Erfolgreiche Eventplanung: So gelingt dir die perfekte Event-Nachbereitung

Nach dem Event bist du natürlich erst einmal erleichtert, dass alles reibungslos verlaufen ist. Das ist in Ordnung, und eine Verschnaufpause darfst du dir auf jeden Fall gönnen. Aber die Veranstaltung planen und durchführen ist noch nicht Alles. Eine gute Eventplanung umfasst auch die Nachbereitung. Zu einem guten Eventmanagement gehören nämlich nicht nur das “Davor” und das “Währenddessen”, sondern auch das “Danach”. Ohne Eventplanung geht es nicht. Und eine umfassende Eventplanung umfasst auch das, was nach dem Event kommt. Warum du bei deiner Eventplanung unbedingt auch die Nachbereitung berücksichtigen solltest, erfährst du in unserem Blogpost.

Eventplanung Mainz Congress - Kurfüstliches Schloss Mainz
Deine jetzigen Gäste sind auch die potenziellen Gäste für dein nächstes Event – Deshalb ist die Nachbereitung in der Eventplanung so wichtig. //Bild: Mainz Congress – Kurfüstliches Schloss Mainz

Für dein nächstes Event (oder das eines Kollegen) sind die Erkenntnisse, die du gewonnen hast, von hohem Wert. Fehler können vermieden und Abläufe besser organisiert werden. Darüber hinaus lebt das Eventmarketing auch davon, ein erfolgreiches Event im Nachhinein bekannt zu machen und die Teilhabenden einzubinden. Doch wo bleibt dabei noch Zeit für deine Gäste? Wer auf Nummer Sicher gehen will und sich lieber darauf konzentriert, ein perfekter Gastgeber zu sein, holt sich am besten Hilfe von Profis. Die Agentur epm-service hat sich auf die Eventplanung und -umsetzung spezialisiert und garantiert so einen reibungslosen Ablauf inklusive Nachbereitung. So hast du Zeit für deine Gäste und kannst trotzdem sicher sein, dass das Event ein Erfolg wird.

Nicht die Katze im Sack: Binde die Nachbereitung in deine Eventplanung ein

Wie so oft im Leben, wird auch in der Eventplanung regelmäßig vergessen, dass eine durchdachte Event Nachbereitung zum richtigen Eventmanagement dazu gehört. Sei dir schon vor dem Event bewusst, dass nach dem Event eine Nachbereitung ansteht, und überlege dir, wie du diese sinnvoll gestalten kannst.

Eventplanung DAS K - Kultur- und Kongresszentrum Kornwestheim
Bevor die Gäste kommen, sollte alles bereit sein. Doch nicht nur die Vorbereitung deines Events ist entscheidend für den Erfolg deiner Veranstaltung. Investiere ebenso ausreichend Zeit in die Nachbereitung deines Events.  //Bild: DAS K – Kultur- und Kongresszentrum Kornwestheim

Dieser Arbeitsschritt ist kein Selbstzweck, er erfüllt zwei wichtige Funktionen: Zum Einen verbessert er die Eventplanung für zukünftige Veranstaltungen, zum Anderen ist er wichtiger Bestandteil von deinem Eventmarketing. Damit diese beiden Funktionen erfüllt werden können, solltest du die Event Nachbereitung fest in deine Planung einbinden und routinierte Prozesse entwickeln, von denen du weißt, dass sie dir nützen. Nutze in deiner Eventplanung Checkliste, Fragebogen und Prozessplan, damit dir nichts verloren geht und du jederzeit weißt, wann und wofür du etwas Bestimmtes tun solltest.

Eventplanung Kreativräume | die wohngemeinschaft Köln
Setze dich rechtzeitig mit deinem Team zusammen und konzipiert Instrumente für eure Eventplanung. //Bild: Kreativräume | die wohngemeinschaft Köln

Durch gute Eventplanung machst du den Sack zu…

Direkt nach dem Event solltest du zunächst dafür sorgen, dass alle Rechnungen bezahlt werden und all deinen Unterstützern (Sponsoren, Zulieferern, Dienstleister etc.) gedankt wird. Damit zeigst du nicht nur Wertschätzung und hinterlässt einen guten Eindruck, du sicherst dir auch direkt die Möglichkeit, Anschlussgespräche zu führen und den Kontakt für mögliche zukünftige Zusammenarbeit zu halten. Hier kannst du dir Mühe und Arbeit effizient sparen, wenn du Partner findest, die mehrere Bereiche deines Events abdecken.

Eventplanung
Nach deinem Event eine Weile zurücklehnen? Das ist erlaubt! Aber ruh dich nicht einfach auf dem Erfolg aus, sondern investiere auch ausreichend Zeit in die Nachbereitung deines Events //Bild: FORUM FACTORY Berlin

Reflektiere dann für dich selbst, welche deiner Partner verlässlich waren und dir geholfen haben, dein Event erfolgreich durchzuführen. Mit diesen möchtest du wahrscheinlich auch das nächste Mal zusammen arbeiten. Denke bei diesem Schritt deiner Eventplanung an alle Beteiligten: Die Location, das Catering, die Verantwortlichen fürs Rahmenprogramm. Und arbeite bei deiner Auswertung mit einer Liste, aus der du am Ende klar ablesen kannst, ob du den Betreffenden wieder kontaktieren möchtest, wenn du deine nächste Veranstaltung planen willst.

