Erfolgreiche Eventplanung: So gelingt dir die perfekte Event-Nachbereitung

Nach dem Event bist du natürlich erst einmal erleichtert, dass alles reibungslos verlaufen ist. Das ist in Ordnung, und eine Verschnaufpause darfst du dir auf jeden Fall gönnen. Aber die Veranstaltung planen und durchführen ist noch nicht Alles. Eine gute Eventplanung umfasst auch die Nachbereitung. Zu einem guten Eventmanagement gehören nämlich nicht nur das “Davor” und das “Währenddessen”, sondern auch das “Danach”. Ohne Eventplanung geht es nicht. Und eine umfassende Eventplanung umfasst auch das, was nach dem Event kommt. Warum du bei deiner Eventplanung unbedingt auch die Nachbereitung berücksichtigen solltest, erfährst du in unserem Blogpost.

Eventplanung Mainz Congress - Kurfüstliches Schloss Mainz
Deine jetzigen Gäste sind auch die potenziellen Gäste für dein nächstes Event – Deshalb ist die Nachbereitung in der Eventplanung so wichtig. //Bild: Mainz Congress – Kurfüstliches Schloss Mainz

Tipps & Tricks – So gelingt dir die perfekte Event-Nachbereitung

Location Marketing Tipp: Tag der offenen Tür organisieren

So machst du auch offline effektives Marketing für deine Eventlocation – Best Practice am Beispiel der Forum Factory Berlin

eventsofa Profil hast du, Social Media läuft super, Newsletter verschickst du auch… Aber irgendwie hast du das Gefühl, es könnten trotzdem noch mehr Leute auf deine Location aufmerksam werden. Online Marketing ist toll, um Kunden zu bekommen, die schon auf der Suche nach einer Location sind.
Aber wie bekommst du die Kunden, die noch gar nicht wissen, dass sie eine Eventlocation brauchen dazu, dass sie ein Event bei dir veranstalten wollen?
“Hä?”, denkst du jetzt vielleicht. “Wie soll denn das gehen?”
Eben genau das verraten wir dir hier in dieser praktischen Step-by-Step Anleitung, damit du einen Tag der offenen Tür organisieren kannst, der wirklich etwas bringt.

Tag der offenen Tür organisieren
Willkommen und hereinspaziert in die Forum Factory – Beispiele & Tipps für deinen Tag der offenen Tür

Hier geht’s zum Step-by-Step Guide für deinen Tag der offenen Tür

Abiball planen – Stressfrei zum perfekten Abschluss der Schulzeit!

Die Schule ist ein für alle mal geschafft und das soll so richtig gefeiert werden! Der Abiball ist der krönende Abschluss der Schulzeit und ein einmaliges Erlebnis. Damit dieses auch wirklich unvergesslich wird, ist eine frühzeitige und strukturierte Planung sehr wichtig. Denn gerade die Zeit vor dem Abschlussball kann sehr stressig werden, schließlich müssen auch noch die letzten Prüfungen geschrieben werden. Und Gedanken darüber, was danach kommt, sollte man sich auch schon einmal machen. Damit die Organisation eures Abiballs trotzdem entspannt und geordnet abläuft, haben wir euch einen Zeitplan sowie Tipps zu den einzelnen Organisation-Schritten zusammengestellt. So kann beim Abiball Planen garantiert nichts mehr schief gehen!

Alte Schlossfabrik Solingen
Für einen gelungenen Abiball ist die richtige Planung das A und O. / Bild: Alte Schlossfabrik Solingen

Hier geht’s weiter zum Zeitplan und den Tipps & Tricks

Eventmanagement: Die richtige Event Nachbereitung

Mit Ende Deines Events ist Dein Job noch nicht erledigt. Manchmal vergisst man beim Eventmanagement nämlich, dass es außer der Planung und der tatsächlichen Durchführung des Events noch eine dritte Komponente gibt, die mindestens genauso wichtig ist: Die Nachbereitung.

