Offsite-Meeting mit Team Event: Checkliste zur Umsetzung

Damit das Offsite-Meeting inklusive Team Event ein voller Erfolg wird und sich alle Mitarbeiter noch lange daran erinnern, kommt es auf eine gute Planung dieses Events an. Egal für welche Aktivität ihr euch entscheidet, die richtige Planung ist das A & O. Mit unserer Checkliste für die Umsetzung eures Team Events seid ihr auf der richtigen Seite! Ihr vergesst nichts, habt einen Überblick, was ihr schon erledigt habt und was noch zu tun ist und nebenbei bekommt ihr auch noch ein paar tolle Tipps!

Checkliste Offsite Meeting mit Team Event
Checkliste Offsite Meeting mit Team Event

1. Wann findet das Offsite-Meeting statt?

  • Zu welcher Jahreszeit? (Outdoor- oder Indoor-Event?)
  • Datum?
  • Uhrzeit? Dauer des Events?
  • Wie viel Zeit stellt der Chef für das Team Event bereit (Tag, Wochenende, ½ Tag, etc.)
  • Worauf muss geachtet werden, z.B. Ferien, Feiertage, Hochsaison?
  • Wann muss mit der Planung begonnen werden?
  • Gibt es einen Plan B falls der Termin nicht klappt?

2. Thema & Ziel des Offsite-Meetings?

  • Welches Thema hat das Offsite-Meeting?
  • Welche Ziele sollen erreicht werden?
  • Welcher Inhalt soll vermittelt werden?
  • Kann man die Inhalte des Team Events auf das Thema des Meetings abstimmen?
  • Konzeptentwicklung

3. Wo findet das Offsite-Meeting statt?

  • Welches Budget steht zur Verfügung (fix / flexibel)?
  • Outdoor oder Indoor-Location?
  • Location Recherche, z.B. auf www.eventsofa.de
  • Passt die Location zum Thema / zu den Zielen des Meetings?
  • Wie groß ist die Location?
  • Wie viele Teilnehmer passen in die Location?
  • Besichtigungstermin vereinbaren?
  • Gibt es genügend Parkplätze?
  • Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
  • Location buchen!
  • Gibt es einen Plan B, wenn das Wetter schlecht ist / etwas Ungeplantes eintritt?

4. An- und Abreise

  • Wie reisen die Mitarbeiter an (Bus, Bahn, Auto usw.)?
  • Erfolgt eine gemeinsame An-/Abreise?
  • Wo ist der Treffpunkt für die gemeinsame Anreise?

5. Vertragsbedingungen

  • Zahlungsmodalitäten klären
  • ggf. Versicherungen abschließen
  • Stornokonditionen prüfen
  • Reservierungs-/Buchungsfristen

6. Vorbereitung Meeting

  • Wer ist für die Inhalte des Meetings verantwortlich?
  • Müssen sich die Mitarbeiter auf etwas vorbereiten?
  • Tagungsmappen etc. erstellen
  • Ablauf mit der Location besprechen
  • Ist Präsentationstechnik vorhanden?
  • Gibt es ein Catering oder muss ein externer Caterer organisiert werden?

7. Ablauf Team Event / Programmablauf

  • Welche Aktivitäten werden durchgeführt?
  • Wann sind Pausen?
  • Wann beginnt das Meeting?
  • Dauer des Meetings?
  • Informationen zum Programmablauf an die Mitarbeiter weitergeben
  • Mitarbeiter informieren (Wann, wo, wie, was usw. / Kleidung, Motto)

8. Nachbereitung

  • Wer ist für die Ergebnisanalyse verantwortlich?
  • Nachkalkulation
  • Fotos als Erinnerung verschicken / aufhängen
  • Feedback der Mitarbeiter einholen, um für die nächsten Team Events zu lernen

