Events ohne Risiko: Bin ich mit einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung auf der sicheren Seite?

Versicherungsmakler Hans-Peter Schwandt klärt auf über Kosten einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung, Katastrophen und wer im Schadensfall haftet

Hans-Peter Schwandt, Versicherungsexperte für Events
Hans-Peter Schwandt, Versicherungsexperte für Events

1. eventsofa: Bei den berühmten 99 Events geht alles gut, aber einmal passiert die Katastrophe. Wie ernst müssen Eventveranstalter dieses eine Mal nehmen, wenn sie Events vorbereiten?

Hans-Peter Schwandt: Genau so ernst wie der hohe Anspruch an Qualität der Vorbereitung/Durchführung des Events und die sorgfältige Vertragsgestaltung sollte die Absicherung gegen die finanziellen Risiken aus einem Schadensfall genommen werden. Nicht umsonst ist das heute auch schon oft eine Forderung der Auftraggeber in ihren Ausschreibungen an die Agenturen oder immer der Städte und Gemeinden bei der Genehmigung von Veranstaltungen im Öffentlichen Raum – zuerst zum Schutze der Besucher und dann der Öffentlichen Hand vor Regressen.

Regressansprüche sind nach geltendem Recht in nachzuweisender Höhe zu erheben. Für diese Höhe gibt es aber keine Grenze! Insbesondere Regressforderungen können daher den Ruin des Unternehmens bedeuten. Allein die Abwehr von Regressforderungen dem Grunde oder der Höhe nach kostet immer Geld und Zeit.

Auch ein möglicher Ausfall oder Teilausfall der Veranstaltung und damit der Ausfall von Einnahmen und Sponsorengeldern stellt ein hohes unternehmerisches Risiko für den Veranstalter dar. Auch hier kann ein Schaden reichen, um alles bisher Aufgebaute zu zerstören.

2. eventsofa: Wenn was passiert, ist das Geschrei groß und jeder schiebt dem anderen den schwarzen Peter zu. Wer haftet im Schadensfall und wer ist für die Veranstaltungshaftpflichtversicherung verantwortlich – der Veranstalter oder die Location?

Hans-Peter Schwandt: Für die Veranstaltungshaftpflichtversicherung sollte sich der verantwortlich fühlen, der tatsächlich die Risiken aus der Organisation und Durchführung der Veranstaltung trägt. Das wird oft gar nicht der Veranstalter sein. Es ist vielmehr die Agentur, die im Auftrage des Veranstalters von der Anmeldung über die Ausschreibung der Gewerke und die Beauftragung derselben bis zur Verkehrssicherung etc. alle Verantwortung trägt und Fehler machen kann. Veranstalterhaftpflichtversicherung ist unseres Erachtens daher nicht zutreffend. Wir ziehen Ihre Formulierung vor: die Veranstaltungshaftpflichtversicherung.

Es haftet immer der, der Schuld am Schaden hat. Das sieht das Gesetz vor. Es kann aber auch der haften, der unabhängig vom Verschulden z.B. im Mietvertrag für die Location die Haftung für jegliche Schäden an den zu nutzenden Räumen übernommen hat. Das wäre dann eine Haftung aus Vertrag. Ich muss hier also gar nicht Schuld sein, hafte aber dennoch!

Die Location wird sich nur für eigene Veranstaltungen um die Versicherung kümmern. Sie wird ansonsten per Vertrag den Gastveranstalter zu solchen Klauseln zwingen, wie mit der für die Schäden am Mietobjekt. Und sie wird sich die entsprechende Police des „Mieters“ zeigen lassen.
Generell ist unseres Erachtens wichtig:
Jeder, der im Ensemble einer Veranstaltung mitwirkt, sollte sich um seine Haftpflichtversicherung kümmern und sie aktuell halten. Nur so wird dann jeder seiner Verantwortung für das Ganze im Miteinander gerecht, kann für Schäden auch einstehen.

3. eventsofa: Ab welcher Veranstaltungsgröße sollte man an eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung denken? Und wie unterscheiden sich Eventversicherungen für ein großes Event wie die Love Parade von der für die Weihnachtsfeier mit 30 Mitarbeitern?

Hans-Peter Schwandt: Moderne Privathaftpflichtversicherungen sind für die Familienfeier zu Haus immer ausreichend. Lücken können sich auftun, wenn doch außer Haus gefeiert wird. Hier steigen viele Privatpolicen schon aus. So versichern wir also auch schon Privatveranstaltungen, wie Hochzeiten oder Geburtstage, über unsere Veranstaltungspolice.
Gewerbliche Veranstaltungen sollten immer über eine Veranstaltungshaftpflichtpolice versichert sein, wenn es sich nicht um Werbung im Rahmen der eigenen Geschäftszwecke handelt (z.B. Autohäuser/Kaufhäuser haben das in ihren Betriebshaftpflichtversicherungen schon drin). Geht es um Veranstaltungen für Dritte oder ist die Durchführung von Veranstaltungen der eigentliche Geschäftszweck, dann ist die Veranstaltungshaftpflichtversicherung ein Muss (Konzerte, Kongresse, Feste etc.).

