Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 1

Ohne Moos nix los – dieses Sprichwort gilt auch in der Veranstaltungsbranche, denn mit dem Budget steht und fällt jedes Event. Grund für uns das Thema für alle Eventfreunde näher zu beleuchten. Wir freuen uns, dass wir mit Judith Kobus eine erfahrene Veranstaltungsexpertin für das Thema gewinnen konnten. In fünf Teilen hat sie das Thema „Budgetierung von Events“ für uns aufbereitet. Hier geht es im ersten Teil um das Budget und die Budgetkalkulation, das „Wie“.

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events
Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events

Budgetierung von Events

Eine Veranstaltung steht und fällt mit dem Budget bzw. der richtigen Handhabe des Budgets. Da mag man nur so vor Kreativität strotzen, sich genauestens die Ziele überlegt haben, das Budget ist der Rahmen, der durch die Durchführung nicht gesprengt werden darf. Spätestens mit einem dicken Minus am Ende der Veranstaltung verliert das spannendste Event seinen Reiz – besonders für den Chef oder Auftraggeber. Daher sollte das Veranstaltungsbudget ein wesentlicher Grundbaustein für die Veranstaltungsplanung sein.

Verwirrend können die ganzen Kostenarten sein, die für eine Veranstaltung relevant sind. Auch ist nicht jeder Kostenfaktor für jede Veranstaltung gleich relevant, zum Beispiel folgende Kosten:

  • Personal (Konzeption, Planung, Recherche, Koordination und Realisierung)
  • Veranstaltungspersonal beispielsweise für Hostessen, Services, Dolmetscher
  • Logistik
  • Entertainment (Musiker, Künstler) und Referenten sowie Moderation
  • Hotelkosten
  • Location
  • Dekoration und Ausstattung
  • Veranstaltungstechnik und technischer Support
  • Catering
  • Dokumentation
  • Beratungsleistung/Agenturleistung
  • Versicherungen und Steuern

Leider gibt es nahezu keine Kennzahlen für die Kostenarten, da vielfach die Preise sehr differieren. Das ist abhängig von Anspruch, Qualität und nicht zuletzt Region. Insbesondere Hotelzimmer und Venues unterliegen zusätzlich noch saisonalen Schwankungen, die sich beispielsweise an regionalen Veranstaltungen oder Messen orientieren.

Wie also geht man mit einem Budgetplan um, der durch ganz viele Unwägbarkeiten bestimmt ist?

Das Budget

Es gibt zwei unterschiedliche Ansätze für die Budgetplanung. Die einfachere Variante ist die, bei der man einen finanziellen Rahmen vorgegeben bekommt. Aufgabe ist hier, diesen Rahmen mit seiner Planung einzuhalten.

Muss man eine Kalkulation selber aufstellen, so gilt die Prämisse möglichst genau zu sein. Eine solche Kalkulation aufzustellen, ohne jegliche Richtlinie bzgl. des Budgetrahmens zu haben, bedeutet in der Regel viel vergeudete Zeit. Entweder man hat zu viel recherchiert und zu viele Preise und Kosten zusammengetragen, die im Nachhinein wieder gestrichen werden oder man hat einen großen Teil des Events so eng kalkuliert, dass nur noch wenig Raum für Extras ist. Auch wenn eine gute Veranstaltung nicht zwingend von einem großen Budget abhängig ist, sondern eher von der Kreativität und dem Einfallsreichtum der Veranstalter, so ist die Kalkulation mit zu kleinem Budget sehr schwer.

Steht man vor der Aufgabe einen eigenen Budgetrahmen ohne jegliche Eckpfeiler zu entwickeln, so empfiehlt es sich, vergleichbare Events zu Grunde zu legen. Eine solche Orientierung erleichtert auch dem Auftraggeber die Konkretisierung von Wünschen und einen ersten Ansatz, in welche Richtung ein Event gehen soll.

Budgetkalkulation – „Wie“

Egal in welcher Situation man ein Eventbudget erstellen muss, ob als externe Agentur oder als interner Mitarbeiter, ist eine dreiteilige Gliederung die beste Grundlage:

1. Vorkalkulation
2. Zwischenkalkulation
3. Nachkalkulation

Vorkalkulation

„Vorkalkulation ist eine auf die Leistungseinheit oder den Auftrag bezogene Berechnung der erwarteten oder geplanten Kosten. Sie ist immer produkt- oder auftragsindividuell. […]“ (Quelle: Wirtschaftslexikon24.com)

Bei der Vorkalkulation geht es um die Kostenermittlung eines zukünftigen Projekts bzw. um die Budgetdefinierung während der Konzeptphase. Bei externen Angebotserstellungen dient sie der Preisermittlung und letztendlich der Entscheidung. Wenn das Angebot dann vom Auftraggeber akzeptiert wird, bildet sie den Finanzrahmen für das Event. Wird das Angebot anhand einer Kostenschätzung erstellt, so sind die Zahlen zunächst unverbindlich. Allerdings wird vor Projektbeginn eine detaillierte Kostenaufstellung unerlässlich sein.

