Location Marketing Tipp: Tag der offenen Tür organisieren

So machst du auch offline effektives Marketing für deine Eventlocation – Best Practice am Beispiel der Forum Factory Berlin

eventsofa Profil hast du, Social Media läuft super, Newsletter verschickst du auch… Aber irgendwie hast du das Gefühl, es könnten trotzdem noch mehr Leute auf deine Location aufmerksam werden. Online Marketing ist toll, um Kunden zu bekommen, die schon auf der Suche nach einer Location sind.
Aber wie bekommst du die Kunden, die noch gar nicht wissen, dass sie eine Eventlocation brauchen dazu, dass sie ein Event bei dir veranstalten wollen?
“Hä?”, denkst du jetzt vielleicht. “Wie soll denn das gehen?”
Eben genau das verraten wir dir hier in dieser praktischen Step-by-Step Anleitung, damit du einen Tag der offenen Tür organisieren kannst, der wirklich etwas bringt.

Tag der offenen Tür organisieren
Willkommen und hereinspaziert in die Forum Factory – Beispiele & Tipps für deinen Tag der offenen Tür

Tag der offenen Tür organisieren Berlin
Netevent 2016 im Madame Tussauds Berlin

Wenn du uns auf Instagram und Twitter folgst, weißt du, dass unser eventsofa Team immer wieder in die unterschiedlichsten Eventlocations eingeladen wird. So hatten wir unter anderem tolle Abende beim Netevent im Madame Tussauds Berlin, beim Sommer Barbecue im THE MIX oder bei der Vernissage im Schmelzwerk in den Sarotti-Höfen, um nur einige wenige Beispiele zu nennen. Das waren tolle After-Work-Events, bei denen Veranstalter das Potential der Locations für ihre eigenen Veranstaltungen kennenlernen konnten.

 

Tag der offenen Tür organisieren: So geht’s!

Besonders beeindruckt hat uns allerdings der Tag der offenen Tür in der Forum Factory Berlin am 31. Mai 2017. Obwohl das Team total spontan auf Idee kam, den Tag der offenen Tür organisieren zu wollen, war alles perfekt geplant und super durchdacht – mit dem klaren Ziel, für zukünftige Veranstalter das Potential der Location erlebbar zu machen.

Wie die Forum Factory das geschafft hat? Unseren Step-By-Step Guide mit Tipps zum Nachmachen findest du hier:

1. Zielgruppe festlegen

Bevor du einen erfolgreichen Tag der offenen Tür organisieren kannst, musst du wissen, wen du überhaupt dazu einladen willst. Stell dir selbst dafür die folgenden Fragen:

  • Für wen ist meine Eventlocation interessant?
  • Welche Arten von Events will ich in meiner Location haben?
  • Wo finde ich diese Veranstalter?

Wenn du diese Fragen beantwortet hast, hast du auch schon die Zielgruppe für deinen Tag der offenen Tür definiert.

Die Forum Factory hat als Zielgruppe Veranstalter von größeren Events festgelegt, also hauptsächlich Unternehmen, Eventagenturen und Wedding Planner.

Eventagenturen und Wedding Planner gibt es in Berlin genug und in der Eventbranche kennt man sich natürlich auch. Dementsprechend ist es eine gute Idee, für deinen Tag der offenen Tür einige Partner ins Boot zu holen, die die richtigen Leute kennen, aber dazu gleich mehr.

Was die Unternehmen betrifft, hatte die Forum Factory eine besonders gute Idee: Rundherum um die Location befinden sich zahlreiche Büros der unterschiedlichsten Unternehmen. Warum also nicht einfach mal alle “Nachbarn” zum Tag der offenen Tür einladen und zeigen, was die Location so hermacht – etwa für ein Firmensommerfest, die nächste Weihnachtsfeier oder eine Produktpräsentation.

