Events ohne Risiko: Bin ich mit einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung auf der sicheren Seite?

Versicherungsmakler Hans-Peter Schwandt klärt auf über Kosten einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung, Katastrophen und wer im Schadensfall haftet

Hans-Peter Schwandt, Versicherungsexperte für Events
Hans-Peter Schwandt, Versicherungsexperte für Events

1. eventsofa: Bei den berühmten 99 Events geht alles gut, aber einmal passiert die Katastrophe. Wie ernst müssen Eventveranstalter dieses eine Mal nehmen, wenn sie Events vorbereiten?

Hans-Peter Schwandt: Genau so ernst wie der hohe Anspruch an Qualität der Vorbereitung/Durchführung des Events und die sorgfältige Vertragsgestaltung sollte die Absicherung gegen die finanziellen Risiken aus einem Schadensfall genommen werden. Nicht umsonst ist das heute auch schon oft eine Forderung der Auftraggeber in ihren Ausschreibungen an die Agenturen oder immer der Städte und Gemeinden bei der Genehmigung von Veranstaltungen im Öffentlichen Raum – zuerst zum Schutze der Besucher und dann der Öffentlichen Hand vor Regressen.

Regressansprüche sind nach geltendem Recht in nachzuweisender Höhe zu erheben. Für diese Höhe gibt es aber keine Grenze! Insbesondere Regressforderungen können daher den Ruin des Unternehmens bedeuten. Allein die Abwehr von Regressforderungen dem Grunde oder der Höhe nach kostet immer Geld und Zeit.

Auch ein möglicher Ausfall oder Teilausfall der Veranstaltung und damit der Ausfall von Einnahmen und Sponsorengeldern stellt ein hohes unternehmerisches Risiko für den Veranstalter dar. Auch hier kann ein Schaden reichen, um alles bisher Aufgebaute zu zerstören.

2. eventsofa: Wenn was passiert, ist das Geschrei groß und jeder schiebt dem anderen den schwarzen Peter zu. Wer haftet im Schadensfall und wer ist für die Veranstaltungshaftpflichtversicherung verantwortlich – der Veranstalter oder die Location?

Hans-Peter Schwandt: Für die Veranstaltungshaftpflichtversicherung sollte sich der verantwortlich fühlen, der tatsächlich die Risiken aus der Organisation und Durchführung der Veranstaltung trägt. Das wird oft gar nicht der Veranstalter sein. Es ist vielmehr die Agentur, die im Auftrage des Veranstalters von der Anmeldung über die Ausschreibung der Gewerke und die Beauftragung derselben bis zur Verkehrssicherung etc. alle Verantwortung trägt und Fehler machen kann. Veranstalterhaftpflichtversicherung ist unseres Erachtens daher nicht zutreffend. Wir ziehen Ihre Formulierung vor: die Veranstaltungshaftpflichtversicherung.

Es haftet immer der, der Schuld am Schaden hat. Das sieht das Gesetz vor. Es kann aber auch der haften, der unabhängig vom Verschulden z.B. im Mietvertrag für die Location die Haftung für jegliche Schäden an den zu nutzenden Räumen übernommen hat. Das wäre dann eine Haftung aus Vertrag. Ich muss hier also gar nicht Schuld sein, hafte aber dennoch!

Die Location wird sich nur für eigene Veranstaltungen um die Versicherung kümmern. Sie wird ansonsten per Vertrag den Gastveranstalter zu solchen Klauseln zwingen, wie mit der für die Schäden am Mietobjekt. Und sie wird sich die entsprechende Police des „Mieters“ zeigen lassen.
Generell ist unseres Erachtens wichtig:
Jeder, der im Ensemble einer Veranstaltung mitwirkt, sollte sich um seine Haftpflichtversicherung kümmern und sie aktuell halten. Nur so wird dann jeder seiner Verantwortung für das Ganze im Miteinander gerecht, kann für Schäden auch einstehen.

3. eventsofa: Ab welcher Veranstaltungsgröße sollte man an eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung denken? Und wie unterscheiden sich Eventversicherungen für ein großes Event wie die Love Parade von der für die Weihnachtsfeier mit 30 Mitarbeitern?

Hans-Peter Schwandt: Moderne Privathaftpflichtversicherungen sind für die Familienfeier zu Haus immer ausreichend. Lücken können sich auftun, wenn doch außer Haus gefeiert wird. Hier steigen viele Privatpolicen schon aus. So versichern wir also auch schon Privatveranstaltungen, wie Hochzeiten oder Geburtstage, über unsere Veranstaltungspolice.
Gewerbliche Veranstaltungen sollten immer über eine Veranstaltungshaftpflichtpolice versichert sein, wenn es sich nicht um Werbung im Rahmen der eigenen Geschäftszwecke handelt (z.B. Autohäuser/Kaufhäuser haben das in ihren Betriebshaftpflichtversicherungen schon drin). Geht es um Veranstaltungen für Dritte oder ist die Durchführung von Veranstaltungen der eigentliche Geschäftszweck, dann ist die Veranstaltungshaftpflichtversicherung ein Muss (Konzerte, Kongresse, Feste etc.).

Die Größe der Veranstaltung wird ja in der Regel über die Besucherzahlen bestimmt. Da Haftungsrisiken grundsätzlich aber immer bestehen, sollte die Anzahl der Besucher nicht den Ausschlag geben, ob ich mich versichere oder nicht. Will ich mich z.B. vor Regress des Locationvermieters schützen, dann mach ich eben eine solche Versicherung, die Schäden an der Location, so genannte Mietsachschäden einschließt, sofern meine bestehende Versicherung solche Schäden nicht einschließt. Die Zahl der Besucher ist dann wichtig für den Preis/die so genannte Versicherungsprämie.

Wird die Veranstaltung größer, wird sie gar ein Festival oder ein Volksfest mit Parade, wie der Karneval der Kulturen, dann ist es für uns zuerst wichtig, die Versicherbarkeit des Risikos an sich abzuschätzen. Das gilt immer, tritt hier aber mehr in den Focus. Da versuchen wir über Aussagen des Anfragenden, an ihn versandte Fragebögen, über Recherchen im Internet und aus Erfahrungen, die wir ggf. selbst mit dem Kunden und dessen Veranstaltungsformat sammeln konnten, Klarheit herzustellen. Erst dann bieten wir an oder treten an den Versicherer heran, um ein auf die Veranstaltung zugeschnittenes Angebot unterbreiten zu können.

Es wird mit der Größe der Veranstaltung also komplexer und es werden die Versicherungssummen höher. Das Risiko von Personenschäden steigt mit der Besucherzahl und hängt vom Charakter der Veranstaltung und der Qualität der ausgewählten Location ab.
Die Professionalität des Eventmanagements wird gefordert sein, sich auf diese Risiken einzustellen. Wir werden uns nachweisen lassen, dass entsprechende Sicherheitskonzepte vorliegen. Die Behörden fordern Versicherungsnachweise, um die Veranstaltung zu genehmigen. Das geht dann Zug um Zug. Ebenso wird mehr Equipment eingesetzt, das auch zu versichern ist, wenn die Technikfirmen ihren Kunden nicht von einem möglichen Regress frei stellen.
Ausfallrisiken erreichen dann ein Ausmaß, wo eben die Folgen eines Ausfalls des Topacts eines Konzertes, definierte Wetterrisiken, die Unbespielbarkeit des Platzes oder gar eine mögliche Terrordrohung zu versichern sind.

4. eventsofa: Mit welchen Kosten muss man bei Veranstaltungshaftpflichtversicherungen rechnen?

Hans-Peter Schwandt: Die Versicherungsbeiträge hierfür sind bei unseren so genannten kurzfristigen Verträgen nach erwarteten Besucherzahlen für die Veranstaltung gestaffelt. Diese Staffel beginnt für Versicherungssummen von 3 Mio.€ pauschal für Personen und sonstige Schäden bei 107,10€ inkl. Versicherungssteuer. Damit wäre eine Veranstaltung mit bis zu 420 Besuchern versichert.
Die Staffel endet als Standard bei 9.999 Besuchern und einer Prämie von 0,07€/Besucher zzgl. Versicherungssteuer (Mindestprämie hier 362,95€).
Für Veranstaltungen ab 10.000 Besuchern pro Tag und Ort nehmen wir bei Erstveranstaltungen Einzelabstimmungen mit dem Versicherer vor.
Diese Regelung ist übrigens eine Folge der Love Parade in Duisburg.
Die Anhebung der Versicherungssummen auf 5 Mio. € oder höher ist insbesondere für Personenschäden möglich. Es geht auch weit höher. Wir haben gerade eine 30 Mio.€ Deckung ausgehandelt. Es war die erste Anfrage in dieser Höhe! Mehrheitlich wird mit 3 Mio.€ angefragt.

