis zu zahlen, unumgänglich.

Hierbei darf natürlich auch nicht außer Acht gelassen werden, dass Eintrittsgelder sich auch auf die steuerlichen Abgaben auswirken. Je höher die Eintrittspreise, desto höher Abgaben, wie GEMA, GVL, AKM oder SUISA. Je nach Bundesland kann dann auch die Vergnügungssteuer relevant werden.

Je nach Veranstaltungsart ist es auch möglich, öffentliche Gelder zu beantragen für Konzertreihen, Festivals oder einzelne Projekte. Insbesondere Grenzüberschreitende oder europäisch orientierte Konzepte werden gerne vom Bundesministerium für Kultur und Medien oder der Europäischen Kommission unterstützt. Das bedarf einer langfristigen Vorausplanung, da die Recherche nach geeigneten Fördermitteln zeitaufwändig und umfangreich ist.

Weitere Informationen zu Fördertöpfen findet man auch auf http://www.kulturportal-deutschland.de oder städtischen Seiten. Ein Tipp: das Goethe Institut, Kulturinitiativen und Botschaften sind zumeist gerne bereit mit kleineren oder größeren Geldsummen entsprechende Projekte zu unterstützen. Prämisse ist auch hier: ein ausgearbeitetes Konzept mit Budgetierung.

Keine Förderinstitution wird komplette Projekte fördern! Daher macht es keinen Sinn ohne jegliche Eigenmittel Förderanträge zu stellen! Wichtig ist es bei bewilligten Fördermitteln auch immer die Zahlungsmodalitäten zu beachten. Oftmals werden 10% der Fördersumme erst nach Abschluss des Projekts – bis zu 3 Monaten und mehr! – ausgezahlt. Ist eine solche Frist nicht im Finanzplan vorgesehen, kann eine Veranstaltung  trotz Förderung den Ruin bedeuten!

 

Das war der letzte Teil der Artikelserie zur „Budgetierung von Events“ von Judith Kobus. Die ersten Teile findest Du hier:

Hier geht es zum 1. Teil unserer Eventmanagement Serie „Budgetierung von Events“: Das Budget & die Kalkulation.

Hier geht es zum 2. Teil unserer Eventmanagement Serie „Budgetierung von Events“: Die Kostenarten – das „Wie viel?“, die Einzelkosten und die Fragen Wie viel brauche ich? und Wann muss ich was zahlen?

Hier geht es zum 3. Teil unserer Eventmanagement Serie “Budgetierung von Events” – zu den Selbstkosten und der Frage „make or buy?“ u.a.

Hier geht es zum 4. Teil unserer Eventmanagement Serie „Budgetierung von Events“ – der Gegenüberstellung der Soll-Ist-Kosten.