Eventmanagement: 10 wichtige Punkte für den Location Check

Bei der Suche und der Wahl einer perfekt passenden Location für Euer Event sind viele Dinge zu beachten. Im Vordergrund steht, dass die Eventlocation auf die Zielgruppe und das Thema der Veranstaltung abgestimmt sein muss. Welche Werte, welches Image oder welchen Eindruck soll die Location und das Event den Gästen vermitteln? Das Ambiente der Location sollte daher zur geplanten Veranstaltung passen. Sobald Ihr eine Eventlocation in die engere Wahl geschlossen habt, ist es wichtig, dass Ihr Euch diese vor Ort genauer anschaut, um sicher gehen zu können, dass sie den richtigen Rahmen für Eure Veranstaltung bietet. Wir haben eine Checkliste mit den wichtigsten 10 Punkten für Euch erstellt, die Euch als Leitfaden dienen soll, die richtige Location zu finden.

1. Größe der Location

Die Größe der Location ist ein wichtiger Faktor bei der Wahl eines Veranstaltungsortes für Euer nächstes Event. Die Größe muss den Anforderungen der Veranstaltung gerecht werden. Einerseits darf die Eventlocation nicht zu groß sein, da zu große Locations oftmals den Eindruck erwecken können, dass zu wenige Gäste auf dem Event erschienen sind. Andererseits kann eine zu kleine Eventlocation wiederum beengend wirken. Ihr müsst Euch also bei der Wahl einer Location im Klaren sein, wie viele Gäste Ihr auf Eurem Event erwartet. Erst dann könnt Ihr richtig mit der Suche nach der idealen Location anfangen.

Arminius-Markthalle in Berlin - Eine tolle Eventlocation mit viel Raum für kreative Ideen
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2. Lage des Veranstaltungsortes

Was Ihr außerdem beim Location Check beachten solltet, ist die Lage und die Erreichbarkeit der Location. Je nach Veranstaltung ist es unverzichtbar, dass die Anreise zum Veranstaltungsort entweder mit dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln möglich ist. Vor Ort solltet Ihr beachten, ob ausreichend Parkplätze oder nahegelegene Parkhäuser vorhanden sind, sodass alle Gäste einen Parkplatz finden. Gegebenenfalls könnt Ihr Euch auch erkundigen in welcher Höhe Parkgebühren für Eure Gäste anfallen. Falls Eure Besucher einen weiten Weg vom Bahnhof zur Location haben, solltet Ihr eventuell einen Shuttle-Service einrichten lassen. Wenn Eure Gäste nicht direkt aus der Umgebung kommen und auf eine Übernachtungsmöglichkeit angewiesen sind, ist es von Vorteil, wenn es in unmittelbarer Nähe des Veranstaltungsortes Hotels gibt, in denen Eure Gäste unterkommen können. Nahegelegene Hotels sind daher sinnvoll, da Eure Gäste nach Eurer Veranstaltung somit keinen langen Heimweg mehr in Anspruch nehmen müssen. Erkundigt Euch außerdem ob für den Zeitraum Eures Events ausreichend Hotelzimmer für die Besucher Eures Events zu erschwinglichen Preisen vorhanden sind.

3. Infrastruktur der Location

Bei der Besichtigung vor Ort könnt Ihr Euch den besten Eindruck über die Infrastruktur der Location verschaffen. Hierbei solltet Ihr beachten mit wie vielen Räumen oder Außenflächen die Eventlocation ausgestattet ist und inwiefern Euch die Nutzung für Euer Event erlaubt ist. Für bestimmte Veranstaltungen ist es wichtig, dass Räume befahrbar oder teilbar sind. Dabei solltet Ihr beachten wie die Entlade- und Belademöglichkeiten, die Länge der Laufwege für den Auf- und Abbau und die Höhe der Räume sind. Kontrolliert außerdem ob die Location behindertengerecht ist. Wenn geplant ist, dass Vorträge oder Meetings mit einer Leinwand in den Räumlichkeiten stattfinden sollen, dann solltet Ihr aufpassen, ob sich Säulen im Raum befinden, die die Sicht auf die Leinwand behindern könnten. Zusätzlich müsst Ihr prüfen, ob die Räumlichkeiten durch Tageslicht durchflutet werden, ob man die Räume bei Bedarf verdunkeln kann und ob andere Beleuchtungsmöglichkeiten vorhanden sind. Weiterhin ist eine gute Akustik in den Räumen ein wichtiger Punkt, der nicht vernachlässigt werden sollte. Bei hellhörigen Räumlichkeiten ist eine Mikrophonanlage beispielsweise nicht unbedingt notwendig. Wenn Ihr bei Eurem Event vorhabt laute Musik abzuspielen, sollte die Location mit einer ausreichenden Schallisolierung ausgestattet sein. Hierbei müsst Ihr jedoch auch die Hausordnung der Location berücksichtigen (Siehe Punkt 9 Vorschriften).

