Abiball planen – Stressfrei zum perfekten Abschluss der Schulzeit!

Die Schule ist ein für alle mal geschafft und das soll so richtig gefeiert werden! Der Abiball ist der krönende Abschluss der Schulzeit und ein einmaliges Erlebnis. Damit dieses auch wirklich unvergesslich wird, ist eine frühzeitige und strukturierte Planung sehr wichtig. Denn gerade die Zeit vor dem Abschlussball kann sehr stressig werden, schließlich müssen auch noch die letzten Prüfungen geschrieben werden. Und Gedanken darüber, was danach kommt, sollte man sich auch schon einmal machen. Damit die Organisation eures Abiballs trotzdem entspannt und geordnet abläuft, haben wir euch einen Zeitplan sowie Tipps zu den einzelnen Organisation-Schritten zusammengestellt. So kann beim Abiball Planen garantiert nichts mehr schief gehen!

Alte Schlossfabrik Solingen
Für einen gelungenen Abiball ist die richtige Planung das A und O. / Bild: Alte Schlossfabrik Solingen

Hier geht’s weiter zum Zeitplan und den Tipps & Tricks

Sommerfest Ideen: Das passende Rahmenprogramm für Dein Firmenevent

Die Planung eines Firmenevents kann manchmal ganz schön anstrengend sein. Neben der Locationsuche, den Einladungen, dem Service usw. muss für Entertainment gesorgt sein, denn das oberste Ziel ist natürlich der Eventerfolg. Und den erreicht man nur, wenn die Gäste von Anfang bis Ende zufrieden sind.

Ein klassisches Firmenevent, bei dem neben Essen und Trinken nur der Smalltalk im Mittelpunkt steht, ist zwar einfach und schnell organisiert, aber in Erinnerung bleibt es den Gästen wahrscheinlich nicht.

Sommerfest Ideen: Café_Kostbar_Gappenach
Bild: Café Kostbar

Wir stellen Euch heute sportliche, kreative und kulinarische Sommerfest Ideen vor, damit Dein Event auch garantiert unvergesslich wird

Hier geht’s zu den Sommerfest Ideen

Eventmanagement: Die richtige Event Nachbereitung

Mit Ende Deines Events ist Dein Job noch nicht erledigt. Manchmal vergisst man beim Eventmanagement nämlich, dass es außer der Planung und der tatsächlichen Durchführung des Events noch eine dritte Komponente gibt, die mindestens genauso wichtig ist: Die Nachbereitung.

Eventmanagement: Event Nachbereitung
Event Nachbereitung // Bild via pexels

Nur durch die Nachbereitung kannst Du erkennen, ob Dein Event ein Erfolg war oder ob Du für Dein nächstes Event anders an die Planung herangehen solltest.
Es hilft keinem weiter, wenn Du nächstes Jahr ein Business Event genau gleich planst wie das Jahr davor, weil Du dachtest, dass es allen gefallen hat. Irgendwann bleibt die Lust bei Deinen Gästen aus, überhaupt auf Deinem Event zu erscheinen.
Um Dein Eventmanagement also noch erfolgreicher zu machen, solltest Du unbedingt Dein Business Event nachbereiten und Deinen Erfolg messen.

Hier geht’s zu den 8 Phasen der Event Nachbereitung

Offsite-Meeting mit Team Event: Checkliste zur Umsetzung

Damit das Offsite-Meeting inklusive Team Event ein voller Erfolg wird und sich alle Mitarbeiter noch lange daran erinnern, kommt es auf eine gute Planung dieses Events an. Egal für welche Aktivität ihr euch entscheidet, die richtige Planung ist das A & O. Mit unserer Checkliste für die Umsetzung eures Team Events seid ihr auf der richtigen Seite! Ihr vergesst nichts, habt einen Überblick, was ihr schon erledigt habt und was noch zu tun ist und nebenbei bekommt ihr auch noch ein paar tolle Tipps!

Checkliste Offsite Meeting mit Team Event
Checkliste Offsite Meeting mit Team Event

1. Wann findet das Offsite-Meeting statt?

  • Zu welcher Jahreszeit? (Outdoor- oder Indoor-Event?)
  • Datum?
  • Uhrzeit? Dauer des Events?
  • Wie viel Zeit stellt der Chef für das Team Event bereit (Tag, Wochenende, ½ Tag, etc.)
  • Worauf muss geachtet werden, z.B. Ferien, Feiertage, Hochsaison?
  • Wann muss mit der Planung begonnen werden?
  • Gibt es einen Plan B falls der Termin nicht klappt?

2. Thema & Ziel des Offsite-Meetings?

  • Welches Thema hat das Offsite-Meeting?
  • Welche Ziele sollen erreicht werden?
  • Welcher Inhalt soll vermittelt werden?
  • Kann man die Inhalte des Team Events auf das Thema des Meetings abstimmen?
  • Konzeptentwicklung

3. Wo findet das Offsite-Meeting statt?

  • Welches Budget steht zur Verfügung (fix / flexibel)?
  • Outdoor oder Indoor-Location?
  • Location Recherche, z.B. auf www.eventsofa.de
  • Passt die Location zum Thema / zu den Zielen des Meetings?
  • Wie groß ist die Location?
  • Wie viele Teilnehmer passen in die Location?
  • Besichtigungstermin vereinbaren?
  • Gibt es genügend Parkplätze?
  • Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
  • Location buchen!
  • Gibt es einen Plan B, wenn das Wetter schlecht ist / etwas Ungeplantes eintritt?

4. An- und Abreise

  • Wie reisen die Mitarbeiter an (Bus, Bahn, Auto usw.)?
  • Erfolgt eine gemeinsame An-/Abreise?
  • Wo ist der Treffpunkt für die gemeinsame Anreise?