Tipps für ein erfolgreiches Offsite-Meeting

  • Rechtzeitig mit der Planung beginnen
  • Alternativen / Plan B planen
  • Informiert eure Mitarbeiter über die wichtigsten Details, aber verratet nicht zu viel, dass erhöht die Vorfreude und Spannung
  • Eventuell einen Countdown oder ein Rätsel organisieren
  • Versucht nicht es allen Mitarbeitern recht zu machen, das funktioniert nicht
  • Organisiert kein Team Event, das Mitarbeiter bloßstellen könnte bzw. zwingt niemanden dazu etwas zu tun (z.B. beim Karaoke: Wer nicht singen möchte, muss nicht singen)
  • Danksagung an alle Mitarbeiter, das hinterlässt einen bleibenden Eindruck
  • Schafft langfristige Erinnerungswerte, z.B. durch Fotos oder Videos

Hier gibt es die Checkliste Team Event und Offsite Meeting als kostenlosen PDF Download.

Ihr sucht Ideen für euer Team Event und Meeting? Wir haben euch unsere Top Locations und Tipps auf einer Sonderseite zusammengestellt: Ideen für das Team Event 2013.

 

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Green Meeting: Eventplanung im Zeichen der Nachhaltigkeit

Green Meeting? – Kenn ich!

Es gibt wohl kaum einen Menschen, der das nicht schon mal erlebt hat, diesen Moment in einem Gespräch, wenn man auf die Rückfrage des Gegenüber nach kurzem Zögern antwortet: “Klar weiß ich darüber Bescheid.” Diese und ähnliche Aussagen sind meistens ein untrügliches Zeichen dafür, dass man entweder noch niemals davon gehört oder eben nur eine vage Vorstellung davon hat, worum es tatsächlich geht. Letzteres dürfte bei der Erwähnung des Begriffs Green Meeting häufig der Fall sein.

WALD/WOOD by Wolfgang Wildner
WALD/WOOD by Wolfgang Wildner

Zunächst zu dem, was im Verlauf der letzten Jahre allen Branchenkennern und Beteiligten klar geworden sein dürfte. Die Durchführung von Veranstaltungen bringt teilweise massive Belastungen für die Umwelt mit sich. Angefangen beim CO2 Ausstoß verursacht durch die Anreise von Teilnehmern, über die Produktion großer Mengen von Abfall, bis hin zu erhöhtem Energie- und Wasserverbrauch. Bei der Durchführung eines Green Meeting sollen eben diese umweltbelastenden Auswirkungen reduziert werden.
Doch wie sieht das in der Praxis aus? Wie genau können Unternehmen und Agenturen, die das für ihre Kunden organisieren sollen, umsetzen? Wie sehen die Kriterien für ein Green Meeting tatsächlich aus? Und woran erkennt man eine “grüne” Veranstaltungsstätte?

Kriterien, Maßnahmen und Merkmale nachhaltiger Veranstaltungen

Die Kriterien für ein Green Meeting lassen sich bislang nicht in Zahlen ausdrücken. So gibt es beispielsweise keinen Maximalwert beim Stromverbrauch oder CO2 Ausstoß.
Wie also kann ein Veranstalter nun konkret an die Planung und Durchführung eines Green Meeting herangehen?
Hilfreich ist es, den Nachhaltigkeitsgedanken wirklich zu verinnerlichen und alle folgenden Überlegungen aus dieser Perspektive heraus anzustellen. Als Zielsetzungen ergeben sich u.a.

  1. die Reduzierung des CO2 Ausstoßes,
  2. die Schonung von Ressourcen, d.h. Papier, Wasser und Energie sparen und
  3. die Verringerung der Abfallproduktion.

Der nächste Schritt besteht in der Formulierung konkreter Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele. Hier eine Checkliste für eine relativ einfache und kostengünstige Planung und Durchführung eines Green Meeting:

  • Anreise mit der Bahn – bei der An- und Abreise der Teilnehmer sollte die Anbindung der Location an öffentliche Verkehrsmittel gewährleistet sein. Die Bahn erweist sich dabei als besonders emissionsarme Alternative.
  • Papier sparen – die Bereitstellung von Arbeits- und Informationsmaterial in digitaler Form für Laptop, Tablet und Smartphone ist eine papierlose und kostensparende Maßnahme.
  • Aus der Region – dies sollte nicht nur fürs Catering gelten. Kurze Transportwege führen in jedem Fall zu einem verminderten CO2 Ausstoß.
  • “Recycling” für alle(s) – ob es die Abfallbeseitigung, gebrauchtes Geschirr oder des Equipment betrifft. Nicht nur auf die Wiederverwertung von getrenntem Müll, sondern auch auf die Wiederverwendbarkeit von Gebrauchsgegenständen sollte geachtet werden.
  • Event Locations – insbesondere Hotels weisen häufig auf die Nachhaltigkeit im gesamten Betrieb des Hauses hin, in manchen Fällen werden auch entsprechende Pauschalangebote für Konferenzen und Tagungen angeboten. Eine große Auswahl an zertifizierten Veranstaltungsstätten findet sich in der Anbieter-Datenbank des GCB German Convention Bureau.
    Zu den derzeit vorhandenen Zertifizierungssystemen sei gesagt, dass sie alle ihre Vor- und Nachteile haben. Zum einen sind die Anforderungen an die Locations unterschiedlich hoch und zum anderen für den Veranstalter nicht immer auf den ersten Blick verständlich. Eine intensivere Auseinandersetzung, teilweise aber auch geringere Auswahl kann bei regional begrenzten Plattformen gefunden werden.
    Zertifizierungssysteme, z.B. das “Green Globe” können demnach als Orientierungshilfen dienen, es lohnt sich jedoch gezielt bei den einzelnen Event Locations nachzufragen.

Abschließend haben wir 5 unserer Top Locations für euer Green Meeting.

Unsere Top 5 Locations für euer Green Meeting

  1. Darmstadtium
  2. Umweltforum Berlin
  3. andel’s Hotel Berlin
  4. Elsa Brändström Haus
  5. Parkhotel Stuttgart Messe-Airport

Um euch die Planung und Organisation eures Green Meeting zu erleichtern, haben wir euch hier eine Checkliste als PDF Download vorbereitet: Checkliste Green Meeting (als PDF Download)

Weitere Top Green Meeting Locations und Tipps für euer nachhaltiges Event, von Green Meeting Tagungspauschalen bis zum nachhaltigen Catering findet ihr hier in unserem Green Meeting Special.

Ihr habt Ergänzungen oder wollt eure Erfahrungen mit anderen Veranstaltern teilen? Dann los! Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion im Blog.

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Silvester: Die Checkliste für deine perfekte Party!

Silvester-Checkliste – To make some memories that never fade away

Silvester Checkliste

Nicht mehr lange und die lang ersehnte Nacht der Nächte steht vor der Tür. Endlich ist es wieder Zeit alte Sachen hinter sich zu lassen und neue Vorsätze zu schmieden. Doch bevor es so weit ist, müssen wir uns um die Planung kümmern – was machen wir an Silvester? Die Glücklichen, die auf eine Silvester-Veranstaltung oder Party gehen, haben alles richtig gemacht. Für alle anderen, die sich dazu entschieden haben selbst eine Feier zu organisieren, heißt es jetzt nochmal zusammenreißen und ran an die Arbeit! Egal, ob du bei dir zu Hause feierst oder einen Raum mietest, die richtige Planung ist das A & O. Mit unserer Silvester-Checkliste bist du auf der richtigen Seite! Du vergisst nichts, hast einen Überblick, was du schon erledigt hast und was noch zu tun ist und du bekommst auch noch ein paar tolle Tipps!

  1. Wo steigt die Silvesterparty?
  • Bei dir zu Hause?
  • In einer gemieteten Location?
  • Wie groß ist der Raum?
  • Gibt es dort Essen/Getränke oder muss ich mich selbst darum kümmern?
  • Gibt es Gesetze und Regeln, die ich beachten muss?
  • Sollten Nachbarn nett vorgewarnt werden?

Tipp: Hier gehts zu unseren Top 10 Silvesterparty Locations! 