4. Veranstaltungstechnik in der Eventlocation

Auf Eurer Checkliste für den Location Check dürft Ihr den Punkt Veranstaltungstechnik nicht vergessen. Eine gewisse technische Ausstattung ist nämlich für viele Events erforderlich. Vor allem für Vorträge, Meetings, Konferenzen, Konzerte, Galas, Weihnachtsfeiern oder andere Partys ist es wichtig, dass die Location mit entsprechender Veranstaltungstechnik ausgestattet ist. Ihr solltet bei Eurem Kontrollbesuch der Location daher prüfen, ob ausreichend Stromanschlüsse vorhanden sind. Zudem könnt ihr Euch informieren, ob Euch WLAN, ein Telefon, PC’s, Beamer, eine Tonanlage, eine Klimaanlage, eine Leinwand und Mikrophone zur Verfügung stehen. Wenn bestimmte Sachen nicht vorhanden sind, müsst Ihr rechtzeitig sichergehen was Ihr selbst mitbringen oder organisieren müsst.

5. Möblierung

Die Möblierung ist von Location zu Location unterschiedlich. Viele Eventlocations bieten Euch eine Grundausstattung an und verlangen für die zusätzliche Nutzung von bestimmtem Mobiliar eine extra Gebühr. Informiert Euch also frühzeitig, ob ausreichend Sitzmöglichkeiten und genügend Tische vorhanden sind oder ob Ihr eine zusätzliche Einrichtung organisieren müsst. Achtet bei der Locationbesichtigung darauf, ob die Stühle bequem und mit oder ohne Armlehnen ausgestattet sind. Bei langen Veranstaltungen, ist es sinnvoll, dass Ihr Euren Gästen komfortable Sitzmöglichkeiten anbietet. Es ist außerdem wichtig, dass Ihr wisst was für Tische die Eventlocation zur Verfügung stellt. Falls Ihr einen Sektempfang plant benötigt Ihr idealerweise Stehtische. Für ein Buffet oder mehrgängiges-Menü wären dahingegen runde oder eckige Tische geeignet. Überprüft außerdem ob sich ein Rednerpult mit Mikrophon, Bühnenelemente, Podeste und Stellwände in den Räumlichkeiten befinden.

Lichtdurchfluteter Konferenzraum im Tagungs- und Eventzentrum Vision Park in Herzogenaurach
Lichtdurchfluteter Konferenzraum im Tagungs- und Eventzentrum Vision Park in Herzogenaurach

6. Zusätzliche Ausstattung für Eure Veranstaltung

Neben den bisher genannten Aspekten verfügt die Location idealerweise auch über eine zusätzliche Ausstattung. Auf Eurer Checkliste solltet Ihr daher beachten, ob die Eventlocation eine Garderobe besitzt. Dies ist vor allem im Winter von Bedeutung, wenn Eure Gäste mit warmen Mänteln und Jacken zu Eurem Event anreisen. Ihr solltet außerdem prüfen ob ausreichend Sanitäreinrichtungen am Veranstaltungsort vorhanden sind. Wenn Euer Event auf einem Außengelände stattfindet, solltet Ihr sichergehen, dass hier ein Sanitärcontainer eingerichtet wird oder sich in unmittelbarer Nähe Toiletten befinden, die Eure Gäste nutzen können. Zudem solltet Ihr berücksichtigen, ob sich Aufzüge im Gebäude befinden, sowohl für Personen als auch zum Transport von Gütern. Da für bestimmte Veranstaltungen eine Bühne benötigt wird, solltet Ihr auch nachsehen, ob eine solche in der Location vorhanden ist.

7. Catering für Euer Event

Je nach Location kann es vorkommen, dass für Events nur das hauseigene Catering genutzt werden darf oder es die Bindung an feste Catering-Partner gibt. Darüber könnt Ihr Euch bereits vor der Besichtigung des Veranstaltungsortes informieren. Ihr solltet in diesem Fall abklären, ob das Angebot des Catering-Services Euren Anforderungen und Ansprüchen für Eure Veranstaltung entspricht. Oftmals habt Ihr jedoch auch die Möglichkeit einen externen Caterer zu beauftragen. Vor Ort solltet Ihr prüfen, ob für die Nutzung eines Caterings ausreichend Kühlmöglichkeiten, eine ordentliche Küchenausstattung und beispielsweise genug Platz für ein Buffet vorhanden sind. Ihr solltet Euch je nach Größe der Veranstaltung vorstellen können, ob man die Cateringstationen in der Location so verteilen kann, dass Eure Gäste keinen zu langen Wartezeiten ausgesetzt sind.

