Eventplanung: Checkliste für Kongresse und Tagungen

Bei der Planung von Kongressen und Tagungen steht und fällt alles mit einer durchdachten Organisation. Ohne die richtige Vorbereitung kann Euer Seminar oder Kongress ganz schnell zum Flop werden. Was machst Du zum Beispiel, wenn Du plötzlich merkst, dass nicht genügend Sitzplätze vorhanden sind oder die Sonne so sehr blendet, dass man die Präsentation nicht lesen kann? Um solche und noch andere Vorfälle zu vermeiden, haben wir für Dich eine ausführliche Checkliste für Seminare und Tagungen vorbereitet, mit der solche Firmenevents garantiert zum Erfolg werden.

Tagungen und Kongresse in "Das K - Kultur - und Kongresszentrum"
DAS K – Kultur- und Kongresszentrum bietet viel Platz für Tagungen und Kongresse

Den richtigen Seminarraum auswählen

Das A & O für die Planung von Kongressen ist die richtige Location. Hier gibt es einige Faktoren, die für den reibungslosen Ablauf des Events entscheidend sind.  Informiere Dich daher schon im Voraus, welche Räumlichkeiten für Euer Seminar in Frage kommen und lege das Hauptaugenmerk auf die Größe der Location und der einzelnen Räume. Um eine Location in der Nähe zu finden, ist eine rechtzeitige Recherche nach passenden Tagungsräumen wichtig. Frage deshalb frühzeitig bei Locations in Deiner Umgebung an, um große Umstände und weite Anfahrtswege zu vermeiden.

Wenn Du fündig geworden bist, sieh Dir den Ort für Eure Konferenz vor Ort oder im Internet an, um sicherzugehen, dass alle Deine Anforderungen erfüllt werden. Kann man die Seminarräume bei Helligkeit abdunkeln, sind ausreichend Toiletten vorhanden und wie steht es mit Parkplätzen?

Location-Tipps: Alte Spreegalerie am Alexanderplatz, 030 Eventloft, GALERIE der Kunstagentin

Tagungen und Seminare in der Freiheit 15
In der Freiheit 15 findest Du die idealen Bedingungen für Seminare

Die technische Ausstattung für Präsentationen und Seminare

Im Mittelpunkt von Tagungen stehen in erster Linie Vorträge und Workshops. Damit diese reibungslos ablaufen, spielt das technische Equipment bei der Planung von Seminaren und Kongressen eine entscheidende Rolle. So sollte jeder Raum mindestens mit WLAN, Beamer, Leinwand und natürlich Stromanschlüssen versorgt sein. Für Vorträge wären außerdem eine Bühne oder ein Rednerpult von Vorteil. Abhängig von der Größe des Raumes und der Anzahl der Gäste sollte der Redner zudem ein Mikrofon haben, damit auch den hinteren Reihen nichts entgeht. Teste bereits vor Eintreffen der Teilnehmer, welche technischen Einstellungen für die Größe des Raumes angemessen sind.

Tagungen und Seminare im Agenesviertel Loft - Köln
Im Agnesviertel Loft – Köln ist für die Pausengestaltung während Deiner Tagung und Deines Seminars gesorgt

Was tun, wenn die Arbeit getan ist?

Ein wichtiger Punkt bei der Planung von Tagungen und Kongressen ist die Freizeitgestaltung. Schließlich gehen solche Seminare oft weit über den normalen achtstündigen Arbeitstag hinaus, sodass Erholungsphasen wichtig sind, um wieder Kraft zu tanken. Zum Beispiel kannst Du Deine Pause mit einem gemeinsamen Spaziergang mit Deinen Kollegen genießen. Viele Locations bieten außerdem attraktive Indoor-Aktivitäten wie Kegelbahnen, Volleyball Courts oder eine Business Massage. Auch simple Equipments wie ein Tischkicker oder Spielkonsolen sind eine tolle Gelegenheit zum Abschalten.

Tipps für ein gelungenes Catering

Damit Ihr während des Seminars nicht verhungert, ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass auch für jeden Geschmack etwas dabei ist. Erkundige Dich bei der Location, ob es ein hauseigenes Catering gibt, oder ob ein externes Catering bestellt werden muss. Außerdem ist es Gang und Gäbe, auch in den Veranstaltungsräumen Getränke und Snacks für den kleinen Hunger bereitzustellen oder eine Kaffeepause mit Gebäck einzulegen. Als Abschluss-Dinner ist ein Barbecue eine großartige Möglichkeit, den Abend in lockerer Atmosphäre ausklingen zu lassen. Damit schaffst Du einen tollen Abschluss für Euer Seminar und kannst mit Deinen Kollegen auf das Erreichte anstoßen.

Stell sicher, dass Du bei Deiner Planung nichts vergisst und lade dir unsere Checkliste für Tagungen und Kongresse runter!

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