Eventmanagement: Event Nachbereitung
Event Nachbereitung // Bild via pexels

Nur durch die Nachbereitung kannst Du erkennen, ob Dein Event ein Erfolg war oder ob Du für Dein nächstes Event anders an die Planung herangehen solltest.
Es hilft keinem weiter, wenn Du nächstes Jahr ein Business Event genau gleich planst wie das Jahr davor, weil Du dachtest, dass es allen gefallen hat. Irgendwann bleibt die Lust bei Deinen Gästen aus, überhaupt auf Deinem Event zu erscheinen.
Um Dein Eventmanagement also noch erfolgreicher zu machen, solltest Du unbedingt Dein Business Event nachbereiten und Deinen Erfolg messen.

Hier geht’s zu den 8 Phasen der Event Nachbereitung

Wie Du mit Hostessen und Hosts Deine Gäste beeindruckst

Interview mit Amin Guellil von uCastMe

Heute werfen wir einen Blick hinter die Kulissen der uCastMe GmbH (UCM), einem jungen Berliner Startup, das sich auf die unkomplizierte und schnelle Vermittlung von Eventpersonal spezialisiert hat.
Fremdsprachenhostess, Modelhostess, Promoter oder doch lieber Allrounder? Was passt zu Deinem Event? Und wie funktioniert es, dass über 2.500 Hostessen und Hosts deutschlandweit innerhalb von 24 Stunden einsetzbar sind?
Amin Guellil, der vom Messe-Host zum innovativen Gründer wurde, verrät Dir die Antworten auf diese Fragen und noch mehr, denn…

“Hochqualifiziertes Personal ist der entscheidende Faktor und oft auch das Zünglein an der Waage um bei Events positiv aufzufallen.”

Eventpersonal Hostessen und Hosts
Mit erstklassigem Eventpersonal steht einem reibungslosen Ablauf nichts mehr im Wege! // Bild: Nord Event Panorama Deck

 

 

Hier geht’s zum Interview

Angesagte Food Trends im Event Catering

Interview mit Karin Wolffrom von ‚Catering Guides‘

Streetstyle, Qualität und Green Catering erobern die Teller hungriger Trend-Setter – ein langweiliges Tagungsbuffet kann da einfach nicht mehr mithalten! Schließlich macht gutes Essen glücklich. Und nur wenn Deine Gäste glücklich sind und mit einem wohligen Gefühl nach Hause gehen, ist Dein Event wirklich gelungen! Das weiß auch Karin Wolffrom, Gründerin der ‚Catering Guides’:

„Essen und Trinken wirken sich so stark auf das Wohlbefinden und die Stimmung aus, dass sich da ein Griff in die Trickkiste bzw. etwas Abwechslungsreichtum auf jeden Fall lohnen“

Welche Food Trends jetzt auch beim Event Catering absolut angesagt sind, verrät sie Dir heute im eventsofa Interview.

Food Trends im Event Catering
Frisch, „green“ und lecker – wie Food Trends das Event Catering beeinflussen

Hier geht’s zum Interview

Arm, aber sexy Event: Veranstalten mit kleinem Budget – Unsere Fragen an die Veranstaltungsexpertin aus dem Non-Profit Bereich Lissy Klötzner

eventsofa: Lissy, du bringst deine langjährige Erfahrung im Veranstaltungsmanagement jetzt im Non-Profit Bereich ein. Und hier ist das Budget für Veranstaltungen noch mal geringer. Wie kann man sein Event dennoch zu etwas Besonderem werden lassen? Was sagt deine Erfahrung?

Lissy: Gutes Event trotz kleinem Budget? Teilweise schwierig, aber machbar. Es hängt hier immer sehr stark vom Teilnehmerkreis und deren Erwartungen ab. Ich organisiere derzeit hauptsächlich Veranstaltungen für Sozialarbeiter, da sind die Erwartungen meist recht moderat. Trotz allem haben wir den Anspruch unseren Mitarbeitern eine unvergessliche Veranstaltung zu bieten, um uns für ihr unglaubliches Engagement in dieser Form zu bedanken.

Da es tatsächlich meist sehr schwierig ist eine besondere Veranstaltungslocation für wenig Geld zu finden, erst recht in Berlin, muss man sich viele Gedanken über die inhaltliche Ausgestaltung des Events machen und z.B. mit einer unvergesslichen Moderation oder einem guten „Showact“ punkten. Am Ende ist das „A und O“ Menschen zueinander zu bringen, sie an einem „WIR-Gefühl“ teilhaben zu lassen und sie durch das Event in den Mittelpunkt zu stellen. Das ist auch mit weniger Geld machbar.