Wer mehrere Veranstaltungen innerhalb eines Jahres oder Tourneen durchführt, der ist mit unserem Jahresvertrag oft besser aufgehoben. Hier richtet sich die Prämie nach dem Umsatz des Unternehmens. Alle Anmeldungen von Veranstaltungen können entfallen, keine Besucherzählung ist erforderlich – also unternehmensfreundliches Handling. Auch sind die Versicherungsbedingungen und Summen besser als beim kurzfristigen Tarif. Die Prämien für unsere schwandt. mediapolice beginnen hier bei 1.297,10€ im Jahr und wachsen mit dem Umsatz degressiv.

Es gibt auch Anbieter, deren Mindestprämien z.B. für kurzfristige Verträge schon unter 100€ liegen. Der Bedingungsvergleich weist dann aber die Unterschiede aus. Der Kunde spart dann vielleicht 20€, ist aber z.B. nicht gegen Mietsachschäden versichert, die Besucher an der Location anrichten. Bei unserer Police ist eben das mit drin! Ebenso die Schäden an der fest verbauten Veranstaltungs-, Küchen- oder Gastrotechnik. Für Indoor-Events ist das wichtig.

5. eventsofa: Wie genau sieht Ihre Arbeit als Versicherungsmakler aus?

Hans-Peter Schwandt: Versicherungsmakler sind Sachwalter der Kunden. Wir sind an keinen Versicherer gebunden.
Der Markt der in Deutschland tätigen Versicherer steht uns zur Verfügung. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber jedem Vertreter oder Mehrfachagenten. Diese sind immer Erfüllungsgehilfen des oder der Versicherer.

Wir erfassen Ihren Versicherungsbedarf und suchen am Markt die passende Lösung. Wir prüfen auch, ob Ihre schon vorhandenen Versicherungen Ihrem Bedarf entsprechen. Wenn ja, dann können wir diese Verträge in unsere Betreuung übernehmen – müssen sie also nicht kündigen. So bleibt, was gut ist, auch erhalten.
Nicht Passendes wird aktualisiert, wenn der haltende Versicherer das hergibt und das Preis-Leistungsverhältnis stimmt, oder es wird eben neu gestaltet.
Neues wird ergänzt.
Dann begleiten wir Sie in allen Versicherungsfragen sehr gern weiter, checken immer wieder Marktveränderungen und sprechen Ihren sich ändernden Bedarf durch – bringen also immer wieder Bedarf und Versicherungsschutz in Einklang.

Um die Fülle der Tarife der Versicherer beherrschen zu können, nutzen wir in den Bereichen Rente, Berufsunfähigkeit oder Krankheit so genannte Vergleichsprogramme und sind Mitglied unserer Maklergenossenschaft VEMA. So können wir Vorauswahlen treffen und steigen dann in die Tarife und Gesellschaften ein. Wir nutzen erstellte Marktrecherchen und die auf uns Makler zugeschnittenen Dienstleistungen im Interesse effektiver Angebotserstellung für nahezu alle Sparten.
Hinzu kommt der ständige Erfahrungsaustausch mit Kollegen in Foren oder Arbeitskreisen oder der Bürogemeinschaft hier im Haus.

Ich habe mich 1993 selbstständig gemacht und entschlossen, meine persönlichen Erfahrungen aus der Musik und der Eventbranche in diesen neuen Beruf einfließen zu lassen. Seit dem entwickeln und pflegen mein Team und ich Spezialkonzepte für Versicherungslösungen im Eventbereich.

In der Praxis ist unser Beratungsherangehen darauf ausgerichtet, dem Kunden klar zu machen, wo wir Risiken sehen, wie die versichert werden können und was das kostet.
Und wir sagen eben auch, was nicht zu versichern geht, damit der Kunde hier selbst Risikovorsorge treffen kann.

6. eventsofa: Was war das schlimmste Ereignis auf einem Event, das Sie in Ihrer Karriere bislang erlebt haben? Und wie häufig haben Sie es mit Katastrophen zu tun?

Hans-Peter Schwandt: Leider war das die Katastrophe der Love Parade in Duisburg. Die erste solcher Art und zum Glück auch die letzte, die wir in Deutschland bisher erleben mussten.
Wichtig ist, dass alle Beteiligten, die sich mit der Durchführung von Events befassen – und wirklich alle, verfolgen, was da falsch gemacht wurde – also daraus lernen.
Eine Veranstaltung ist erst erfolgreich, wenn die Besucher auch gesund nach Hause gehen. Dafür ist alles zu tun und jeder muss das zum Maßstab seines Handelns machen. Aber jeder muss sich auch im Klaren sein, dass es trotz aller Prävention immer noch etwas nicht Vorhersehbares geben kann. Und dann kommen Versicherungen ins Spiel.
Wir können Risikoabsicherung kalkulierbar machen.
Und hier sind dann unser Know-how, unsere Erfahrung und die bedarfsgerechten Produktlösungen der wenigen Fachmakler gefragt. Das macht Spaß!

eventsofa: Herr Schwandt, vielen Dank für diese interessanten Einsichten und Hinweise darüber was man beachten muss, wenn man bei Events auf Nummer Sicher gehen will. Welche Fragen habt ihr an Hans-Peter Schwandt? Wir freuen uns über Eure Beiträge und Fragen über die Kommentarfunktion hier im Blog.

Zur Person:
Hans-Peter Schwandt (Jahrgang 1956) ist Versicherungsfachmann (BWV) und seit 01.05.2004 eigenständiger Versicherungsmakler – heute schwandt. Versicherungsmakler e.K., 4 Mitarbeiter
Privat: Verheiratet, 2 berufstätige Töchter, glücklicher Opa
Karriere: Diplomierter Außenwirtschaftler, aktiver Musiker mit Berufsausweis bis 1990; 1990-1992 kaufmännischer Leiter in der Eventbranche; 01.01.1993 Existenzgründung als Unternehmens- und Finanzberater in einer unabhängigen Firmenkooperation; Herbst 1993 – Mai 2004 Aufbau und Leitung des Bereichs Medien- und Eventversicherungen der Heinemann & Henkel Versicherungsmakler GmbH

Compliance in der Veranstaltungsbranche

Der Ruf nach einer Rückkehr zu korrektem Verhalten wird immer lauter

Recht und Anstand - Compliance in der Veranstaltungsbranche
Recht und Anstand – Compliance in der Veranstaltungsbranche

Es mag banal klingen, was sich hinter dem Begriff Compliance verbirgt, der sich in die Deutsche Sprache mit den Worten “Regeltreue” oder “Regelkonformität” übersetzen lässt. Man versteht darunter die Befolgung von Gesetzen und die Einhaltung vorgegebener Richtlinien, also ein ethisches und faires Verhalten.

Doch vor dem Hintergrund immer neuer Skandale – z.B. die so genannten Lustreisen, durch die die Ergo-Versicherungsgruppe in die Schlagzeilen gekommen war oder der Korruptionsskandal um Uli Hoeneß – und der dadurch angefachten öffentlichen Diskussion, scheint es sich als notwendig zu erweisen, dass Amts- und Entscheidungsträger sowie Unternehmen und Angehörige der Veranstaltungsbranche sich mit dieser Thematik intensiver auseinandersetzen.

So wurde im Laufe der letzten Jahre der Ruf nach einer Rückkehr zu korrektem Verhalten immer lauter, was sich in vielen Betrieben in der Verschärfung bestehender Compliance-Richtlinien niederschlägt. Es besteht weitgehende Einigkeit darüber, dass die Festlegung entsprechender Richtlinien eine Notwendigkeit darstellt, um Gesetzesverstöße, ob vorsätzlich oder unwissentlich begangen, zu verhindern und um Kunden einen regelkonformen Ablauf zu garantieren. Demnach sollen sie sowohl der Außenwirkung als auch der innerbetrieblichen Sicherheit dienen. Vermehrt wird allerdings Kritik laut, dass die Verschärfung von Compliance-Richtlinien entgegen der beabsichtigten Wirkung zu Verunsicherung bei Mitarbeitern von Unternehmen und Angehörigen der Veranstaltungsbranche führt. Alles scheint verboten.