Die Größe der Veranstaltung wird ja in der Regel über die Besucherzahlen bestimmt. Da Haftungsrisiken grundsätzlich aber immer bestehen, sollte die Anzahl der Besucher nicht den Ausschlag geben, ob ich mich versichere oder nicht. Will ich mich z.B. vor Regress des Locationvermieters schützen, dann mach ich eben eine solche Versicherung, die Schäden an der Location, so genannte Mietsachschäden einschließt, sofern meine bestehende Versicherung solche Schäden nicht einschließt. Die Zahl der Besucher ist dann wichtig für den Preis/die so genannte Versicherungsprämie.

Wird die Veranstaltung größer, wird sie gar ein Festival oder ein Volksfest mit Parade, wie der Karneval der Kulturen, dann ist es für uns zuerst wichtig, die Versicherbarkeit des Risikos an sich abzuschätzen. Das gilt immer, tritt hier aber mehr in den Focus. Da versuchen wir über Aussagen des Anfragenden, an ihn versandte Fragebögen, über Recherchen im Internet und aus Erfahrungen, die wir ggf. selbst mit dem Kunden und dessen Veranstaltungsformat sammeln konnten, Klarheit herzustellen. Erst dann bieten wir an oder treten an den Versicherer heran, um ein auf die Veranstaltung zugeschnittenes Angebot unterbreiten zu können.

Es wird mit der Größe der Veranstaltung also komplexer und es werden die Versicherungssummen höher. Das Risiko von Personenschäden steigt mit der Besucherzahl und hängt vom Charakter der Veranstaltung und der Qualität der ausgewählten Location ab.
Die Professionalität des Eventmanagements wird gefordert sein, sich auf diese Risiken einzustellen. Wir werden uns nachweisen lassen, dass entsprechende Sicherheitskonzepte vorliegen. Die Behörden fordern Versicherungsnachweise, um die Veranstaltung zu genehmigen. Das geht dann Zug um Zug. Ebenso wird mehr Equipment eingesetzt, das auch zu versichern ist, wenn die Technikfirmen ihren Kunden nicht von einem möglichen Regress frei stellen.
Ausfallrisiken erreichen dann ein Ausmaß, wo eben die Folgen eines Ausfalls des Topacts eines Konzertes, definierte Wetterrisiken, die Unbespielbarkeit des Platzes oder gar eine mögliche Terrordrohung zu versichern sind.

4. eventsofa: Mit welchen Kosten muss man bei Veranstaltungshaftpflichtversicherungen rechnen?

Hans-Peter Schwandt: Die Versicherungsbeiträge hierfür sind bei unseren so genannten kurzfristigen Verträgen nach erwarteten Besucherzahlen für die Veranstaltung gestaffelt. Diese Staffel beginnt für Versicherungssummen von 3 Mio.€ pauschal für Personen und sonstige Schäden bei 107,10€ inkl. Versicherungssteuer. Damit wäre eine Veranstaltung mit bis zu 420 Besuchern versichert.
Die Staffel endet als Standard bei 9.999 Besuchern und einer Prämie von 0,07€/Besucher zzgl. Versicherungssteuer (Mindestprämie hier 362,95€).
Für Veranstaltungen ab 10.000 Besuchern pro Tag und Ort nehmen wir bei Erstveranstaltungen Einzelabstimmungen mit dem Versicherer vor.
Diese Regelung ist übrigens eine Folge der Love Parade in Duisburg.
Die Anhebung der Versicherungssummen auf 5 Mio. € oder höher ist insbesondere für Personenschäden möglich. Es geht auch weit höher. Wir haben gerade eine 30 Mio.€ Deckung ausgehandelt. Es war die erste Anfrage in dieser Höhe! Mehrheitlich wird mit 3 Mio.€ angefragt.

Wer mehrere Veranstaltungen innerhalb eines Jahres oder Tourneen durchführt, der ist mit unserem Jahresvertrag oft besser aufgehoben. Hier richtet sich die Prämie nach dem Umsatz des Unternehmens. Alle Anmeldungen von Veranstaltungen können entfallen, keine Besucherzählung ist erforderlich – also unternehmensfreundliches Handling. Auch sind die Versicherungsbedingungen und Summen besser als beim kurzfristigen Tarif. Die Prämien für unsere schwandt. mediapolice beginnen hier bei 1.297,10€ im Jahr und wachsen mit dem Umsatz degressiv.

Es gibt auch Anbieter, deren Mindestprämien z.B. für kurzfristige Verträge schon unter 100€ liegen. Der Bedingungsvergleich weist dann aber die Unterschiede aus. Der Kunde spart dann vielleicht 20€, ist aber z.B. nicht gegen Mietsachschäden versichert, die Besucher an der Location anrichten. Bei unserer Police ist eben das mit drin! Ebenso die Schäden an der fest verbauten Veranstaltungs-, Küchen- oder Gastrotechnik. Für Indoor-Events ist das wichtig.