Die Stiglerie in München verzaubert mit kulinarischen Köstlichkeiten
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8. Sicherheit in der Location

Das Thema Sicherheit wird bei der Wahl der geeigneten Location häufig unterschätzt oder nur zweitrangig betrachtet. Viele vergessen jedoch, dass die Sicherheit der Gäste im Vordergrund stehen sollte. Dabei könnt Ihr bereits bei der Besichtigung der Location bei Eurem Location Check darauf achten, ob der Veranstaltungsort sicher ist und wo sich die Fluchttüren, Feuerlöscher, Fluchtwege, Notbeleuchtungen und der Erste-Hilfe-Kasten der Eventlocation befinden. Bei der Umsetzung Eurer Veranstaltung müsst Ihr aufpassen, dass Fluchttüren und Fluchtwege nicht verschlossen oder verstellt sind. Die vorhandenen Feuerlöscher sollten zudem nicht abgelaufen oder zu knapp vorhanden sein. Eure Gäste müssen sich auf Eurem Event sicher und gut aufgehoben fühlen können. Mehr zum Thema Sicherheit auf Eurer Veranstaltung könnt ihr in unserem Blog-Post zum Thema Sicherheit lesen.

9. Zu beachtende Vorschriften

Beim Mieten einer Location müsst Ihr Euch an bestimmte Vorschriften halten. Locations müssen die Versammlungsstättenverordnung beachten. In dieser ist bundeslandspezifisch die Rechtsverordnung festgehalten, die Bau und Betrieb der Locations regeln. Klärt frühzeitig mit dem Inhaber der Eventlocation ab, ob das Abschließen einer Versicherung für Eure Veranstaltung notwendig ist. Lasst Euch, wenn vorhanden, die Hausordnung des Veranstaltungsortes näher bringen, um beispielsweise abzuklären, ob Ihr auf Eurem Event laute Musik abspielen dürft oder ob es einen seperaten Raucherbereich gibt.

10. Kosten: Locationmiete & zusätzliche Kosten

Ihr habt Eure Traum-Location gefunden? Die Kosten für die Miete passen ganz knapp in Euer Budget? Dann sieht es danach aus, als stünde Eurer Veranstaltung hier nichts mehr im Weg. Lasst Euch jedoch nicht täuschen, denn es können beim Mieten einer Location noch einige zusätzliche Kosten anfallen, wenn man nicht aufpasst. Informiert Euch daher direkt beim Planen Eures Events über die anfallenden Kosten der Location. Klärt mit dem Inhaber der Location ab, ob alle Nebenkosten, wie Strom, Heizung, Endreinigung, Veranstaltungstechnik und Abfallbeseitigung im Mietpreis enthalten sind. Ihr könnt außerdem absprechen, ob eine Vorauszahlung zu leisten ist und ob das Geld per Kreditkartenzahlung oder bar überwiesen werden kann. Falls Ihr für Euer Event das hauseigene Catering der Eventlocation nutzt, solltet Ihr im Vornherein klare Absprachen über den Preis treffen. Ihr solltet absprechen, ob es eine Getränkepauschale, ein Buffet, Kaffee und Kuchen, ein mehrgängiges-Menü, kleine Häppchen oder beispielsweise einen Sektempfang für Euch und Eure Gäste geben soll. Hinzu kommt, dass Ihr frühzeitig regeln solltet inwiefern das Personal der Veranstaltungsstätte bei Eurer Veranstaltung mitwirkt oder ob Ihr selbst für die Organisation von Personal zuständig seid. Ihr müsst daher beachten, dass auch dies zusätzliche Kosten herbeiführen kann.

Bild: Flickr von Chris Potter (CC BY 2.0)
Bild: Flickr von Chris Potter (CC BY 2.0)

Bei der Suche nach der geeigneten Location sind viele verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Mit diesen 10 Punkten als Leitfaden findet Ihr zweifellos die perfekte Location für Euer nächstes Event. Wir haben Euch eine Checkliste zum Runterladen erstellt, die Euch bei der Suche nach der richtigen Eventlocation unterstützen soll. Auf eventsofa findet Ihr zudem zahlreiche Locations für Euer Meeting, Eure Party oder Konferenz. Schaut jetzt direkt auf dem Online-Marktplatz für Eventlocations nach und wendet direkt Eure neue Check-Liste an. Viel Erfolg!

Hier gibt es die Checkliste für die geeignete Location zum kostenlosen Download:

2014 Checkliste für den Location-Check (als PDF)

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