Vom Strafgesetzbuch zum Compliance-Management

Wo liegt die Grenze zwischen legaler Kundenpflege und Korruption? Besonders in der Veranstaltungsbranche, wo Einladungen zu Familiarization Trips (Fam-Trips), Fach- und Erlebnisveranstaltungen zur gängigen Praxis gehören, können die Grenzen schnell verschwimmen. In Verruf geraten sind vor allem die so genannten Fam-Trips, deren eigentlicher Zweck darin liegt, dass sich die Teilnehmer mit der Location und der Umgebung vertraut machen. Ein oftmals nicht sachbezogenes Rahmenprogramm, das der Bespaßung und in Folge der Beeinflussung von Reiseveranstaltern zu dienen scheint und der Umstand, dass diese Trips häufig nicht nur vergünstigt, sondern kostenlos angeboten werden, verleihen ihnen jedoch einen zweifelhaften Charakter.

Durch Compliance-Vorschriften soll auch hier für klare Verhältnisse gesorgt werden. Grundlegend und bindend sind Korruptionsvorschriften bzw. die entsprechenden Paragraphen des Strafgesetzbuches. Nicht bindend, aber hilfreich sind z.B. der “Kodex zur Abgrenzung legaler Kundenpflege und Korruption”, des Arbeitskreises Corporate Compliance – der sich laut eigener Angabe “einerseits aus den Compliance-Verantwortlichen bedeutender Unternehmen und andererseits aus hochrangigen Fachleuten der Justiz (Gerichtswesen, Generalstaatsanwaltschaft), des Europäischen Rechnungshofes, des Bundeskriminalamtes, von Eurojust sowie führenden Strafrechtswissenschaftlern und auf das Thema Wirtschaftskriminalität spezialisierten Rechtsanwälten” zusammensetzt – und der “Leitfaden für Hospitality und Strafrecht” herausgegeben durch die Sponsoringinitiative S20 in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Olympischen Sportbund und dem Bundesinnenministerium.

Die Etablierung sicherer Compliance-Strukturen sorgt nicht nur für Klarheit hinsichtlich dessen, was von Rechtswegen erlaubt ist, sondern es ermöglicht auch den Aufbau eines Wertesystems, mit dem sich Mitarbeiter in Unternehmen, Agenturen und Veranstaltungsstätten identifizieren und an dem sie sich bei der Beurteilung ihres eigenen Handelns orientieren können.
Wer sich regelkonform verhält, für Transparenz sorgt und dies entsprechend nach außen kommuniziert, wirkt vertrauenswürdiger auf potenzielle Kunden. Die Schaffung eines entsprechenden, möglicherweise verbesserten Images und ein dadurch entstehender Wettbewerbsvorteil können die Folge sein.

Compliance-Richtlinien: Blumen, Fam-Trips - Welche Geschenke sind erlaubt?
Compliance-Richtlinien: Blumen, Fam-Trips – Welche Geschenke sind erlaubt?

Sachlichkeit ist das neue Schwarz

In Bezug auf Veranstaltungen und Einladungen gilt es sich auf den jeweiligen Anlass zu besinnen und sich eventuell von bisher gängigen Geschäftspraktiken zu verabschieden. Wer sich ernsthaft der Compliance verschreiben will, sollte von solchen Angeboten absehen und jeden Anschein versuchter Einflussnahme auf Entscheidungsträger vermeiden. Der Anlass der meisten Veranstaltungen liegt in der Informationsvermittlung und als solcher sollte er auch kommuniziert und die Veranstaltung entsprechend gestaltet werden. Die Auswahl der möglichen Teilnehmer sowie das Programm sollten sachbezogen sein und letzteres aufgeschlüsselt mit Zeit- und Inhaltsangaben präsentiert werden. Die Einladung von nicht fachkundigen Mitreisenden ist demnach zu vermeiden. Auch bei der Vergabe von Geschenken sollte man vorsichtig sein und ein bestimmter finanzieller Wert festgelegt werden, den diese nicht überschreiten sollten.
Zu den entscheidenden Schritten vor der Aussprache einer Einladung zählt unter anderem die Prüfung von eventuellen Compliance-Richtlinien, denen mögliche Teilnehmer unterworfen sind. Was ist im Sinne des Einzuladenden bzw. welche sind die Personen im Unternehmen oder der Agentur, an die eine Einladung gerichtet werden darf oder sollte? Wie sollte die Veranstaltung gestaltet sein, damit sie mit den Compliance-Richtlinien eines (potenziellen) Geschäftspartners übereinstimmt?

Eine Sensibilisierung für das Thema Compliance kann eventuell bedeuten, generell ein geplantes Vorhaben zu hinterfragen und im Zweifelsfall das Vorgehen auf seine Regelkonformität zu überprüfen. Häufig mag man feststellen, dass Compliance-Richtlinien lediglich dem entsprechen, was der gesunde Menschenverstand gebietet und was durch die Verfolgung etablierter Strukturen möglicherweise schlicht nicht mehr in Frage gestellt wird.

Wie ist eure Meinung zum Thema Compliance? Gibt es bei euch im Unternehmen / in der Agentur aktuell Compliance-Richtlinien? Welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht bzw. hat es bei euch zu mehr Klarheit oder eher zu Verunsicherung geführt?
Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion hier im Blog.

 

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Firmen Sommerfest 2013: Checkliste zur Umsetzung

Die Sommerfest Saison steht an und mit ihr die Planung und Vorbereitung. Damit das Firmen Sommerfest ein voller Erfolg wird und sich alle Mitarbeiter noch lange daran erinnern, kommt es auf eine gute Planung dieses Events an. Egal für welche Aktivität ihr euch entscheidet, die richtige Planung ist das A & O. Mit unserer Checkliste für die Umsetzung eures Sommerfestes seid ihr auf der richtigen Seite! Ihr vergesst nichts, habt einen Überblick, was ihr schon erledigt habt und was noch zu tun ist und nebenbei bekommt ihr auch noch ein paar tolle Tipps!

Sommerfest
Sommerfest auf der Seeterasse Hinterbrühl in Thalkirchen

1. Wann findet das Firmen Sommerfest statt?

  • Datum?
  • Uhrzeit? Dauer des Events?
  • Wie viel Zeit stellt der Chef für das Sommerfest bereit (1 Tag, Wochenende, ½ Tag, etc.)
  • Worauf muss geachtet werden, z.B. Ferien, Feiertage, Hochsaison?
  • Wann muss mit der Planung begonnen werden?
  • Gibt es einen Plan B falls der Termin nicht klappt?

2. Thema & Ziel des Sommerfestes?

  • Welches Thema/Motto hat das Sommerfest?
  • Gibt es Ziele, die erreicht werden sollen?
  • Hat das Sommerfest einen bestimmten Anlass (Halbjahresbilanz, Motivation, Sommerloch etc.)?

3. Wo findet das Sommerfest statt?

  • Welches Budget steht zur Verfügung (fix / flexibel)?
  • Outdoor oder Indoor-Location?
  • Location Recherche, z.B. auf eventsofa.de
  • Wie groß ist die Location?
  • Wie viele Teilnehmer passen in die Location?
  • Besichtigungstermin vereinbaren?
  • Gibt es genügend Parkplätze?
  • Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
  • Location buchen!
  • Gibt es einen Plan B, wenn das Wetter schlecht ist / etwas Ungeplantes eintritt?
Spaß im Freien
Spaß im Freien in der Villa Mignon Hamburg

4. An- und Abreise

  • Wie reisen die Mitarbeiter an (Bus, Bahn, Auto usw.)?
  • Erfolgt eine gemeinsame An-/Abreise?
  • Wo ist der Treffpunkt für die gemeinsame Anreise?