5. eventsofa: Wie genau sieht Ihre Arbeit als Versicherungsmakler aus?

Hans-Peter Schwandt: Versicherungsmakler sind Sachwalter der Kunden. Wir sind an keinen Versicherer gebunden.
Der Markt der in Deutschland tätigen Versicherer steht uns zur Verfügung. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber jedem Vertreter oder Mehrfachagenten. Diese sind immer Erfüllungsgehilfen des oder der Versicherer.

Wir erfassen Ihren Versicherungsbedarf und suchen am Markt die passende Lösung. Wir prüfen auch, ob Ihre schon vorhandenen Versicherungen Ihrem Bedarf entsprechen. Wenn ja, dann können wir diese Verträge in unsere Betreuung übernehmen – müssen sie also nicht kündigen. So bleibt, was gut ist, auch erhalten.
Nicht Passendes wird aktualisiert, wenn der haltende Versicherer das hergibt und das Preis-Leistungsverhältnis stimmt, oder es wird eben neu gestaltet.
Neues wird ergänzt.
Dann begleiten wir Sie in allen Versicherungsfragen sehr gern weiter, checken immer wieder Marktveränderungen und sprechen Ihren sich ändernden Bedarf durch – bringen also immer wieder Bedarf und Versicherungsschutz in Einklang.

Um die Fülle der Tarife der Versicherer beherrschen zu können, nutzen wir in den Bereichen Rente, Berufsunfähigkeit oder Krankheit so genannte Vergleichsprogramme und sind Mitglied unserer Maklergenossenschaft VEMA. So können wir Vorauswahlen treffen und steigen dann in die Tarife und Gesellschaften ein. Wir nutzen erstellte Marktrecherchen und die auf uns Makler zugeschnittenen Dienstleistungen im Interesse effektiver Angebotserstellung für nahezu alle Sparten.
Hinzu kommt der ständige Erfahrungsaustausch mit Kollegen in Foren oder Arbeitskreisen oder der Bürogemeinschaft hier im Haus.

Ich habe mich 1993 selbstständig gemacht und entschlossen, meine persönlichen Erfahrungen aus der Musik und der Eventbranche in diesen neuen Beruf einfließen zu lassen. Seit dem entwickeln und pflegen mein Team und ich Spezialkonzepte für Versicherungslösungen im Eventbereich.

In der Praxis ist unser Beratungsherangehen darauf ausgerichtet, dem Kunden klar zu machen, wo wir Risiken sehen, wie die versichert werden können und was das kostet.
Und wir sagen eben auch, was nicht zu versichern geht, damit der Kunde hier selbst Risikovorsorge treffen kann.

6. eventsofa: Was war das schlimmste Ereignis auf einem Event, das Sie in Ihrer Karriere bislang erlebt haben? Und wie häufig haben Sie es mit Katastrophen zu tun?

Hans-Peter Schwandt: Leider war das die Katastrophe der Love Parade in Duisburg. Die erste solcher Art und zum Glück auch die letzte, die wir in Deutschland bisher erleben mussten.
Wichtig ist, dass alle Beteiligten, die sich mit der Durchführung von Events befassen – und wirklich alle, verfolgen, was da falsch gemacht wurde – also daraus lernen.
Eine Veranstaltung ist erst erfolgreich, wenn die Besucher auch gesund nach Hause gehen. Dafür ist alles zu tun und jeder muss das zum Maßstab seines Handelns machen. Aber jeder muss sich auch im Klaren sein, dass es trotz aller Prävention immer noch etwas nicht Vorhersehbares geben kann. Und dann kommen Versicherungen ins Spiel.
Wir können Risikoabsicherung kalkulierbar machen.
Und hier sind dann unser Know-how, unsere Erfahrung und die bedarfsgerechten Produktlösungen der wenigen Fachmakler gefragt. Das macht Spaß!

eventsofa: Herr Schwandt, vielen Dank für diese interessanten Einsichten und Hinweise darüber was man beachten muss, wenn man bei Events auf Nummer Sicher gehen will. Welche Fragen habt ihr an Hans-Peter Schwandt? Wir freuen uns über Eure Beiträge und Fragen über die Kommentarfunktion hier im Blog.

Zur Person:
Hans-Peter Schwandt (Jahrgang 1956) ist Versicherungsfachmann (BWV) und seit 01.05.2004 eigenständiger Versicherungsmakler – heute schwandt. Versicherungsmakler e.K., 4 Mitarbeiter
Privat: Verheiratet, 2 berufstätige Töchter, glücklicher Opa
Karriere: Diplomierter Außenwirtschaftler, aktiver Musiker mit Berufsausweis bis 1990; 1990-1992 kaufmännischer Leiter in der Eventbranche; 01.01.1993 Existenzgründung als Unternehmens- und Finanzberater in einer unabhängigen Firmenkooperation; Herbst 1993 – Mai 2004 Aufbau und Leitung des Bereichs Medien- und Eventversicherungen der Heinemann & Henkel Versicherungsmakler GmbH

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