Das ist eigentlich die einfachste Möglichkeit, mehr Business Events in deine Location zu bekommen, denn die umliegenden Unternehmen werden sicher auch öfter mal Veranstaltungen organisieren müssen und freuen sich dann über Inspiration. Vor allem, wenn sie dafür nicht erst in irgendwelche weit entfernten Stadtteile fahren müssen, sondern die Location sozusagen gleich vor der Türe haben. Außerdem ist es dann einfacher, kurz mal während der Mittagspause oder nach der Arbeit bei deinem Tag der offenen Tür vorbei zu schauen, wenn man sowieso schon in der Gegend ist.

2. Partner an Bord holen

Das Schöne an der Eventbranche ist doch auch, dass man sich untereinander kennt und unterstützt. Bestimmt gibt es da jemanden, mit dem du besonders gerne zusammenarbeitest, sei es Catering, Rahmenprogramm, Fotograf oder Agentur.

Tag der offenen Tür
Tag der offenen Tür organisieren für Profis: eventsofa darf da natürlich nicht fehlen!

Und genau diese Leute holst du dir als Partner für deinen Tag der offenen Tür, denn damit schlägst du gleich mehrere Fliegen mit einer Klatsche, denn deine Partner…

  • … können selbst ihre Produkte und/oder Services potentiellen Kunden präsentieren.
  • … haben selbst noch weitere Connections zu Veranstaltern, von denen du als Location profitieren kannst.
  • … bringen Produkte oder Dienstleistungen mit, die deinen Tag der offenen Tür zum Erlebnis machen.Mach es wie die Forum Factory und lade deine liebsten Caterer, Live-Bands und Rahmenprogramm-Anbieter dazu ein, sich auf deinem Tag der offenen Tür zu präsentieren.

3. Einladungen verschicken

Tag der offenen Tür organisieren
Die leckeren Burger von Beef & Co. gibt’s übrigens auch als Veggie Option

Wenn du einen Tag der offenen Tür organisieren willst, muss deine Zielgruppe (s. oben) auch irgendwie davon erfahren. Auch hier ist die Forum Factory besonders klug vorgegangen: Tagsüber wurden die Unternehmen aus den umliegenden Bürogebäuden zu einer offenen Mittagspause mit Fingerfood und Getränken eingeladen. Ab 17:00 Uhr wurden dann die Kontakte aus der Eventbranche zum After-Work Event eingeladen.
So stellst du sicher, dass deine Einladung die richtigen Leute erreicht:

  1. Erstelle eine Veranstaltung auf Facebook und lade deine Fans ein.
  2. Bereite eine Einladung zum Tag der offenen Tür vor, die deine Partner (s. oben) auch an ihre eigenen Kontakte versenden können und verschicke diese natürlich auch an deinen Emailverteiler.
  3. Teile Flyer an die umliegenden Unternehmen aus, um sie auf den Tag der offenen Tür aufmerksam zu machen.
  4. Stelle sicher, dass du mit der Einladung deine Zielgruppe ansprichst und informiere sie über die wichtigsten Eckdaten deines Events.

4. Besucher bespaßen

Sorge dafür, dass deinen Besuchern nicht langweilig wird. Auch hier spielt die Auswahl deiner Partner eine große Rolle.

Tag der offenen Tür organisieren
Pandora’s wunderhübsche Espresso-Station <3

Auf der Wiese vor der Forum Factory gab es dafür zum Beispiel Fingerfood von Beef&Co, Liegestühle in der Sonne zum Relaxen, eine Espresso Bar von Pandora’s mit tollen Chai Latte und Kaffee Kreationen, richtig gute Livemusik, zwei Künstler, ein Modelabel, das ausgefallene Getränk Coolonga und einen Fotoautomaten der etwas anderen Art. Und natürlich uns, mit einem eventsofa Corner, in dem wir Eventprofis nach ihren Tipps für gelungene Events gefragt haben. Die Videos von den Interviews posten wir übrigens auf unserem YouTube Kanal und unserer Facebook-Seite.