5. Vertragsbedingungen

  • Zahlungsmodalitäten klären
  • ggf. Versicherungen abschließen
  • Stornokonditionen prüfen
  • Reservierungs-/Buchungsfristen

6. Vorbereitung Firmen Sommerfest

  • Wer ist für die Dekoration der Location verantwortlich?
  • Müssen die Mitarbeiter etwas beachten (Kleidungsstil)?
  • Ablauf mit der Location besprechen
  • Brauchen wir Präsentationstechnik?
  • Gibt es ein Catering, muss ein externer Caterer organisiert werden oder bringt jeder Mitarbeiter etwas mit?
Buffet Sommerfest
Für die leibliche Versorgung der Gäste will gesorgt sein, hier in der Stiglerie München

7. Ablauf Team Event / Programmablauf

  • Welche Aktivitäten werden durchgeführt?
  • Gibt es ein Rahmenprogramm (DJ, Künstler, Karaoke, Team Spiel usw.)?
  • Informationen zum Programmablauf an die Mitarbeiter weitergeben
  • Mitarbeiter informieren (Wann, wo, wie, was usw. / Kleidung, Motto)
  • Einladungen verschicken & um Rückmeldung bitten

8. Nachbereitung

  • Wer ist für die Ergebnisanalyse verantwortlich?
  • Nachkalkulation
  • Fotos als Erinnerung verschicken / aufhängen
  • Feedback der Mitarbeiter einholen, um für die nächsten Team Events zu lernen

Tipps für ein erfolgreiches Sommerfest

  • Rechtzeitig mit der Planung beginnen
  • Alternativen / Plan B planen
  • Informiert eure Mitarbeiter über die wichtigsten Details, aber verratet nicht zu viel, dass erhöht die Vorfreude und Spannung
  • Eventuell einen Countdown oder ein Rätsel organisieren
  • Versucht nicht es allen Mitarbeitern recht zu machen, das funktioniert nicht
  • Organisiert kein Sommerfest/Team Event, das Mitarbeiter bloßstellen könnte bzw. zwingt niemanden dazu etwas zu tun (z.B. beim Karaoke: Wer nicht singen möchte, muss nicht singen)
  • Danksagung an alle Mitarbeiter, das hinterlässt einen bleibenden Eindruck
  • Schafft langfristige Erinnerungswerte, z.B. durch Fotos oder Videos

Hier gibt es die Checkliste für euer erfolgreiches Sommerfest zum kostenlosen Download: Checkliste zur Umsetzung des Sommerfests (als PDF).

Sommerfest freiRaum Stuttgart
Mit unserer Checkliste wird jedes Sommerfest zum Erfolg, zum Beispiel im freiRaum Stuttgart

Wenn ihr noch nach Location Tipps und Ideen für euer Firmen Sommerfest sucht, hilft euch unser Sommerfest Special weiter: Sommerfest 2013: Von der Betriebsfeier zum Grillfest

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Hochzeitsfeier: Checkliste für die perfekte und stressfreie Hochzeitsplanung

So wird wird deine Hochzeitsfeier zur Traumhochzeit

Die perfekte Hochzeitsfeier
Die perfekte Hochzeitsfeier

Die Hochzeitsvorbereitung ist wohl die aufregendste und gleichzeitig auch stressigste Planung unseres Lebens. Schließlich soll der schönste und wichtigste Tag des Lebens unvergesslich und perfekt werden. Eine wirkliche Traumhochzeit wie im Märchen! Damit euch das gelingt und ihr immer den Überblick behaltet, haben wir euch eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten zusammengestellt. Darüber hinaus geben wir euch noch weiterführende Tipps zu Bräuchen und Traditionen u.v.m. Viel Spaß bei der Planung eurer Traumhochzeit!

12 – 10 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Hochzeitsordner anlegen!
  • Termin für die Hochzeit überlegen (Reservierung ist aber erst 6 Monate vorher möglich)
  • Standesamtlich und/oder kirchlich? Oder ein freier Theologe?
  • Größe/Umfang der Hochzeitsfeier?
    • Wie sollte die Hochzeitsfeier sein: traditionell, ausgefallen, außergewöhnlich etc.?
    • Wo soll die Hochzeitsfeier stattfinden: Outdoor oder Indoor?
    • Im Familienkreis? Mit Familie und Freunden? Arbeitskollegen?
  • Soll es einen Ehevertrag geben?
  • Vorläufige Gästeliste erstellen
  • Gibt es Trauzeugen? Wenn ja, wer kommt dafür in Frage?
  • Welche Unterlagen werden für die Hochzeit benötigt? Müssen bestimmte Unterlagen noch beantragt werden?
  • Welche Dienstleister wollen wir auf unserer Hochzeit (Filmer, Fotografen, Musiker, Catering etc.)? Anfrage stellen, da viele schon früh ausgebucht sind!
  • Gibt es eine Verlobungsfeier? Einen Polterabend?
  • Planung der Hochzeitsreise und Urlaub beim Arbeitgeber einreichen
  • Voraussichtliche Kosten ermitteln

10 – 06 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Gästeliste überdenken:
    • Wurde jemand vergessen?
    • Gibt es Freunde, Bekannte, Angehörige, die besser nicht kommen sollten?
    • Wen könnte man, z.B. aus Kostengründen, von der Gästeliste streichen?
  • Wo soll die Hochzeit gefeiert werden?
    • Schloss, Strand, Burg, Restaurant, Hotel, Club, Industriehalle, Museum etc.?
    • Hochzeit Location aussuchen, besuchen & vergleichen!
  • Wie soll das Catering aussehen?
    • Gibt es ein Catering in der Hochzeit Location?
    • Müssen wir einen Cateringservice beauftragen?
    • Menü (3-, 4- oder 6- Gänge-Menü)? Fingerfood? Flying Buffet? Buffet? Live-Cooking?
    • Probeessen vereinbaren und Kostenvoranschläge zusenden lassen; Getränkekarte nicht vergessen
  • Reservierung der Hochzeit Location, Catering etc.
  • Hochzeitskleidung ansehen und sich beraten lassen (wichtig ist, dass die Kleidung zum Stil der Hochzeit passt)
    • Welche Farbe trägt die Braut/der Bräutigam?
    • Welche Farben sollen die Gäste tragen? Welche auf keinen Fall?
    • Kurze/Lange Kleider bei den Frauen? Hüte? Blumen?
    • Smoking für die Männer? Krawatte, Fliege oder nichts?

06 – 04 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Termin beim Standesamt festlegen
    • Unterlagen nicht vergessen (Meldebescheinigung, Geburtsurkunde, Personalausweis oder Reisepass)
  • Anreise zur Hochzeit Location planen & reservieren
    • Auto? Limousine? Bus? Kutsche?
    • Übernimmt der Fahrdienst auch die Blumendekoration am Gefährt?
  • Kirchliche Trauung: Termin mit dem Pfarrer zum Traugespräch vereinbaren (Ablauf der Trauung, Lieder und Texte, Musik, Liederheft usw.)
  • Übernachtungsmöglichkeit für die Hochzeitsnacht buchen: Hotel? Schloss? Honeymoon Suite etc.
  • Musikalische Begleitung für die Trauung organisieren: Welche Musikrichtung? Live oder vom Band? DJ? Hochzeitsband? Welche Lieder/Welche Lieder nicht?
  • Festlegung des Hochzeitfotografen/Hochzeitsfilmer; Ablaufbesprechung
  • Festlegung des Partyservices (Catering, Zeltverleih etc.)
  • Ansprechpartner für die Gäste bestimmen
  • Rahmenprogramm gestalten (Show-Acts, Feuerwerk usw.), Angebote einholen & buchen
  • Liste über Geschenkwünsche erstellen
  • Einladungskarten erstellen, bestellen und drucken lassen (Angebote einholen)
    • Name von Braut und Bräutigam
    • Datum der Hochzeit
    • Uhrzeit der Hochzeit und der Hochzeitsfeier
    • Adresse der Hochzeit Location
    • An- und Abreiseinformationen
    • Kleidungsstil
    • Rückmeldefrist für die Teilnahme oder Nicht-Teilnahme(!!!)
    • Geschenkwünsche
    • Einladungen verschicken!
Ideen für die Hochzeitsfeier
Ideen für die Hochzeitsfeier

04 – 03 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Gästeliste erneut überprüfen (auch wenn es nervt, sie ist sehr wichtig!)
  • Hochzeitsringe aussuchen und bestellen; Gravur nicht vergessen
  • Ablaufplan für den Hochzeitstag entwerfen (eventuelle Lücken oder Probleme notieren; lieber zu lange Pausen zwischen den einzelnen Programmpunkten als zu kurze) -> Bitte beachten und nicht in Panik ausbrechen: Der Ablauf des Hochzeitstages verläuft meistens nicht 100%-ig wie geplant.
  • Tischordnung:
    • Wie sollen die Tische stehen? Bankett? U-Form? Reihen usw.?
    • Wo soll die Bühne für die Hochzeitsband/den DJ usw. hin?
    • Wo ist die Tanzfläche?
    • Wo steht das Buffet?
  • Programmheft und Menükarten erstellen und drucken lassen
  • Hochzeitskleid bzw. Hochzeitskleidung bestellen (da eventuell noch Änderungen vorgenommen werden müssen)
  • Unterlagen und Dokumente für Standesamt und Kirche zusammenstellen
  • Blumendekoration für Standesamt, Kirche, Hochzeit Location aussuchen

03 – 02 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Tanzkurs für den Hochzeitstanz buchen
  • Kirchliche Trauung: Zweites Traugespräch mit dem Pfarrer vereinbaren
  • Unterbringung und Transport der Gäste koordinieren; Hotels und weitere Locations zur Unterbringung bei eventsofa
  • Rückantworten in die Gästeliste eintragen; ggf. noch mal nachhaken
  • Polterabend organisieren
    • Party? Restaurant? Essen gehen? Zuhause?
    • Location, Catering, Programm etc.