  1. Wann? – Überflüssige Frage, jeder weiß doch wann Silvester ist! Falsch gedacht!
  • 31. Dezember 2015
  • Uhrzeit: Sollen die Gäste UM xx Uhr da sein oder AB xx Uhr?
  • Open End oder ist irgendwann Schluss?
  1. Wer kommt zu deiner Fete?
  • Einladungen verschicken!
  • Rückmeldungstermin für Bestätigung der Teilnahme  oder Absage unbedingt angeben!
  • Wie viele Personen kommen?
  • Wie ist der Alters-Mix? Alles eine Altersklasse oder kommen auch Minderjährige (Jugendschutz) oder Ältere?
  • Gibt es Allergiker, Lebensmittelunverträglichkeiten oder sonstige Handicaps unter den Gästen?
  1. Was, wieso, weshalb, warum?
  • Was ist das für eine Veranstaltung (Party, Dinner, Outdoor etc.)?
  • Gibt es ein Motto?
  • Sollen meine Gäste einen bestimmten Kleidungsstil tragen?
  • Sind genug Stühle, Tische und Sitzgelegenheiten vorhanden? Oder lieber eine Stehparty?
  • Gibt es Dinge, die ich in Sicherheit bringen muss, damit sie nicht kaputt gehen?
  • Kümmer ich mich alleine um das Essen und die Getränke? Oder sollen meine Gäste etwas mitbringen?
  • Budget: Komme ich alleine für die Kosten auf? Oder verteile ich die Kosten auf alle Teilnehmer?
  • Essen: Buffet? Fingerfood? Dinner/Menü? Raclette oder Fondue?
  • Traditionen: Pfannkuchen? Kaviar? Lachs? Baguette?
  • Getränke: Alkoholische Getränke (für Cocktails, Longdrinks, Bier, Sekt etc.)? Alkoholfreie Getränke (Säfte, Kaffee, Tee, Softdrinks etc.) Gibt es bestimmte Vorlieben?
  • Dekoration: Girlanden? Luftschlangen? Konfetti?
  • Halte ich eine Ansprache? Jahresrückblick?
  • Ist eine Uhr vorhanden? Countdown!
  • Gibt es genügend Geschirr, Gläser und Sektgläser?
  • Programm:
    • Hab ich gute Musik? Ist eine Musikanlage vorhanden?
    • Gibt es Spiele, die wir spielen könnten? Was brauche ich dafür?
    • Gibt es einen Fernseher? Dinner for One? Countdown?
    • Bleigießen? Knallbonbons?
  • Möchte ich meinen Gästen etwas schenken (kleine Schoko-Hufeisen, Kleeblätter, Schornsteinfeger etc.)?
  • Feuerwerk: Raketen, Böller, Knallerbesen, Wunderkerzen?
  • Wer räumt am nächsten Tag mit mir auf?

10 Tipps – So wird deine Party ein Hit!

  • Kein festes Programm planen. Am besten ist es alles da zu haben, was man eventuell brauchen könnte falls die Party ins Stocken gerät.
  • Bringe alles in Sicherheit, was kaputt gehen könnte oder was dir wichtig ist! Nichts ist schlimmer als ein Gastgeber, der nicht entspannen kann und ständig nur guckt, was die Gäste treiben.
  • Dekoration & Catering: Weniger ist mehr! Kerzen am besten weglassen. Beim Catering allerdings lieber zu viel als zu wenig!
  • Musik: Remixe, Partyhits, Schlager, Oldies, Charts etc. Eine Mischung tut’s. Michael Jackson, Elvis, Macarena, Summer of 69 usw. kennt jeder!
  • Spiele damit der Abend nicht so lang wird: Activity, Bleigießen, Wer bin ich? PS- und Wii (SingStar, DanceStar, spezielle Partygames), Wunderkerzen und Knallbonbons
  • “Happy New Year”- Filmtipp (!): Regt zum Nachdenken an und ist ein schönes Ende für das Jahr
  • “Dinner for One”: Der Klassiker darf natürlich nicht fehlen!
  • Unter Freunden: Ein persönlicher Jahresrückblick mit den besten (und peinlichsten) Fotos 😉
  • Countdown: Rechtzeitig die Sektgläser füllen und das neue Jahr anzählen!
  • Feuerwerk: Lasst es krachen mit Raketen, Böllern, Wunderkerzen und Knallerbsen! Aber bitte nur mit zugelassenen und getesteten Feuerwerksartikeln!!!!