Die Erfahrung zeigt auch, dass man am Essen zuletzt sparen sollte, da kann die Location noch so toll sein, wenn das Essen nicht stimmt, ist der gute Gesamteindruck hinüber.

eventsofa: Bei welchen Faktoren lässt sich überhaupt Geld einsparen? Gibt es vielleicht auch so was wie „günstige“ Zeitpunkte im Jahr?

Lissy: Geld sparen lässt sich tatsächlich, wenn man z.B. die Weihnachtsfeier nicht an einem Freitag, sondern unter der Woche durchführt oder wenn man eine Location wählt, die nicht so verkehrsgünstig liegt.

Als gemeinnütziger Verein oder NGO ist es außerdem auch immer sehr hilfreich, offen und transparent zu kommunizieren, dass man nur ein eingeschränktes Budget zur Verfügung hat und dann lässt sich auch bei guten Locations immer noch einmal etwas rausholen.

eventsofa: Wie kommst du an günstige Veranstaltungsorte? Wo sucht man am besten danach?

Lissy: Hier sucht man in der Tat immer wieder die bekannte Stecknadel im Heuhaufen. Zunächst greift man auf seinen Erfahrungsschatz zurück. Neulich habe ich dann versucht über das Berlin Convention Office ein Location-Angebot zu erhalten – für unter 50 Teilnehmer, möglichst günstig – absolut keine Chance, hier habe ich überhaupt keinen Vorschlag bekommen.

Zum Glück ist mir dann eventsofa gleich wieder eingefallen und da wurde ich dann auch sofort fündig, denn eventsofa besticht sowohl durch Quantität als auch durch Qualität bei den angebotenen Locations. Für jeden ist hier etwas dabei, besonders hilfreich sind die Bewertungen von anderen. Oft sehe ich hier sogar schon einen Preis und kann somit gleich einschätzen, ob die Location in Frage kommt oder eher nicht. Absolut genial!

eventsofa: Hast du ein paar Location-Tipps für günstige Veranstaltungsorte für uns?

Lissy: Für eine kleine Klausurtagung, ein Seminar im kleinen Kreis mit bis zu 20 Personen empfehle ich immer wieder gerne das Hotel Fährhaus: Es liegt etwas außerhalb von Berlin, ist aber sehr empfehlenswert, auch mit kleinem Geldbeutel. Ansonsten haben wir auch sehr gute Erfahrungen mit allen drei Locations des Umweltforums Berlin gemacht.

eventsofa: Verrätst du uns zum Schluss etwas über deine bislang günstigste Veranstaltung? Wie hoch war das Budget? Was war das für ein Event und wo hat das ganze stattgefunden?

Lissy: Nun, die günstigste Veranstaltung war definitiv nicht die beste und leider gibt es die Location nicht mehr. Aber eine Veranstaltung, wo das Preis-Leistungs-Verhältnis definitiv gestimmt hat und von der die Mitarbeiter noch heute (nach 3 Jahren) sprechen war eine Schifffahrt an einem lauen Sommerabend mit der „Philippa“ des Anbieters Van Loon:

Kosten: 50,00 EUR brutto pro Person mit tollem mediterranem Buffet, 3-stündiger Schiffstour über Spree und Landwehrkanal und sehr nettem Service-Personal. Getränke kamen noch on top, aber alle Preise auch hier sehr moderat. Da das Schiff sehr nett eingerichtet war, brauchten wir nicht mal in die Deko zu investieren. Wir haben hier eine Mitarbeiterveranstaltung anlässlich unseres 25-jährigen Vereinsjubiläums durchgeführt, mit insgesamt 80 Teilnehmern.

Zugegeben, mit dem Wetter hatten wir einfach riesiges Glück…aber das gehört zu jeder tollen Veranstaltung einfach dazu.

eventsofa: Besten Dank für die Einblicke und deine Location- und Veranstaltungs-Tipps aus der Praxis! Ihr habt noch weitere Fragen? Her damit! Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion.