4 Wochen bis zur Hochzeitsfeier

  • Endgültige Gästeliste
  • Hochzeitstorte bestellen
    • Welche Geschmacksrichtung?
    • Wie viele Ebenen?
    • Mit Figuren oben drauf etc.?
  • Brautstrauß zusammenstellen und bestellen (traditionell Aufgabe des Bräutigams)
  • Reversanstecker für den Bräutigam bestellen
  • Probehochzeitsfrisur & Probehochzeits-Make-up

14 Tage bis zur Hochzeitsfeier

  • Hochzeit Location & Helfer informieren über:
    • Endgültige Anzahl der Hochzeitsgäste
    • Endgütlige Tischordnung/Tischanordnung
    • Namensschilder und Sitzplatzierung (Wo sitzt wer?)
    • Menü-Ablauf durchsprechen
  • Hochzeitsschuhe einlaufen (!!!)
  • Brautkleid und Hochzeitsanzug noch mal anprobieren
  • Eheringe abholen
  • Polterabend

7 Tage bis zur Hochzeitsfeier

  • Ablaufplan noch mal durchgehen (Wo hakt es? Genug Zwischenräume?) und Notfallplan erstellen (für schlechtes Wetter, Zeitverzögerungen usw.)
  • Alle Termine nochmals bestätigen lassen!
  • Friseur- und Kosmetiktermin festlegen
  • Hochzeitsreise vorbereiten (Unterlagen zusammenstellen, Utensilien besorgen usw.)

Der letzte Tag vor der Hochzeitsfeier

  • Alle Kleidungsstücke, Eheringe und Unterlagen bereitlegen
  • Geld zurechtlegen (Trinkgeld für das Personal etc.)
  • Handtasche der Braut packen (Make-up, Pflaster, Nähzeug, Strumpfhose usw.) oder eine Freundin benennen, die die Sachen bei sich hat
  • Koffer für die Flitterwochen packen
  • Entspannt euch und freut euch auf eure Hochzeit! 🙂
  • Wahrscheinlich könnt ihr vor Aufregung nicht mehr schlafen deswegen ruhig ein Gläschen Wein trinken 😉

Der Hochzeitstagsfeier

  • Genießt den Tag, auf den ihr so lange hingearbeitet habt. Lasst euch von kleinen Problemen und Verzögerungen im Ablaufplan nicht die gute Laune verderben. Fehler gehören zum Leben dazu 🙂

Nach der Hochzeitsfeier

  • Rechnungen bezahlen
  • Fotos/Videos vom Fotograf/Filmer ansehen und aussuchen
  • Danksagungskarten an die Hochzeitsgäste schreiben und verschicken
  • Namensänderung durchführen (Personalausweis, Reisepass, Klingelschild, Briefkasten, Versicherungskarten, Bankkarten, Krankenkasse, Finanzamt und Arbeitgeber informieren, Lohnsteuerkarte/Fahrzeugschein/Führerschein anpassen lassen u.v.m.)

Hier gibt es die Checkliste für die perfekte und stressfreie Hochzeitsplanung zum kostenlosen Download: Checkliste Hochzeitsplanung.

Ihr sucht Ideen für eure Hochzeitsfeier? Wir haben euch unsere Top Locations und Tipps auf einer Sonderseite zusammengestellt: Ideen für die HochzeitsfeierFragen zur Hochzeitsplanung und warum es sich lohnt einen Hochzeitsplaner zu engagieren, erfahrt ihr in unserem Experteninterview mit der Hochzeitsplanerin Claudia Seibt.

 

eventsofa ist der Marktplatz für Event Locations im Internet. Hier finden Eventmanager aus Agenturen und Unternehmen über 3.000 Event Locations für MeetingKonferenz, Team Event oder Party.

10 Tipps für eine gelungene Event-Zeitschrift

Cover Event-Zeitschrift
Cover Event-Zeitschrift

Der Event ist perfekt vorbereitet: Das Programm ist rund, die ideale Location ist dank eventsofa problemlos gefunden und auch die Gästeliste steht. Wäre es nicht schön, die Ergebnisse auch angemessen festzuhalten?

Ob ihr einen Workshop oder ein Meeting plant, eine Messe oder eine Ausstellung. Eine Event-Zeitschrift ist eine wunderbare Möglichkeit, Stimmungen einzufangen, euer Unternehmen zu präsentieren und Kunden und Geschäftspartner über eure Aktivitäten zu informieren.

Wenn ihr ein paar Dinge berücksichtig, ist es gar nicht schwer, so eine Zeitschrift selbst auf die Beine zu stellen. 10 Tipps haben wir hier für euch zusammengestellt:

  1. Beginnt frühzeitig mit der Planung der Event-Zeitschrift und macht euch Notizen zu den folgenden Punkten. Je besser ihr gerüstet seid, umso gelungener wird das Ergebnis.
  2. Bestimmt im Vorfeld einen Chefredakteur für die Zeitschrift, der die Fäden in der Hand hält. Wer soll für die Inhalte der Texte verantwortlich sein? Legt das Redaktionsteam fest.
  3. Informiert die Mitarbeiter und bittet sie um Anregungen und Ideen für die Event-Zeitschrift.
  4. Welches Design soll das Magazin bekommen? Wollt ihr Vorlagen nutzen oder etwas Eigenes entwickeln?
  5. Überlegt, welche Themen und Inhalte ihr aufgreifen wollt und welches Material ihr auf dem Event selbst sammelt.
  6. Entscheidet, mit wem ihr Interviews führt und vereinbart entsprechende Termine.
  7. Vergesst das Editorial nicht! Wer soll es schreiben? Wollt ihr über eure Motivation für den Event berichten? Eine Zusammenfassung schreiben oder euer Unternehmen präsentieren?
  8. Sammelt auf dem Event ausreichend Fotomaterial: Schnappschüsse, aber auch Porträts, Gruppenbilder und Fotos, die die Stimmung der Veranstaltung wiedergeben. Habt ihr einen professionellen Fotografen? Oder vielleicht einen engagierten Mitarbeiter im Marketing, der die schönsten Bilder macht? Besonders wichtig: Welches Foto kommt auf das Cover?
  9. Sammelt O-Töne von Teilnehmern, Besuchern oder Ausstellern.
  10. Bestimmt einen Verantwortlichen für die Schlussredaktion, der mit ausreichend Zeit (!) alle Texte noch einmal prüft und das Go! Für den Druck gibt. Nichts ist ärgerlicher als kleine Fehler, die erst im gedruckten Magazin auffallen.

Viel Erfolg!

Die Plattform Jilster.de bietet praktische Tools, mit denen ihr die Erinnerungen an die Veranstaltung und die Resultate in einer Event-Zeitschrift in Form bringen und gelungen in Szene setzen könnt.
Praktisch und unkompliziert auch für größere Teams an verschiedenen Standorten ist, dass ihr über Jilster.de online im Team an der Zeitschrift arbeiten könnt. Die Einladungen sind schnell verschickt und allein der Chefredakteur legt fest, wer Zugriff auf welche Seite hat.
Neben der Auflage, die ihr selbst bestimmen und jederzeit unkompliziert nachdrucken könnt, könnt ihr die Onlineversion eurer Event-Zeitschrift kostenfrei auf Website, Blog und eurer Facebookseite präsentieren oder sie per E-Mail an Mitarbeiter, Kunden oder Freunde verschicken.
Die Jilstertools sind nicht nur toll für die Gestaltung eurer Firmenevent-Zeitschrift. Auch eine Hochzeitszeitung, ein Magazin zum runden Geburtstag oder eine Zeitschrift für andere private Events könnt ihr dort professionell gestalten. Zu jedem Thema gibt es bei Jilster attraktive Schablonen und Vorlagen.