Tag der offenen Tür organisieren
Platz genommen auf dem eventsofa: Die Interviews vom Tag der offenen Tür gibt’s in Kürze auf unserem YouTube Kanal

Sorge außerdem für genügend Sitzmöglichkeiten und Stehtische in einer lockeren Anordnung. Das wirkt einladender auf die Besucher, als zum Beispiel eine klassische Bankettbestuhlung. Begrüße neue Gäste und führe sie kurz in deiner Location herum, erkläre was euch so besonders macht und stelle deine Partner vor. Es macht gar nichts, wenn du kein aufwendiges Rahmenprogramm hast. Hauptsache es gibt eine Kleinigkeit zu essen, genügend Getränke und ganz wichtig: ein engagiertes Team. Suche den persönlichen Kontakt zu deinen Gästen und ermutige dein Team, dasselbe zu tun. Nur wenn sich die Besucher bei deinem Tag der offenen Tür wohlfühlen, werden sie auch wiederkommen wollen. Die Forum Factory hat das wirklich perfektioniert, denn sowohl das gesamte Team als auch alle Partner waren top motiviert und hießen die Besucher gekonnt willkommen.

Tag der offenen Tür organisieren
Gemütlicher Outdoor Bereich vor der Forum Factory lädt zum Verweilen ein

Auch für Fragen der Veranstalter stand immer ein Ansprechpartner der Location und Partner bereit. Achte auch bei deinem Tag der offenen Tür darauf, dass dein Team auf eventuelle Fragen vorbereitet ist oder zumindest auf den richtigen Ansprechpartner verweisen kann. Suche auch selbst das Gespräch mit den Besuchern! Zeige Interesse an dem was sie tun und frage sie nach einer Visitenkarte um später Kontakt aufnehmen zu können.

Kurz gesagt: Sorge dafür, dass sich deine Gäste wohlfühlen und die Infos bekommen, die sie brauchen, wenn sie ein Event bei dir veranstalten wollen.

5. In Kontakt bleiben – Nachbereitung nicht vergessen!

Wenn du Tipp Nr. 4 befolgst und den persönlichen Kontakt zu deinen Besuchern suchst, wirst du am Ende des Tages eine ganze Menge Kontaktdaten und Visitenkarten gesammelt haben.
Jetzt ist es wichtig, dass du am nächsten Tag gleich allen Besuchern eine Follow-up Email schreibst. Bedanke dich für ihr Kommen und schicke natürlich auch gleich eine Broschüre mit, in der alle wichtigen Infos zu deiner Eventlocation zu finden sind. Nimm dir die Zeit, jede Email zu personalisieren und beziehe dich gegebenenfalls auf Themen aus eurem persönlichen Gespräch.

Profi-Tipp: Beende die Email mit einer Frage, um einen Dialog zu starten und so mit den Veranstaltern im Gespräch zu bleiben.

Lade außerdem Fotos vom Tag der offenen Tür z. B. auf Facebook hoch und schicke den Link zum Album in deiner Email mit. Wenn du auch Videomaterial gesammelt hast, stelle sicher, dass du dieses erst zu hochwertigen Videos verarbeitest bevor du es hochlädst. Denn vor allem bei Videos ist gute Qualität sehr wichtig. Wie du gelungene Videos für deine Events produzierst, lernst du übrigens auch hier.

Mit diesem Step-by-Step Guide kannst auch du ganz einfach einen Tag der offenen Tür organisieren – für mehr Erfolg deiner Location!

Diese Eventmarketing Tipps könnten dir auch gefallen:

eventsofa ist der Marktplatz für Eventlocations im Internet. Hier findest Du bequem und einfach die perfekte Location für Dein Event in Deutschland und Österreich!

Abonniere außerdem hier den kostenlosen eventsofa Newsletter, um wöchentlich die besten Veranstaltungs- und Location Tipps zu bekommen!

Werde Teil der eventsofa Community und folge uns auch auf Facebook, Twitter und Instagram!

Newsletter

Werde Teil der eventsofa Community!
Jetzt Newsletter abonnieren und von den besten Tipps profitieren

Schon 7,888 erfolgreiche Veranstalter sind beim Newsletter dabei.