Eventmanagement: Die richtige Event Nachbereitung

Mit Ende Deines Events ist Dein Job noch nicht erledigt. Manchmal vergisst man beim Eventmanagement nämlich, dass es außer der Planung und der tatsächlichen Durchführung des Events noch eine dritte Komponente gibt, die mindestens genauso wichtig ist: Die Nachbereitung.

Eventmanagement: Event Nachbereitung
Event Nachbereitung // Bild via pexels

Nur durch die Nachbereitung kannst Du erkennen, ob Dein Event ein Erfolg war oder ob Du für Dein nächstes Event anders an die Planung herangehen solltest.
Es hilft keinem weiter, wenn Du nächstes Jahr ein Business Event genau gleich planst wie das Jahr davor, weil Du dachtest, dass es allen gefallen hat. Irgendwann bleibt die Lust bei Deinen Gästen aus, überhaupt auf Deinem Event zu erscheinen.
Um Dein Eventmanagement also noch erfolgreicher zu machen, solltest Du unbedingt Dein Business Event nachbereiten und Deinen Erfolg messen.

8 Phasen der Event Nachbereitung

1. Abbauen

Eventmanagement: Abbauen
Phase 1: Abbauen // Bild via pexels

Zunächst ist es ratsam die gebuchte Location so zu verlassen, wie Du sie vorgefunden hast. Viele Locations bieten eine Endreinigung an, die Du mit Buchung der Location mitbezahlst. Ist dies nicht der Fall, solltest Du Dich um eine Endreinigung kümmern. Des Weiteren ist es vorteilhaft einen Verantwortlichen zu bestimmen, der den Rücktransport von mitgebrachten Utensilien, wie Broschüren, Aufsteller, Plakate und Ähnliches organisiert.

2. Rechnungen begleichen & Kostenkontrolle

Eventmanagement: Rechnungen begleichen
Phase 2: Rechnungen begleichen // Bild via pexels

Bei der Planungsphase Deines Events haben sich sicherlich einige Rechnungen angesammelt. Neben der Locationmiete, dem Catering und dem Reinigungsservice hast Du wahrscheinlich noch einige Extras angeschafft: Du hast Gadgets erstanden, die Du Deinen Gästen mit auf den Heimweg gegeben hast, Plakate bedrucken lassen oder einen Fotografen engagiert, der die besonderen Momente des Events festhält. Stelle sicher, dass alle Rechnungen beglichen sind. Abschließend kontrolliere Deinen Kostenplan, welchen Du für das Business Event erstellt hattest und passe diesen gegebenenfalls für Dein nächstes Event an.

3. Organisatoren und Helfern danken

Eventmanagement: Organisatoren und Helfern danken
Phase 3: Organisatoren & Helfern danken // Bild via pexels

Bei einem Firmenevent gibt es viele Helfer, die Dein Event erst zu dem machen, was es am Ende ist. Sicherlich hattest Du Organisatoren, die Dir bei dem Eventmanagement beiseite standen, sowie Helfer, die bei Auf- und Abbau, beim Catering, bei der Garderobe oder ähnlichen Aufgaben geholfen haben. Ein “Danke” an die jeweiligen Organisatoren und Helfer ist von besonderer Bedeutung. Ohne sie hättest Du alles alleine erledigen müssen und im Zweifel wäre nicht annähernd so ein tolles Event entstanden.

4. Danksagung an Gäste

Eventmanagement: Danksagung an Gäste
Phase 4: Danksagung an Gäste // Bild via pexels

Genauso wie Du Einladungen verschickt hast, solltest Du nun Danksagungen verschicken. Je nach Größe des Business Events sollte die Danksagung idealerweise individuell auf die einzelnen Gäste angepasst sein. Dies zeigt ein besonderes Interesse an jedem einzelnen Gast. Gegebenenfalls kannst Du Personen, die aus verschiedenen Gründen nicht am Event teilnehmen konnten, ebenfalls eine Karte schicken mit Deinem Bedauern, dass Sie nicht dabei sein konnten, Du Dich aber freust, Sie beim nächsten Mal wieder willkommen zu heißen.

5. Interne Feedback-Runde

Eventmanagement: Internet Feedback-Runde
Phase 5: Interne Feedback-Runde // Bild via pexels

Setze einen unternehmensinternen Termin fest, um Dein Organisationsteam von dem Event an einen Tisch zu bekommen.
Besprecht das Event und lass Dir Feedback von den Personen um Dich herum geben. Was lief gut? Was hätte besser sein können? Und was könnte man beim nächsten Event ergänzen oder ändern?
Je nachdem, wie viele Mitarbeiter an dem Event teilgenommen haben und wie das Verhältnis zu Deinen Mitarbeitern ist, kannst Du Dir noch ein zusätzliches Feedback durch Feedback-Fragebögen einholen.

6. Geschäftskontakte kontaktieren

Eventmanagement: Geschäftskontakte kontaktieren
Phase 6: Geschäftskontakte kontaktieren // Bild via pexels

Mit Sicherheit hast Du auf Deinem Event interessante Kontakte geknüpft und Gespräche geführt. Kontaktiere die möglichen neuen Geschäftskunden beziehungsweise die Personen, mit denen Du über geschäftliche Themen geredet hast. Sei präsent, um Deinen gewünschten Nutzen aus einem Kontakt ziehen zu können.

7. Erfolgsmessung

Eventmanagement: Erfolgsmessung
Phase 7: Erfolgsmessung // Bild via unsplash

Neben dem Feedback solltest Du den Erfolg messen. Für die Erfolgsmessung ist es wichtig, dass Du Dir vor Beginn Deines Events ein oder mehrere Ziele gesetzt hast.
Beispielsweise: “Nach dem Event möchte Ich 5 neue Geschäftskontakte haben” oder “Mein Ziel ist es, dass mindestens 10 Gäste mein Event auf den Social Media Kanälen erwähnen.”
Werte nun Deine Zielvorgaben aus. Hast Du diese erreicht?

8. Verbreitung des Eventerfolges

Eventmanagement: Verbreitung des Eventerfolges
Phase 8: Verbreitung des Eventerfolges // Bild via pexels

Ein Erfolg ist doch erst dann ein Erfolg, wenn man ihn mit anderen teilen kann. Lasse Deine Mitarbeiter teilhaben am Erfolg und kommuniziere diesen auch intern. Nutze Deine Social-Media-Kanäle wie Facebook, Instagram und G+, um Deinen Erfolg mit Bildern hervorzuheben. Twitter ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, um sich bei Personen zu bedanken. Wenn es einen Unternehmensblog oder ein Online Magazin gibt, nutze diese, um über das Event zu berichten. Auch bei einem internen Mitarbeiter Event ist die Wirkung auf neue potenzielle Mitarbeiter nicht zu unterschätzen.
Ab jetzt solltest Du für erfolgreiches Eventmanagement also immer daran denken, auch die Nachbereitung Deines Events mit ebenso viel Sorgfalt zu behandeln, wie die Planung und die Durchführung. Hier kannst Du die Checkliste für die richtige Nachbereitung Deines Events kostenlos downloaden: Checkliste Eventnachbereitung

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