Katia Simon
Katia Simon

ÜBER DIE AUTORIN
Katia Simon ist Buchautorin und freite Texterin und arbeitet für verschiedene Verlage und Unternehmen. Sie schreibt regelmäßig für Jilster.de und gibt Tipps für die erfolgreiche Gestaltung eigener Zeitschriften.

Offsite-Meeting mit Team Event: Checkliste zur Umsetzung

Damit das Offsite-Meeting inklusive Team Event ein voller Erfolg wird und sich alle Mitarbeiter noch lange daran erinnern, kommt es auf eine gute Planung dieses Events an. Egal für welche Aktivität ihr euch entscheidet, die richtige Planung ist das A & O. Mit unserer Checkliste für die Umsetzung eures Team Events seid ihr auf der richtigen Seite! Ihr vergesst nichts, habt einen Überblick, was ihr schon erledigt habt und was noch zu tun ist und nebenbei bekommt ihr auch noch ein paar tolle Tipps!

Checkliste Offsite Meeting mit Team Event
Checkliste Offsite Meeting mit Team Event

1. Wann findet das Offsite-Meeting statt?

  • Zu welcher Jahreszeit? (Outdoor- oder Indoor-Event?)
  • Datum?
  • Uhrzeit? Dauer des Events?
  • Wie viel Zeit stellt der Chef für das Team Event bereit (Tag, Wochenende, ½ Tag, etc.)
  • Worauf muss geachtet werden, z.B. Ferien, Feiertage, Hochsaison?
  • Wann muss mit der Planung begonnen werden?
  • Gibt es einen Plan B falls der Termin nicht klappt?

2. Thema & Ziel des Offsite-Meetings?

  • Welches Thema hat das Offsite-Meeting?
  • Welche Ziele sollen erreicht werden?
  • Welcher Inhalt soll vermittelt werden?
  • Kann man die Inhalte des Team Events auf das Thema des Meetings abstimmen?
  • Konzeptentwicklung

3. Wo findet das Offsite-Meeting statt?

  • Welches Budget steht zur Verfügung (fix / flexibel)?
  • Outdoor oder Indoor-Location?
  • Location Recherche, z.B. auf www.eventsofa.de
  • Passt die Location zum Thema / zu den Zielen des Meetings?
  • Wie groß ist die Location?
  • Wie viele Teilnehmer passen in die Location?
  • Besichtigungstermin vereinbaren?
  • Gibt es genügend Parkplätze?
  • Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
  • Location buchen!
  • Gibt es einen Plan B, wenn das Wetter schlecht ist / etwas Ungeplantes eintritt?

4. An- und Abreise

  • Wie reisen die Mitarbeiter an (Bus, Bahn, Auto usw.)?
  • Erfolgt eine gemeinsame An-/Abreise?
  • Wo ist der Treffpunkt für die gemeinsame Anreise?

5. Vertragsbedingungen

  • Zahlungsmodalitäten klären
  • ggf. Versicherungen abschließen
  • Stornokonditionen prüfen
  • Reservierungs-/Buchungsfristen

6. Vorbereitung Meeting

  • Wer ist für die Inhalte des Meetings verantwortlich?
  • Müssen sich die Mitarbeiter auf etwas vorbereiten?
  • Tagungsmappen etc. erstellen
  • Ablauf mit der Location besprechen
  • Ist Präsentationstechnik vorhanden?
  • Gibt es ein Catering oder muss ein externer Caterer organisiert werden?

7. Ablauf Team Event / Programmablauf

  • Welche Aktivitäten werden durchgeführt?
  • Wann sind Pausen?
  • Wann beginnt das Meeting?
  • Dauer des Meetings?
  • Informationen zum Programmablauf an die Mitarbeiter weitergeben
  • Mitarbeiter informieren (Wann, wo, wie, was usw. / Kleidung, Motto)

8. Nachbereitung

  • Wer ist für die Ergebnisanalyse verantwortlich?
  • Nachkalkulation
  • Fotos als Erinnerung verschicken / aufhängen
  • Feedback der Mitarbeiter einholen, um für die nächsten Team Events zu lernen

Tipps für ein erfolgreiches Offsite-Meeting

  • Rechtzeitig mit der Planung beginnen
  • Alternativen / Plan B planen
  • Informiert eure Mitarbeiter über die wichtigsten Details, aber verratet nicht zu viel, dass erhöht die Vorfreude und Spannung
  • Eventuell einen Countdown oder ein Rätsel organisieren
  • Versucht nicht es allen Mitarbeitern recht zu machen, das funktioniert nicht
  • Organisiert kein Team Event, das Mitarbeiter bloßstellen könnte bzw. zwingt niemanden dazu etwas zu tun (z.B. beim Karaoke: Wer nicht singen möchte, muss nicht singen)
  • Danksagung an alle Mitarbeiter, das hinterlässt einen bleibenden Eindruck
  • Schafft langfristige Erinnerungswerte, z.B. durch Fotos oder Videos

Hier gibt es die Checkliste Team Event und Offsite Meeting als kostenlosen PDF Download.

Ihr sucht Ideen für euer Team Event und Meeting? Wir haben euch unsere Top Locations und Tipps auf einer Sonderseite zusammengestellt: Ideen für das Team Event 2013.

 

eventsofa ist der Marktplatz für Event Locations im Internet. Hier finden Eventmanager aus Agenturen und Unternehmen über 3.000 Event Locations für MeetingKonferenz, Team Event oder Party.

Green Meeting: Eventplanung im Zeichen der Nachhaltigkeit

Green Meeting? – Kenn ich!

Es gibt wohl kaum einen Menschen, der das nicht schon mal erlebt hat, diesen Moment in einem Gespräch, wenn man auf die Rückfrage des Gegenüber nach kurzem Zögern antwortet: “Klar weiß ich darüber Bescheid.” Diese und ähnliche Aussagen sind meistens ein untrügliches Zeichen dafür, dass man entweder noch niemals davon gehört oder eben nur eine vage Vorstellung davon hat, worum es tatsächlich geht. Letzteres dürfte bei der Erwähnung des Begriffs Green Meeting häufig der Fall sein.

WALD/WOOD by Wolfgang Wildner
WALD/WOOD by Wolfgang Wildner

Zunächst zu dem, was im Verlauf der letzten Jahre allen Branchenkennern und Beteiligten klar geworden sein dürfte. Die Durchführung von Veranstaltungen bringt teilweise massive Belastungen für die Umwelt mit sich. Angefangen beim CO2 Ausstoß verursacht durch die Anreise von Teilnehmern, über die Produktion großer Mengen von Abfall, bis hin zu erhöhtem Energie- und Wasserverbrauch. Bei der Durchführung eines Green Meeting sollen eben diese umweltbelastenden Auswirkungen reduziert werden.
Doch wie sieht das in der Praxis aus? Wie genau können Unternehmen und Agenturen, die das für ihre Kunden organisieren sollen, umsetzen? Wie sehen die Kriterien für ein Green Meeting tatsächlich aus? Und woran erkennt man eine “grüne” Veranstaltungsstätte?

Kriterien, Maßnahmen und Merkmale nachhaltiger Veranstaltungen

Die Kriterien für ein Green Meeting lassen sich bislang nicht in Zahlen ausdrücken. So gibt es beispielsweise keinen Maximalwert beim Stromverbrauch oder CO2 Ausstoß.
Wie also kann ein Veranstalter nun konkret an die Planung und Durchführung eines Green Meeting herangehen?
Hilfreich ist es, den Nachhaltigkeitsgedanken wirklich zu verinnerlichen und alle folgenden Überlegungen aus dieser Perspektive heraus anzustellen. Als Zielsetzungen ergeben sich u.a.

  1. die Reduzierung des CO2 Ausstoßes,
  2. die Schonung von Ressourcen, d.h. Papier, Wasser und Energie sparen und
  3. die Verringerung der Abfallproduktion.