Zwischenkalkulation

„Zwischenkalkulation ist die zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation durchzuführende Ermittlung der Selbstkosten je Erzeugnis oder Auftrag.“
(Quelle: Wirtschaftslexikon24.com)

Das heißt, die Zwischenkalkulation findet kontinuierlich oder zu festgesetzten Terminen vor der Veranstaltung statt. Sie ist ein Steuerungsinstrument, mit dem anhand des Soll-Ist-Vergleiches die Einhaltung des Budgetrahmens nachvollzogen werden kann.

Der Idealfall, dass ein Budget nicht von der ursprünglichen Planung abweicht, ist äußerst selten. Ob der Kunde nun extra Wünsche hat oder unvorhergesehene Kosten beispielsweise wegen steigender Benzinpreise anfallen, trotz umfangreicher Erfahrungen sind manche Kosten nicht bis ins Detail fest zu setzen.

Leider lässt der harte Preiskampf innerhalb eines so genannten „Pitches“ (= ein Wettbewerb bei dem Agenturen gegeneinander antreten) zumeist keine „stillen Reserven“ zu. So bleibt nur die Nachverhandlung mit dem Auftraggeber oder den Lieferanten.

Wichtig ist, dass die Kostenstruktur transparent ist, egal, ob es ein internes Projekt ist oder man selber als Agentur für einen Auftraggeber arbeitet.

Bei kleineren Kostensteigerungen sollte man als externe Agentur versuchen, die Kostenstrukturen um zu schichten, um den Rahmen nicht zu sprengen. Ein größerer zusätzlicher Kostenfaktor sollte dem Auftraggeber nicht nur umgehend mitgeteilt werden, sondern man sollte ihn sich auch schriftlich bestätigen lassen.

Nachkalkulation

„Nachkalkulation ist eine auf die Leistungseinheit oder den Auftrag bezogene Kalkulation (Kontrollrechnung), der die belegmäßig erfassten, tatsächlichen Kosten (Istkosten) zugrunde liegen. Sie dient der Kontrolle der Vorkalkulation.“
(Quelle: Wirtschaftslexikon24.com)

Wie das Wort bereits sagt, findet die Nachkalkulation erst nach dem Event statt und dient gleichzeitig als Grundlage der Schlussabrechnung, die alle Belege und Rechnungen der Kosten enthält. Da oftmals Rechnungen erst bis zu 14 Tagen oder noch später nach Leistungserbringung gestellt werden können, ist es kaum möglich, gleich nach Abschluss des Events auch die Endabrechnung fertig zu stellen, was mit in die zeitliche Projektplanung einbezogen werden muss.

Nicht nur für einen Auftraggeber muss die Nachkalkulation sehr präzise sein. Sie dokumentiert den wirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung.

Am Freitag geht es hier mit dem zweiten Teil unserer Eventmanagement Serie weiter. Darin geht es um die Kostenarten und die Fragen wie viel Budget man für was braucht und wann man was bezahlen muss.

Über die Autorin Judith Kobus

Judith Kobus
Judith Kobus

Über ihre freie Tätigkeit für namhafte Museen kam die gelernte Kunsthistorikerin Judith Kobus zunächst zur Arbeit im Eventbereich. Hier hieß es passende Rahmenprogramme zu Ausstellungen zu gestalten, internationale und interdisziplinäre Kongresse und Festivals, wie beispielsweise die Filmmusikbiennale in Bonn, zu konzeptionieren und durchzuführen.
Die Bereiche Booking und Touring bildeten anfänglich die Schwerpunkte ihrer eigenen Agentur cubus-music, die Judith Kobus zunächst in Teilselbständigkeit und dann Fulltime setzte.
Heute steht vor allem die Promotion im Vordergrund ihrer Agentur und neben der PR zu regelmäßigen CD-Veröffentlichungen betreut sie ebenfalls regionale wie überregionale und internationale Veranstaltungen wie Festivals (Internationale Jazzwoche Burghausen, das Münsterlandfestival, Festival da Jazz in St. Moritz, CH, Vive le Jazz in Köln etc.) und Messen (jazzahead! in Bremen). Darüber hinaus arbeitet sie als Dozentin für die Ebam Akademie und als Lehrbeauftrage für die Uni Köln.

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