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du bequem und schnell die perfekte Location für deine Veranstaltung,
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Mit Sicherheit zur gelungenen Veranstaltung

Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt keine Rechtsauskunft dar.

Eine eigene Veranstaltung hat fast jeder schon einmal selbst organisiert. Spätestens danach ist jedem klar, so rauschend das Fest auch war, Planung und Organisation davor kosten so einige Nerven und vor allem Zeit!

Was vielen unbewusst ist: Ab einer Gästezahl von über 200 Personen oder bei einer Outdoor-Veranstaltung (wenn die Anlage mehr als 1000 Besucher fasst und ganz oder teilweise aus baulichen Anlagen besteht) gelten strengere rechtliche Regeln. Hier werden erhöhte Anforderungen an den Brandschutz und die Flucht- und Rettungswege gestellt. Deswegen ist es für den Veranstalter besonders wichtig, sich schon im Vornherein über seine Rechte und Pflichten im Klaren zu sein. Einige Veranstalter vergessen bei ihren Planungen, dass sie nicht nur eine gute Organisation an den Tag legen müssen, sondern auch für die Sicherheit ihrer Gäste verantwortlich sind. Deshalb lohnt sich hier ein Blick in die Versammlungsstättenverordnung (in Berlin: Betriebs-Verordnung, § 32 – siehe Bild). Hier ist bundeslandspezifisch die Rechtsverordnung festgehalten, die Bau und Betrieb der Locations regeln. (Näheres z.B. bei Wikipedia nachlesbar.)

Betriebs-Verordnung Berlin, § 32
Betriebs-Verordnung Berlin, § 32

Grundsätzlich haftet im Schadensfall der Betreiber der Location. Jedoch werden oftmals per Vertrag die Pflichten auf den Veranstaltungsleiter übertragen. Deshalb sollte man u.a. die folgenden Punkte beachten:

  • Sicherheit der Gäste und Einhaltung der (baurechtlichen) Vorschriften
  • Anwesenheitspflicht des Veranstaltungsleiters während der Veranstaltung
  • Zusammenarbeit mit dem Ordnungsdienst, der Brandsicherheitswache und dem Sicherheitsdienst muss gewährleistet sein
  • Um die Veranstaltung durchführen zu können, sollten die Sicherheit und die damit verbundene Technik (z.B. Rauchmelder) betriebsbereit sein

Um möglichen Sicherheitsrisiken aus dem Weg zu gehen, lohnt es sich bereits im Vorfeld ein Sicherheitskonzept zu erstellen. Dies ist nichts anderes als eine strukturierte Organisation, die die Maßnahmen auflistet, die zur Sicherheit beitragen. Dadurch wird gewährleistet, dass Notfälle eingeplant sind und man schnell darauf reagieren kann.

Um den bestmöglichen Standard zu garantieren sind z.B. folgende Vorkehrungen zu treffen:

  1. Zu allererst sollte man sich über betriebliche Maßnahmen im Klaren sein. Soll heißen: Führt man ein Glasverbot, Rauchverbot etc. sowie eine Zutrittseinschränkung ein?
  2. Dann sollte man die Notfallorganisation in Sachen Brandschutz kontrollieren:  Zum Beispiel: Sind funktionierende Rauchmelder und Feuerlöscher vorhanden? Sind alle Sicherheitswege zugänglich?
  3. Auch die Erste Hilfe sollte garantiert sein. Existiert ein Verbandskasten? Kann jemand vom  Personal als Ersthelfer fungieren und kann eine reibungslose Übergabe an den Rettungsdienst erfolgen?
  4. Zum Schluss sollte man die technischen Maßnahmen überprüfen: Sind Absperrungen vorhanden? Sind alle Kabel abgedeckt? Sollen Einlassschleusen angebracht werden? etc.

Nichtsdestotrotz können Unfälle nicht 100%ig ausgeschlossen werden. Eine genaue Absprache mit dem Vermieter ist in jedem Fall nötig. Hilfreich können auch Fotos der Räumlichkeiten sein, um bei möglichen Schadensfällen etwas in der Hand zu haben.