Eventplanung Sarah Maier Collection Stuttgart
Liebe geht durch den Magen. Deshalb sind gutes Essen und ein verlässlicher Catering-Partner unverzichtbar. Sie sollten in keiner Eventplanung fehlen. //Bild: Sarah Maier Collection Stuttgart

…und öffnest gleichzeitig die Eventplanung fürs nächste Mal.

Nutze nach dem Event deine Social Media Kanäle, um auch den Gästen deinen Dank für ihr Erscheinen auszusprechen und sie zu fragen, wie sie das Event wahrgenommen haben (hier kannst du gerne Umfragen und Feedbackbögen nutzen). Damit bekommst du nicht nur wichtige Informationen, was du für deine nächste Eventplanung anders, besser oder genauso machen solltest, deine Zielgruppe fühlt sich auch von dir gesehen und wertgeschätzt. Du betreibst damit also auch gutes Eventmarketing.

Eventplanung PURE PAUSE Berlin
Wichtig für jede Eventplanung: Über Soziale Medien erreichst du deine Gäste direkt, unkompliziert und ohne großen Aufwand vor, während und nach deinem Event. //Bild: PURE PAUSE Berlin

Die Feedbackrunde sollte allerdings nicht bei deinen Gästen aufhören. Frage auch deine Partner und eigenen Mitarbeiter, wie sie die Eventplanung und den Ablauf der Veranstaltung wahrgenommen haben und wo ihrer Meinung nach Verbesserungsbedarf besteht. Auch hier gilt: Doppelter Gewinn durch Wertschätzung einerseits und wichtige Informationen andererseits. Und nicht vergessen: Erhebe deine Daten so, dass du sie sinnvoll in deine nächste Eventplanung einbinden kannst.

Eventplanung Remontedepot - Altes Schulhaus Heroldstatt-Breithülen
Jede Eventplanung profitiert von Ordnung und Organisation. Aber behalte das Ziel im Blick: Wofür ist der aktuelle Arbeitsschritt wichtig? //Bild: Remontedepot – Altes Schulhaus Heroldstatt-Breithülen

Auf einen Blick: Das gehört in deine Eventplanung

Denke daran, dass du…

  • …von Anfang an Zeit und Ressourcen für die Nachbereitung deines Events einplanst.
  • … in der Nachbereitung Eventmarketing betreibst.
  • … mit der Nachbereitung dein nächstes Event vorbereitest.
  • … wissen musste, welche Informationen du wofür brauchst.
  • … und deshalb mit sinnvollen Fragebögen und Checklisten arbeitest.
  • … an alle Beteiligten denkst: Partner, Mitarbeiter, Gäste, Presse.
  • … deine Social Media Kanäle nutzt.
  • … dein Event als Teil einer Eventreihe und damit Teil von etwas Größerem begreifst und es auch so behandelst.

Fullservice Agenturen können helfen – worauf ihr dabei achten müsst

Es ist keine Schande, den Fullservice von Eventagenturen in Anspruch zu nehmen. Gerade wenn du kein echter Profi in der Eventplanung bist, zahlt sich das aus, denn trotz all deiner Checklisten hast du vielleicht einfach (noch) nicht die Erfahrung und Routine, die eine Agentur mitbringt. Ganz zu schweigen von den Kontakten, Netzwerken und Tools, die viele Agenturen benutzen, von denen du vielleicht noch nicht mal etwas gehört hast.

Event Nachbereitung
Hol dir doch einfach Hilfe vom Profi und lass dich über die richtige Eventnachbereitung beraten // Fotoy by Nik MacMillan via Unsplash

Aber Achtung! Lass dich nicht von leeren Versprechungen und Floskeln blenden, sondern frage ganz gezielt nach, was der Fullservice alles beinhaltet und verlange nach einer Auflistung der Leistung. Professionelle Agenturen werden dich kompetent beraten und auch die oben genannten Punkte bei der Nachbereitung berücksichtigen. Die wissen nämlich, dass die Eventorganisation noch lange nicht durch ist, nachdem der letzte Gast nach Hause gegangen ist.

Hier gibt es viele tolle Agenturen, an die ihr euch wenden könnt – in einem persönlichen Gespräch merkt ihr schnell, was sie für euch tun können. Fragt doch mal bei Agenturen in eurer Region nach oder schaut mal beim kompetenten Team von epm-services vorbei – die bieten zum Beispiel auch ganz gezielt Eventnachbereitung in ihrem Paket an und sind in der persönlichen Beratung immer sehr flexibel, das gefällt uns (weiter so!). Besonders praktisch ist auch, dass epm-services Team nicht nur Events in Deutschland bundesweit betreut, sondern auch in Österreich und der Schweiz.

Weitere Artikel zum Thema Eventplanung und Eventmanagement:

eventsofa ist der Marktplatz für Eventlocations in Deutschland und Österreich. Hier findest du bequem und einfach die perfekte Location für deine Veranstaltung wie Meeting, Vortrag oder Firmenfeier.

Abonniere außerdem hier den kostenlosen eventsofa Newsletter, um wöchentlich die besten Veranstaltungs- und Location Tipps zu bekommen!
Folge uns gerne auch auf Facebook, Twitter und Instagram!

Newsletter

Werde Teil der eventsofa Community!
Jetzt Newsletter abonnieren und von den besten Tipps profitieren

Schon 7,888 erfolgreiche Veranstalter sind beim Newsletter dabei.