Wir wünschen euch eine unglaubliche Silvesterparty, jede Menge Spaß und viele, unvergessliche Erinnerungen!
Und wenn ihr noch eine Location zum Mieten sucht, schaut einfach auf eventsofa!

Checkliste Silvester als Download (pdf)

Hier gibt’s die Top 10 Silvesterparty Locations & Ideen 2016! 

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Mit Sicherheit zur gelungenen Veranstaltung

Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt keine Rechtsauskunft dar.

Eine eigene Veranstaltung hat fast jeder schon einmal selbst organisiert. Spätestens danach ist jedem klar, so rauschend das Fest auch war, Planung und Organisation davor kosten so einige Nerven und vor allem Zeit!

Was vielen unbewusst ist: Ab einer Gästezahl von über 200 Personen oder bei einer Outdoor-Veranstaltung (wenn die Anlage mehr als 1000 Besucher fasst und ganz oder teilweise aus baulichen Anlagen besteht) gelten strengere rechtliche Regeln. Hier werden erhöhte Anforderungen an den Brandschutz und die Flucht- und Rettungswege gestellt. Deswegen ist es für den Veranstalter besonders wichtig, sich schon im Vornherein über seine Rechte und Pflichten im Klaren zu sein. Einige Veranstalter vergessen bei ihren Planungen, dass sie nicht nur eine gute Organisation an den Tag legen müssen, sondern auch für die Sicherheit ihrer Gäste verantwortlich sind. Deshalb lohnt sich hier ein Blick in die Versammlungsstättenverordnung (in Berlin: Betriebs-Verordnung, § 32 – siehe Bild). Hier ist bundeslandspezifisch die Rechtsverordnung festgehalten, die Bau und Betrieb der Locations regeln. (Näheres z.B. bei Wikipedia nachlesbar.)

Betriebs-Verordnung Berlin, § 32
Betriebs-Verordnung Berlin, § 32

Grundsätzlich haftet im Schadensfall der Betreiber der Location. Jedoch werden oftmals per Vertrag die Pflichten auf den Veranstaltungsleiter übertragen. Deshalb sollte man u.a. die folgenden Punkte beachten:

  • Sicherheit der Gäste und Einhaltung der (baurechtlichen) Vorschriften
  • Anwesenheitspflicht des Veranstaltungsleiters während der Veranstaltung
  • Zusammenarbeit mit dem Ordnungsdienst, der Brandsicherheitswache und dem Sicherheitsdienst muss gewährleistet sein
  • Um die Veranstaltung durchführen zu können, sollten die Sicherheit und die damit verbundene Technik (z.B. Rauchmelder) betriebsbereit sein

Um möglichen Sicherheitsrisiken aus dem Weg zu gehen, lohnt es sich bereits im Vorfeld ein Sicherheitskonzept zu erstellen. Dies ist nichts anderes als eine strukturierte Organisation, die die Maßnahmen auflistet, die zur Sicherheit beitragen. Dadurch wird gewährleistet, dass Notfälle eingeplant sind und man schnell darauf reagieren kann.

Um den bestmöglichen Standard zu garantieren sind z.B. folgende Vorkehrungen zu treffen:

  1. Zu allererst sollte man sich über betriebliche Maßnahmen im Klaren sein. Soll heißen: Führt man ein Glasverbot, Rauchverbot etc. sowie eine Zutrittseinschränkung ein?
  2. Dann sollte man die Notfallorganisation in Sachen Brandschutz kontrollieren:  Zum Beispiel: Sind funktionierende Rauchmelder und Feuerlöscher vorhanden? Sind alle Sicherheitswege zugänglich?
  3. Auch die Erste Hilfe sollte garantiert sein. Existiert ein Verbandskasten? Kann jemand vom  Personal als Ersthelfer fungieren und kann eine reibungslose Übergabe an den Rettungsdienst erfolgen?
  4. Zum Schluss sollte man die technischen Maßnahmen überprüfen: Sind Absperrungen vorhanden? Sind alle Kabel abgedeckt? Sollen Einlassschleusen angebracht werden? etc.