Bei der ganzen Planung sollte man jedoch nicht den Spaß an der Sache verlieren und sich auf einen tollen Abend freuen. Somit viel Spaß beim Organisieren deiner eigenen Feier und ein rauschendes Fest, das mit Sicherheit gelingen wird!

by Laura

 

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Crash, Boom, Bang – Wie wird meine Veranstaltung zum einzigartigen Erlebnis? Unsere Fragen an die Eventexpertin Maximiliane Klinger

eventsofa: Jeder Gastgeber und Veranstalter will, dass sich seine Gäste an das Event erinnern können. Ob Konferenz, Firmenfeier oder Hochzeit – Wie wird das Event zum Erlebnis?

Eventexpertin Maximiliane Klinger
Eventexpertin Maximiliane Klinger

Maximiliane Klinger: Veranstaltungen werden aus den unterschiedlichsten Gründen gegeben, Gastgeber und Gäste sind verschieden. Deshalb ist es schwer, eine Zauberformel für DEN gelungenen Event vorzuschlagen. Als Eventmanager versucht man deshalb zu allererst grundsätzliche Fragen zu stellen, um ein Veranstaltungskonzept auf die individuellen Bedürfnisse des Gastgebers und vor allem der Gäste auszulegen.

Für wen und warum wird die Veranstaltung organisiert? Was sollen die Teilnehmer vom Event mitnehmen – Freude? Begeisterung? Neu Gelerntes? Von diesen und anderen entscheidenden Antworten leiten sich weitere wichtige Fragen und Herausforderungen ab. Zum Beispiel, welche Location gibt dem Event den passenden Rahmen?

eventsofa: Welche Rolle spielt die Location dabei? Und wo sucht man am besten danach?

Maximiliane Klinger: Wie soeben bemerkt: eine ganz Entscheidende! Die Location ist neben Programmpunkten, das Element, das der Veranstaltung eine Seele gibt. Durch die Wahl der richtigen Räumlichkeiten kann ein Eventmanager großen Einfluss auf die Gefühlswelt des Teilnehmers nehmen.

Stellt euch einfach folgende Situationen vor: Ein gläserner Fahrstuhl bringt dich auf die Dachterrasse eines 20-stöckigen Hauses, du steigst aus und erblickst ganz Berlin unter dir. Oder, du läufst einen langen Flur entlang, steigst eine Treppe hinab, wirst durch drei große, quietschende Holztüren geführt und hinter der letzten trittst du in ein kerzenerleuchtetes Kellergewölbe ein. Die Location versetzt dich in zwei völlig unterschiedliche Gefühlszustände.

Die Schwierigkeit für uns Eventmanager ist es, zur Zielsetzung und zum Charakter der Veranstaltung passende Räumlichkeiten zu finden. Und in unserer Wahl originell zu bleiben. Deshalb bin ich auch immer auf der Suche nach neuen, mir noch unbekannten Locations. Ich bin sehr froh für solche Herausforderungen auf eventsofa zurückgreifen zu können. Nicht nur ist die schiere Anzahl der Locations hilfreich, Neues zu entdecken, vor allem profitiere ich von den Vorstellungen und teilweise persönlichen Einschätzungen der eventsofa-Community. Die Kommentare helfen mir eine Location auch ohne eigenen Besuch grob einschätzen zu können. Und bei der Masse an Veranstaltungsräumen erspart mir das eine Menge wertvolle Zeit – vor allem, wenn ich nach Räumlichkeiten in anderen Städten suche.

eventsofa: Wie wichtig ist das Storytelling – zu Deutsch Geschichtenerzählen – für ein Event? Kannst du hier ein Beispiel geben?

Maximiliane Klinger: Storytelling wird wichtig, wenn ein Event Inhalte transportieren muss. Das ist besonders bei markenstärkenden und weiterbildenden Veranstaltungen wichtig. Mit der fortschreitenden Professionalisierung des Eventmanagements hat jedoch fast jede Veranstaltung diesen Anspruch. Denn welche Daseinsberechtigung hat eine Veranstaltung, wenn sie nichts aussagt?