Der nächste Schritt besteht in der Formulierung konkreter Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele. Hier eine Checkliste für eine relativ einfache und kostengünstige Planung und Durchführung eines Green Meeting:

  • Anreise mit der Bahn – bei der An- und Abreise der Teilnehmer sollte die Anbindung der Location an öffentliche Verkehrsmittel gewährleistet sein. Die Bahn erweist sich dabei als besonders emissionsarme Alternative.
  • Papier sparen – die Bereitstellung von Arbeits- und Informationsmaterial in digitaler Form für Laptop, Tablet und Smartphone ist eine papierlose und kostensparende Maßnahme.
  • Aus der Region – dies sollte nicht nur fürs Catering gelten. Kurze Transportwege führen in jedem Fall zu einem verminderten CO2 Ausstoß.
  • “Recycling” für alle(s) – ob es die Abfallbeseitigung, gebrauchtes Geschirr oder des Equipment betrifft. Nicht nur auf die Wiederverwertung von getrenntem Müll, sondern auch auf die Wiederverwendbarkeit von Gebrauchsgegenständen sollte geachtet werden.
  • Event Locations – insbesondere Hotels weisen häufig auf die Nachhaltigkeit im gesamten Betrieb des Hauses hin, in manchen Fällen werden auch entsprechende Pauschalangebote für Konferenzen und Tagungen angeboten. Eine große Auswahl an zertifizierten Veranstaltungsstätten findet sich in der Anbieter-Datenbank des GCB German Convention Bureau.
    Zu den derzeit vorhandenen Zertifizierungssystemen sei gesagt, dass sie alle ihre Vor- und Nachteile haben. Zum einen sind die Anforderungen an die Locations unterschiedlich hoch und zum anderen für den Veranstalter nicht immer auf den ersten Blick verständlich. Eine intensivere Auseinandersetzung, teilweise aber auch geringere Auswahl kann bei regional begrenzten Plattformen gefunden werden.
    Zertifizierungssysteme, z.B. das “Green Globe” können demnach als Orientierungshilfen dienen, es lohnt sich jedoch gezielt bei den einzelnen Event Locations nachzufragen.

Abschließend haben wir 5 unserer Top Locations für euer Green Meeting.

Unsere Top 5 Locations für euer Green Meeting

  1. Darmstadtium
  2. Umweltforum Berlin
  3. andel’s Hotel Berlin
  4. Elsa Brändström Haus
  5. Parkhotel Stuttgart Messe-Airport

Um euch die Planung und Organisation eures Green Meeting zu erleichtern, haben wir euch hier eine Checkliste als PDF Download vorbereitet: Checkliste Green Meeting (als PDF Download)

Weitere Top Green Meeting Locations und Tipps für euer nachhaltiges Event, von Green Meeting Tagungspauschalen bis zum nachhaltigen Catering findet ihr hier in unserem Green Meeting Special.

Ihr habt Ergänzungen oder wollt eure Erfahrungen mit anderen Veranstaltern teilen? Dann los! Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion im Blog.

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Silvester: Die Checkliste für deine perfekte Party!

Silvester-Checkliste – To make some memories that never fade away

Silvester Checkliste

Nicht mehr lange und die lang ersehnte Nacht der Nächte steht vor der Tür. Endlich ist es wieder Zeit alte Sachen hinter sich zu lassen und neue Vorsätze zu schmieden. Doch bevor es so weit ist, müssen wir uns um die Planung kümmern – was machen wir an Silvester? Die Glücklichen, die auf eine Silvester-Veranstaltung oder Party gehen, haben alles richtig gemacht. Für alle anderen, die sich dazu entschieden haben selbst eine Feier zu organisieren, heißt es jetzt nochmal zusammenreißen und ran an die Arbeit! Egal, ob du bei dir zu Hause feierst oder einen Raum mietest, die richtige Planung ist das A & O. Mit unserer Silvester-Checkliste bist du auf der richtigen Seite! Du vergisst nichts, hast einen Überblick, was du schon erledigt hast und was noch zu tun ist und du bekommst auch noch ein paar tolle Tipps!

  1. Wo steigt die Silvesterparty?
  • Bei dir zu Hause?
  • In einer gemieteten Location?
  • Wie groß ist der Raum?
  • Gibt es dort Essen/Getränke oder muss ich mich selbst darum kümmern?
  • Gibt es Gesetze und Regeln, die ich beachten muss?
  • Sollten Nachbarn nett vorgewarnt werden?

Tipp: Hier gehts zu unseren Top 10 Silvesterparty Locations! 

  1. Wann? – Überflüssige Frage, jeder weiß doch wann Silvester ist! Falsch gedacht!
  • 31. Dezember 2015
  • Uhrzeit: Sollen die Gäste UM xx Uhr da sein oder AB xx Uhr?
  • Open End oder ist irgendwann Schluss?
  1. Wer kommt zu deiner Fete?
  • Einladungen verschicken!
  • Rückmeldungstermin für Bestätigung der Teilnahme  oder Absage unbedingt angeben!
  • Wie viele Personen kommen?
  • Wie ist der Alters-Mix? Alles eine Altersklasse oder kommen auch Minderjährige (Jugendschutz) oder Ältere?
  • Gibt es Allergiker, Lebensmittelunverträglichkeiten oder sonstige Handicaps unter den Gästen?
  1. Was, wieso, weshalb, warum?
  • Was ist das für eine Veranstaltung (Party, Dinner, Outdoor etc.)?
  • Gibt es ein Motto?
  • Sollen meine Gäste einen bestimmten Kleidungsstil tragen?
  • Sind genug Stühle, Tische und Sitzgelegenheiten vorhanden? Oder lieber eine Stehparty?
  • Gibt es Dinge, die ich in Sicherheit bringen muss, damit sie nicht kaputt gehen?
  • Kümmer ich mich alleine um das Essen und die Getränke? Oder sollen meine Gäste etwas mitbringen?
  • Budget: Komme ich alleine für die Kosten auf? Oder verteile ich die Kosten auf alle Teilnehmer?
  • Essen: Buffet? Fingerfood? Dinner/Menü? Raclette oder Fondue?
  • Traditionen: Pfannkuchen? Kaviar? Lachs? Baguette?
  • Getränke: Alkoholische Getränke (für Cocktails, Longdrinks, Bier, Sekt etc.)? Alkoholfreie Getränke (Säfte, Kaffee, Tee, Softdrinks etc.) Gibt es bestimmte Vorlieben?
  • Dekoration: Girlanden? Luftschlangen? Konfetti?
  • Halte ich eine Ansprache? Jahresrückblick?
  • Ist eine Uhr vorhanden? Countdown!
  • Gibt es genügend Geschirr, Gläser und Sektgläser?
  • Programm:
    • Hab ich gute Musik? Ist eine Musikanlage vorhanden?
    • Gibt es Spiele, die wir spielen könnten? Was brauche ich dafür?
    • Gibt es einen Fernseher? Dinner for One? Countdown?
    • Bleigießen? Knallbonbons?
  • Möchte ich meinen Gästen etwas schenken (kleine Schoko-Hufeisen, Kleeblätter, Schornsteinfeger etc.)?
  • Feuerwerk: Raketen, Böller, Knallerbesen, Wunderkerzen?
  • Wer räumt am nächsten Tag mit mir auf?

10 Tipps – So wird deine Party ein Hit!

  • Kein festes Programm planen. Am besten ist es alles da zu haben, was man eventuell brauchen könnte falls die Party ins Stocken gerät.
  • Bringe alles in Sicherheit, was kaputt gehen könnte oder was dir wichtig ist! Nichts ist schlimmer als ein Gastgeber, der nicht entspannen kann und ständig nur guckt, was die Gäste treiben.
  • Dekoration & Catering: Weniger ist mehr! Kerzen am besten weglassen. Beim Catering allerdings lieber zu viel als zu wenig!
  • Musik: Remixe, Partyhits, Schlager, Oldies, Charts etc. Eine Mischung tut’s. Michael Jackson, Elvis, Macarena, Summer of 69 usw. kennt jeder!
  • Spiele damit der Abend nicht so lang wird: Activity, Bleigießen, Wer bin ich? PS- und Wii (SingStar, DanceStar, spezielle Partygames), Wunderkerzen und Knallbonbons
  • “Happy New Year”- Filmtipp (!): Regt zum Nachdenken an und ist ein schönes Ende für das Jahr
  • “Dinner for One”: Der Klassiker darf natürlich nicht fehlen!
  • Unter Freunden: Ein persönlicher Jahresrückblick mit den besten (und peinlichsten) Fotos 😉
  • Countdown: Rechtzeitig die Sektgläser füllen und das neue Jahr anzählen!
  • Feuerwerk: Lasst es krachen mit Raketen, Böllern, Wunderkerzen und Knallerbsen! Aber bitte nur mit zugelassenen und getesteten Feuerwerksartikeln!!!!