Nichtsdestotrotz können Unfälle nicht 100%ig ausgeschlossen werden. Eine genaue Absprache mit dem Vermieter ist in jedem Fall nötig. Hilfreich können auch Fotos der Räumlichkeiten sein, um bei möglichen Schadensfällen etwas in der Hand zu haben.

Bei der ganzen Planung sollte man jedoch nicht den Spaß an der Sache verlieren und sich auf einen tollen Abend freuen. Somit viel Spaß beim Organisieren deiner eigenen Feier und ein rauschendes Fest, das mit Sicherheit gelingen wird!

by Laura

 

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Dein erfolgreiches Event: Checkliste zur Eventplanung

Alles steht und fällt mit der Location. Aber bevor man gleich wild mit der Recherche startet, macht es Sinn sich ein paar Gedanken zum Event zu machen. In jedem Fall sparst du eine Menge Zeit & Nerven.

Checkliste zur Eventplanung
Checkliste zur Eventplanung

Deshalb habe ich hier die wichtigsten Punkte zusammengestellt – in Frageform zum Beantworten.

1. Worum geht’s denn eigentlich?

  • Was planst du für eine Veranstaltung?
  • Und wozu?
  • Wen willst du erreichen (deine Zielgruppe)?
  • Mit wie vielen Teilnehmern rechnest du?
  • Wie alt ist deine Zielgruppe? Kann vom Alter auf einen besonderen Bedarf geschlossen werden, wie Fahrstuhl, Kindersitze etc.?)
  • Gibt es Teilnehmer mit Handicap?
  • Wann soll dein Event stattfinden? (Wie flexibel kann der Termin festgesetzt werden? Andere Veranstaltungen, Feiertage, Urlaubs-/Ferienzeit beachten)
  • Wo soll das Event stattfinden (Land, Stadt, Ort)?
  • Wie groß ist das Budget?


2. Was für eine Location suchst du?

  • Welcher Veranstaltungstyp passt zu deiner Veranstaltung? Hotel, Restaurant, Kongresszentrum, Schloss oder Schiff (…)?
  • Sollen deine Teilnehmer übernachten können?
  • Wie wichtig ist dir das Drumherum? Soll es eher abgelegen sein oder unbedingt zentral und gut erreichbar?
  • Wie reisen deine Teilnehmer an? Werden Parkplätze benötigt?
  • Catering/Verpflegung vor Ort gewünscht?
  • Wie viele Räume brauchst du?
  • Wie groß sollte der Raum bzw. sollten die Räume sein?
  • Bist du auf eine bestimmte Bestuhlungsvariante angewiesen? Theater-, Bankett- oder parlamentarische Bestuhlung?
  • Tageslicht oder Klimatisierung gewünscht?


3. Was brauchst du alles an Medien und Hilfsmitteln?

  • Welche Technik benötigst du? Beamer und Leinwand für eine Präsentation? Beschallungsanlage? Mikrofon? Internet?
  • Wie sollte der Raum ausgestattet sein? (Podium, Podest, Rednerpult, Tanzfläche, Laufsteg, Verdunklungsmöglichkeit)
  • Wird ein Techniker vor Ort gebraucht?


4. Soll’s noch ein bisschen mehr sein?

  • Bei längeren Veranstaltungen sollte das Freizeitangebot der Location und/oder Umgebung gecheckt werden.
  • Was kannst du dir für ein Rahmenprogramm vorstellen?
  • Moderator, Künstler oder Band gewünscht?

Und auf geht’s in die Location-Recherche. Jetzt kannst du viel gezielter suchen, vergleichen und die Locations direkt anfragen: www.eventsofa.de

Fehlt dir was im Fragenkatalog? Ich freue mich über Ergänzungen!

Hier findest du die Checkliste zur Eventplanung mit Platz für eigene Notizen.

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