Von den erwünschten Inhalten und der Teilnehmerstruktur sollten die Dramaturgie und die Inszenierung der Veranstaltung abgeleitet werden. Das bedeutet zum Beispiel, dass eine Produkteinführung eines neuen Sportschuhs für den Endkonsumenten von einer Bühnenshow und/oder einem Programm begleitet wird. Das Programm wird einem sich aufbauenden Spannungsbogen angepasst und findet mit der Präsentation des neuen Models seinen Höhepunkt. Anders verhält es sich mit einer Mitarbeiterweiterbildungsveranstaltung: Inhalte sollten gleichmäßig über die Dauer der Veranstaltung verteilt sein. Die Inszenierung ist abhängig von der Kultur des Unternehmens – kreativ, formell, interaktiv etc.

Und übrigens hat selbst eine Sportveranstaltung die Aufgabe eine Geschichte zu erzählen. Denn ginge es hier nur um den Spielstand, könnten wir das Spiel dann nicht einfach im Fernsehen anschauen? So folgen auch diese Events einer durchdachten Dramaturgie und setzen den Hauptinhalt, das eigentliche Spiel, durch Rahmenprogram, Catering, Merchandise etc. in Szene.

eventsofa: Hast du in Sachen Storytelling ein paar Tipps für jemanden, der noch nicht so viele Erfahrungen damit gesammelt hat?

Maximiliane Klinger: Der erste Schritt sollte sein, sich der Inhalte zu vergegenwärtigen. Welche Aussage soll die Veranstaltung haben? Ist das zu präsentierende Thema komplex oder eindeutig? Wer sind die Teilnehmer? Kennen sie die Thematik oder müssen sie langsam herangeführt werden? Die Antworten helfen zu bestimmen, ob man Themen chronologisch oder parallel präsentieren kann, emotional oder sachlich, ob der Veranstalter die Themen „pushed“ (in Form von Vorträgen, Grafiken, klaren Aussagen etc.) oder ob der Teilnehmer sich die Themen „pulled“ (in Form von interaktiven Panels, Gesprächen etc.).

Der Veranstalter hat es in der Hand: durch Dramaturgie und Inszenierung kann er Inhalte streuen, wichtig ist nur, dass am Ende der Veranstaltung die Aussage klar ist und sich wie ein roter Faden durch die einzelnen Eventbausteine zieht.

eventsofa: Gibt es Signale, die auf eine 0815-Veranstaltung hinweisen? Und wenn ja, hast du ein paar Tipps aus dem Erste-Hilfe-Kasten zur kurzfristigen Rettung?

Maximiliane Klinger: Leider ist ein Umstand, der am schwierigsten zu steuern ist, auch der oftmals auschlaggebendste: die Teilnehmerzahl. Je näher die tatsächliche Zahl der Gäste an die geplante rankommt, desto besser.

Deshalb versuchen Eventmanager Wege und Mechaniken zu finden, Teilnehmerzahlen gewiss voraussagen zu können – durch RSVPs oder Vorkasse. Sollte das misslingen und eine Veranstaltung weniger Gäste zählen als erhofft, ist ein guter Trick die Location künstlich zu verkleinern. Entweder – wenn es das Raumkonzept hergibt – einen Raum abtrennen oder nicht nutzen oder eine mobile Wand aufstellen, Stühle rausnehmen, Flächen vergrößern; einfach alles, was den Eindruck erweckt, das Event ist für den bestehenden Gästekreis konzipiert.

eventsofa: Wofür stehst du bei der Eventplanung? „Je verrückter, desto besser!“ oder „Klassisch-konservativ, mit altbewährten Mitteln zum Ziel“

Maximiliane Klinger: „Verrückt“ ist gut, sollte es aber nur sein, wenn der Teilnehmerkreis mitspielt. Deshalb ist „klassisch-konservativ“ bei manchen Veranstaltungen sicherlich der richtige Ansatz. Wovon ich aber abraten möchte, ist der Einsatz von zu vielen „altbewährten Mitteln“.

Die neuen Medien sind mittlerweile auch im Veranstaltungswesen angekommen und das durch alle Phasen eines Events hindurch: die Vermarktungsphase, die Umsetzungsphase und die Nachbereitungsphase. Twitter, Facebook und teilweise noch exotischere Anwendungen dürfen gerne und an vielen Stellen integriert und genutzt werden.