Wir wünschen euch eine unglaubliche Silvesterparty, jede Menge Spaß und viele, unvergessliche Erinnerungen!
Und wenn ihr noch eine Location zum Mieten sucht, schaut einfach auf eventsofa!

Checkliste Silvester als Download (pdf)

Hier gibt’s die Top 10 Silvesterparty Locations & Ideen 2016! 

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Mit Sicherheit zur gelungenen Veranstaltung

Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt keine Rechtsauskunft dar.

Eine eigene Veranstaltung hat fast jeder schon einmal selbst organisiert. Spätestens danach ist jedem klar, so rauschend das Fest auch war, Planung und Organisation davor kosten so einige Nerven und vor allem Zeit!

Was vielen unbewusst ist: Ab einer Gästezahl von über 200 Personen oder bei einer Outdoor-Veranstaltung (wenn die Anlage mehr als 1000 Besucher fasst und ganz oder teilweise aus baulichen Anlagen besteht) gelten strengere rechtliche Regeln. Hier werden erhöhte Anforderungen an den Brandschutz und die Flucht- und Rettungswege gestellt. Deswegen ist es für den Veranstalter besonders wichtig, sich schon im Vornherein über seine Rechte und Pflichten im Klaren zu sein. Einige Veranstalter vergessen bei ihren Planungen, dass sie nicht nur eine gute Organisation an den Tag legen müssen, sondern auch für die Sicherheit ihrer Gäste verantwortlich sind. Deshalb lohnt sich hier ein Blick in die Versammlungsstättenverordnung (in Berlin: Betriebs-Verordnung, § 32 – siehe Bild). Hier ist bundeslandspezifisch die Rechtsverordnung festgehalten, die Bau und Betrieb der Locations regeln. (Näheres z.B. bei Wikipedia nachlesbar.)

Betriebs-Verordnung Berlin, § 32
Betriebs-Verordnung Berlin, § 32

Grundsätzlich haftet im Schadensfall der Betreiber der Location. Jedoch werden oftmals per Vertrag die Pflichten auf den Veranstaltungsleiter übertragen. Deshalb sollte man u.a. die folgenden Punkte beachten:

  • Sicherheit der Gäste und Einhaltung der (baurechtlichen) Vorschriften
  • Anwesenheitspflicht des Veranstaltungsleiters während der Veranstaltung
  • Zusammenarbeit mit dem Ordnungsdienst, der Brandsicherheitswache und dem Sicherheitsdienst muss gewährleistet sein
  • Um die Veranstaltung durchführen zu können, sollten die Sicherheit und die damit verbundene Technik (z.B. Rauchmelder) betriebsbereit sein

Um möglichen Sicherheitsrisiken aus dem Weg zu gehen, lohnt es sich bereits im Vorfeld ein Sicherheitskonzept zu erstellen. Dies ist nichts anderes als eine strukturierte Organisation, die die Maßnahmen auflistet, die zur Sicherheit beitragen. Dadurch wird gewährleistet, dass Notfälle eingeplant sind und man schnell darauf reagieren kann.

Um den bestmöglichen Standard zu garantieren sind z.B. folgende Vorkehrungen zu treffen:

  1. Zu allererst sollte man sich über betriebliche Maßnahmen im Klaren sein. Soll heißen: Führt man ein Glasverbot, Rauchverbot etc. sowie eine Zutrittseinschränkung ein?
  2. Dann sollte man die Notfallorganisation in Sachen Brandschutz kontrollieren:  Zum Beispiel: Sind funktionierende Rauchmelder und Feuerlöscher vorhanden? Sind alle Sicherheitswege zugänglich?
  3. Auch die Erste Hilfe sollte garantiert sein. Existiert ein Verbandskasten? Kann jemand vom  Personal als Ersthelfer fungieren und kann eine reibungslose Übergabe an den Rettungsdienst erfolgen?
  4. Zum Schluss sollte man die technischen Maßnahmen überprüfen: Sind Absperrungen vorhanden? Sind alle Kabel abgedeckt? Sollen Einlassschleusen angebracht werden? etc.

Nichtsdestotrotz können Unfälle nicht 100%ig ausgeschlossen werden. Eine genaue Absprache mit dem Vermieter ist in jedem Fall nötig. Hilfreich können auch Fotos der Räumlichkeiten sein, um bei möglichen Schadensfällen etwas in der Hand zu haben.

Bei der ganzen Planung sollte man jedoch nicht den Spaß an der Sache verlieren und sich auf einen tollen Abend freuen. Somit viel Spaß beim Organisieren deiner eigenen Feier und ein rauschendes Fest, das mit Sicherheit gelingen wird!

by Laura

 

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du bequem und schnell die perfekte Location für deine Veranstaltung,
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Dein erfolgreiches Event: Checkliste zur Eventplanung

Alles steht und fällt mit der Location. Aber bevor man gleich wild mit der Recherche startet, macht es Sinn sich ein paar Gedanken zum Event zu machen. In jedem Fall sparst du eine Menge Zeit & Nerven.

Checkliste zur Eventplanung
Checkliste zur Eventplanung

Deshalb habe ich hier die wichtigsten Punkte zusammengestellt – in Frageform zum Beantworten.

1. Worum geht’s denn eigentlich?

  • Was planst du für eine Veranstaltung?
  • Und wozu?
  • Wen willst du erreichen (deine Zielgruppe)?
  • Mit wie vielen Teilnehmern rechnest du?
  • Wie alt ist deine Zielgruppe? Kann vom Alter auf einen besonderen Bedarf geschlossen werden, wie Fahrstuhl, Kindersitze etc.?)
  • Gibt es Teilnehmer mit Handicap?
  • Wann soll dein Event stattfinden? (Wie flexibel kann der Termin festgesetzt werden? Andere Veranstaltungen, Feiertage, Urlaubs-/Ferienzeit beachten)
  • Wo soll das Event stattfinden (Land, Stadt, Ort)?
  • Wie groß ist das Budget?


2. Was für eine Location suchst du?

  • Welcher Veranstaltungstyp passt zu deiner Veranstaltung? Hotel, Restaurant, Kongresszentrum, Schloss oder Schiff (…)?
  • Sollen deine Teilnehmer übernachten können?
  • Wie wichtig ist dir das Drumherum? Soll es eher abgelegen sein oder unbedingt zentral und gut erreichbar?
  • Wie reisen deine Teilnehmer an? Werden Parkplätze benötigt?
  • Catering/Verpflegung vor Ort gewünscht?
  • Wie viele Räume brauchst du?
  • Wie groß sollte der Raum bzw. sollten die Räume sein?
  • Bist du auf eine bestimmte Bestuhlungsvariante angewiesen? Theater-, Bankett- oder parlamentarische Bestuhlung?
  • Tageslicht oder Klimatisierung gewünscht?


3. Was brauchst du alles an Medien und Hilfsmitteln?

  • Welche Technik benötigst du? Beamer und Leinwand für eine Präsentation? Beschallungsanlage? Mikrofon? Internet?
  • Wie sollte der Raum ausgestattet sein? (Podium, Podest, Rednerpult, Tanzfläche, Laufsteg, Verdunklungsmöglichkeit)
  • Wird ein Techniker vor Ort gebraucht?


4. Soll’s noch ein bisschen mehr sein?

  • Bei längeren Veranstaltungen sollte das Freizeitangebot der Location und/oder Umgebung gecheckt werden.
  • Was kannst du dir für ein Rahmenprogramm vorstellen?
  • Moderator, Künstler oder Band gewünscht?

Und auf geht’s in die Location-Recherche. Jetzt kannst du viel gezielter suchen, vergleichen und die Locations direkt anfragen: www.eventsofa.de

Fehlt dir was im Fragenkatalog? Ich freue mich über Ergänzungen!

Hier findest du die Checkliste zur Eventplanung mit Platz für eigene Notizen.

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