5. Vertragsbedingungen

  • Zahlungsmodalitäten klären
  • ggf. Versicherungen abschließen
  • Stornokonditionen prüfen
  • Reservierungs-/Buchungsfristen

6. Vorbereitung Meeting

  • Wer ist für die Inhalte des Meetings verantwortlich?
  • Müssen sich die Mitarbeiter auf etwas vorbereiten?
  • Tagungsmappen etc. erstellen
  • Ablauf mit der Location besprechen
  • Ist Präsentationstechnik vorhanden?
  • Gibt es ein Catering oder muss ein externer Caterer organisiert werden?

7. Ablauf Team Event / Programmablauf

  • Welche Aktivitäten werden durchgeführt?
  • Wann sind Pausen?
  • Wann beginnt das Meeting?
  • Dauer des Meetings?
  • Informationen zum Programmablauf an die Mitarbeiter weitergeben
  • Mitarbeiter informieren (Wann, wo, wie, was usw. / Kleidung, Motto)

8. Nachbereitung

  • Wer ist für die Ergebnisanalyse verantwortlich?
  • Nachkalkulation
  • Fotos als Erinnerung verschicken / aufhängen
  • Feedback der Mitarbeiter einholen, um für die nächsten Team Events zu lernen

Tipps für ein erfolgreiches Offsite-Meeting

  • Rechtzeitig mit der Planung beginnen
  • Alternativen / Plan B planen
  • Informiert eure Mitarbeiter über die wichtigsten Details, aber verratet nicht zu viel, dass erhöht die Vorfreude und Spannung
  • Eventuell einen Countdown oder ein Rätsel organisieren
  • Versucht nicht es allen Mitarbeitern recht zu machen, das funktioniert nicht
  • Organisiert kein Team Event, das Mitarbeiter bloßstellen könnte bzw. zwingt niemanden dazu etwas zu tun (z.B. beim Karaoke: Wer nicht singen möchte, muss nicht singen)
  • Danksagung an alle Mitarbeiter, das hinterlässt einen bleibenden Eindruck
  • Schafft langfristige Erinnerungswerte, z.B. durch Fotos oder Videos

Hier gibt es die Checkliste Team Event und Offsite Meeting als kostenlosen PDF Download.

Ihr sucht Ideen für euer Team Event und Meeting? Wir haben euch unsere Top Locations und Tipps auf einer Sonderseite zusammengestellt: Ideen für das Team Event 2013.

 

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Dein erfolgreiches Event: Checkliste zur Eventplanung

Alles steht und fällt mit der Location. Aber bevor man gleich wild mit der Recherche startet, macht es Sinn sich ein paar Gedanken zum Event zu machen. In jedem Fall sparst du eine Menge Zeit & Nerven.

Checkliste zur Eventplanung
Checkliste zur Eventplanung

Deshalb habe ich hier die wichtigsten Punkte zusammengestellt – in Frageform zum Beantworten.

1. Worum geht’s denn eigentlich?

  • Was planst du für eine Veranstaltung?
  • Und wozu?
  • Wen willst du erreichen (deine Zielgruppe)?
  • Mit wie vielen Teilnehmern rechnest du?
  • Wie alt ist deine Zielgruppe? Kann vom Alter auf einen besonderen Bedarf geschlossen werden, wie Fahrstuhl, Kindersitze etc.?)
  • Gibt es Teilnehmer mit Handicap?
  • Wann soll dein Event stattfinden? (Wie flexibel kann der Termin festgesetzt werden? Andere Veranstaltungen, Feiertage, Urlaubs-/Ferienzeit beachten)
  • Wo soll das Event stattfinden (Land, Stadt, Ort)?
  • Wie groß ist das Budget?


2. Was für eine Location suchst du?

  • Welcher Veranstaltungstyp passt zu deiner Veranstaltung? Hotel, Restaurant, Kongresszentrum, Schloss oder Schiff (…)?
  • Sollen deine Teilnehmer übernachten können?
  • Wie wichtig ist dir das Drumherum? Soll es eher abgelegen sein oder unbedingt zentral und gut erreichbar?
  • Wie reisen deine Teilnehmer an? Werden Parkplätze benötigt?
  • Catering/Verpflegung vor Ort gewünscht?
  • Wie viele Räume brauchst du?
  • Wie groß sollte der Raum bzw. sollten die Räume sein?
  • Bist du auf eine bestimmte Bestuhlungsvariante angewiesen? Theater-, Bankett- oder parlamentarische Bestuhlung?
  • Tageslicht oder Klimatisierung gewünscht?


3. Was brauchst du alles an Medien und Hilfsmitteln?

  • Welche Technik benötigst du? Beamer und Leinwand für eine Präsentation? Beschallungsanlage? Mikrofon? Internet?
  • Wie sollte der Raum ausgestattet sein? (Podium, Podest, Rednerpult, Tanzfläche, Laufsteg, Verdunklungsmöglichkeit)
  • Wird ein Techniker vor Ort gebraucht?


4. Soll’s noch ein bisschen mehr sein?

  • Bei längeren Veranstaltungen sollte das Freizeitangebot der Location und/oder Umgebung gecheckt werden.
  • Was kannst du dir für ein Rahmenprogramm vorstellen?
  • Moderator, Künstler oder Band gewünscht?

Und auf geht’s in die Location-Recherche. Jetzt kannst du viel gezielter suchen, vergleichen und die Locations direkt anfragen: www.eventsofa.de

Fehlt dir was im Fragenkatalog? Ich freue mich über Ergänzungen!

Hier findest du die Checkliste zur Eventplanung mit Platz für eigene Notizen.

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