Viele Events, besonders Marketing-Events, unterliegen stark lokalen und globalen Trends und sind Spiegel des Zeitgeistes. Eventmanager sollten deshalb am Puls der Zeit sein und versuchen, den Teilnehmern Neues zu präsentieren. Da ein Event oftmals allumfassend ist, können das neue Essenstrends sein (Catering), neue Techniktrends (Displays, interaktive Module), neue Musik- und Modetrends (Bühnenprogramm, Hostessen etc.) – da sind eigentlich keine Grenzen gesetzt.

eventsofa: Besten Dank für die Einblicke & Tipps aus der Praxis! Ihr habt noch weitere Fragen? Her damit! Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion.

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Event Locations in Berlin.

Dein erfolgreiches Event: Checkliste zur Eventplanung

Alles steht und fällt mit der Location. Aber bevor man gleich wild mit der Recherche startet, macht es Sinn sich ein paar Gedanken zum Event zu machen. In jedem Fall sparst du eine Menge Zeit & Nerven.

Checkliste zur Eventplanung
Checkliste zur Eventplanung

Deshalb habe ich hier die wichtigsten Punkte zusammengestellt – in Frageform zum Beantworten.

1. Worum geht’s denn eigentlich?

  • Was planst du für eine Veranstaltung?
  • Und wozu?
  • Wen willst du erreichen (deine Zielgruppe)?
  • Mit wie vielen Teilnehmern rechnest du?
  • Wie alt ist deine Zielgruppe? Kann vom Alter auf einen besonderen Bedarf geschlossen werden, wie Fahrstuhl, Kindersitze etc.?)
  • Gibt es Teilnehmer mit Handicap?
  • Wann soll dein Event stattfinden? (Wie flexibel kann der Termin festgesetzt werden? Andere Veranstaltungen, Feiertage, Urlaubs-/Ferienzeit beachten)
  • Wo soll das Event stattfinden (Land, Stadt, Ort)?
  • Wie groß ist das Budget?


2. Was für eine Location suchst du?

  • Welcher Veranstaltungstyp passt zu deiner Veranstaltung? Hotel, Restaurant, Kongresszentrum, Schloss oder Schiff (…)?
  • Sollen deine Teilnehmer übernachten können?
  • Wie wichtig ist dir das Drumherum? Soll es eher abgelegen sein oder unbedingt zentral und gut erreichbar?
  • Wie reisen deine Teilnehmer an? Werden Parkplätze benötigt?
  • Catering/Verpflegung vor Ort gewünscht?
  • Wie viele Räume brauchst du?
  • Wie groß sollte der Raum bzw. sollten die Räume sein?
  • Bist du auf eine bestimmte Bestuhlungsvariante angewiesen? Theater-, Bankett- oder parlamentarische Bestuhlung?
  • Tageslicht oder Klimatisierung gewünscht?


3. Was brauchst du alles an Medien und Hilfsmitteln?

  • Welche Technik benötigst du? Beamer und Leinwand für eine Präsentation? Beschallungsanlage? Mikrofon? Internet?
  • Wie sollte der Raum ausgestattet sein? (Podium, Podest, Rednerpult, Tanzfläche, Laufsteg, Verdunklungsmöglichkeit)
  • Wird ein Techniker vor Ort gebraucht?


4. Soll’s noch ein bisschen mehr sein?

  • Bei längeren Veranstaltungen sollte das Freizeitangebot der Location und/oder Umgebung gecheckt werden.
  • Was kannst du dir für ein Rahmenprogramm vorstellen?
  • Moderator, Künstler oder Band gewünscht?

Und auf geht’s in die Location-Recherche. Jetzt kannst du viel gezielter suchen, vergleichen und die Locations direkt anfragen: www.eventsofa.de

Fehlt dir was im Fragenkatalog? Ich freue mich über Ergänzungen!

Hier findest du die Checkliste zur Eventplanung mit Platz für eigene Notizen.

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wie MeetingKonferenzHochzeit und Geburtstagsfeier oder andere
Event Locations in Berlin.