Motivierter Start unserer neuen Praktikantin bei eventsofa!

Halli-Hallo liebe eventsofa-Liebhaber!

Stolz darf ich mich seit dem 13. März 2017 als die neue Praktikantin im Bereich Marketing und Sales bei eventsofa bezeichnen. Aber Leute … Wer bin ich?

neue Praktikantin bei eventsofa
Die neue Praktikantin Thao Ly bei eventsofa.

Was hat sie wohl zu sagen?

Die perfekte Event Location? Wir haben beim Experten für Veranstaltungen nachgefragt was sich Eventmanager wünschen

Scholz & Friends Director Events, Philip Zeim, plaudert aus dem Nähkästchen und verrät wie Anbieter von Event Locations sein Leben leichter machen können.

Philip Zeim, Scholz & Friends Director Events
Philip Zeim, Scholz & Friends Director Events

eventsofa: Philip, heute ist dein Glückstag, du triffst die Event Fee und hast drei Wünsche für deine nächsten Veranstaltungen frei. Was wünschst du dir?

Philip Zeim: Ein unbegrenztes Budget! (lach). Wenn man die Wünsche auf das Location Management bezieht, dann wünsche ich schnell und unkompliziert die richtige Event Location für meine Kunden zu finden. Diese muss im besten Fall thematisch bzw. dramaturgisch zum inhaltlichen Thema der Veranstaltung passen. Es ist wichtig, dass sich z.B. eine Idee/Story durch alle Eventkomponenten hindurchzieht und da ist die Location ein sehr wichtiger Bestandteil.

Des Weiteren würde ich mir wünschen, dass Event Locations gut aufbereitete Daten wie z.B. offene und korrekt vermaßte Grundrisspläne zur Verfügung stellen oder auch über qualitatives, hochwertiges Bildmaterial verfügen, mit denen man eindrucksvolle Kundenpräsentationen aufbereiten kann. Das Wichtige dabei ist, dass diese Daten schnell und unkompliziert zu finden bzw. zu bekommen sind.

Als letztes wünsche ich mir, und auch für mich persönlich das Wichtigste, dass das Thema Sicherheit noch mehr in den Vordergrund rückt. Verschlossene oder verstellte Fluchttüren, abgelaufene oder nicht in ausreichender Anzahl vorhandene Feuerlöscher, fehlende Fluchtwegpläne oder fehlende Notbeleuchtungen etc. sind leider noch immer in der Praxis präsent.

Wir Eventmanager tragen im Rahmen einer kompetenten Beratung unserer Kunden auch die Verantwortung für das Thema Sicherheit. Entsprechend muss man dem Kunden auch mal von einer Event Location abraten, wenn die Sicherheitsaspekte seitens der Location außer Acht gelassen werden. Mein Wunsch wäre es, wenn jede Event Location dem Thema Sicherheit auch die richtige Priorität beimisst – nämlich Prio „Eins“ !

eventsofa: Was sind deine absoluten NO-GOs bei Events?

Philip Zeim: Z.B. Rückkopplungen während einer Moderation oder Podiumsdiskussion. Der Ton/Sound muss perfekt sein. Auch eine zu schlechte Ausleuchtung der Bühne ist ein NO-GO.

Die Sinnesorgane der Gäste registrieren sofort schlechten Ton oder eine schlechte Ausleuchtung.

Ein weiteres NO-GO ist, wenn die Sicherheit der Gäste gefährdet sein sollte (fehlende Reihenverbinder, verschlossene Fluchttüren etc.). In dem Fall würde man erst gar keine Veranstaltung in den entsprechenden Räumlichkeiten bzw. in der Event Location durchführen.

eventsofa: Wie ist deine Erfahrung, mit welcher Art von Event Location klappt die Zusammenarbeit am besten?

Philip Zeim:  Das kann man so nicht sagen. Es kommt nicht auf die Art der Location an, sondern wichtiger sind die Personen, die für die Location als Ansprechpartner/Vermarkter fungieren.

Man merkt sofort beim ersten Telefonat oder bei der ersten Begehung, ob der Ansprechpartner der Location vom Fach ist oder nicht. Die Erfahrung und Fachkompetenz seitens der Location spielt also dabei eine tragende Rolle, im Interesse der Agenturen und Kunden. Das gilt übrigens auch bei allen anderen Gewerken, mit denen man im Rahmen einer großen Produktion zusammenarbeitet.

eventsofa: Verrätst du uns deine Top drei Event Locations in Deutschland, wo du jederzeit wieder Events durchführen würdest?

Philip Zeim:  Ich werde jetzt keine Werbung für eine spezielle Location machen, aber wichtig ist, dass eine Location etwas Besonderes hat – einen gewissen Charme. Ob das nun eine ganz besondere Lage der Location ist, die Architektur oder besondere Highlights im Innen- oder Außenbereich. Auch Locations sollten sich mit einem USP voneinander abheben. Viele Eventmanager wollen für ihre Kunden und Gäste eine besondere Location. Wenn die Location dann noch zum inhaltlichen Thema passt, ist es der „Lucky-Punch“. Klassische Tagungs- und Konferenzzentren sind meist zu standardisiert. Sollte es aber aus Budgetgründen oder auf Kundenwunsch doch ein Tagungszentrum werden, dann ist eine bestmögliche Inszenierung erforderlich.

eventsofa: Wenn deine drei Favoriten bereits ausgebucht sind und du auf eventsofa nach Event Locations für Tagung, Konferenz oder Mitarbeiter Event suchst: Was wünschst du dir hier von den Locations? Was für Infos sollten sie dir gleich zur Verfügung stellen, ohne dass du extra danach fragen musst?

Philip Zeim: Sehr hilfreich sind immer offene Grundrisspläne einer Location (z.B. AutoCAD oder VectorWorks), hochwertiges Bildmaterial – bestenfalls von vielen verschiedenen Veranstaltungsformaten (gut sortiert), ggf. 3D-Visualierungen (Bühnenvarianten) oder 360Grad Ansichten, die so aufbereitet sind, dass man sie problemlos an Kunden senden oder in Präsentationen einbetten kann. Ein gut strukturiertes Datenblatt mit allen relevanten Infos zur Location (z.B. Räume & Kapazitäten, Serviceleistungen, ggf. gebundene Dienstleister, Anliefergegebenheiten, Parkplatzsituationen, Zusatzleistungen der Location, Infos zu Nebenkosten etc.) sollte schnell abrufbar sein.

Um zeitaufwändige Angebotsanfragen zu reduzieren, wäre eine schnelle Sichtung der „reinen“ Raummieten vorteilhaft.

eventsofa: Philip, vielen Dank für die Insights und Anregungen, die du Anbietern von Event Locations mit auf den Weg gibst. Mit deinen Hinweisen können wir Locations auf eventsofa noch besser in ihrer Angebotspräsentation unterstützen. Wir freuen uns, dass wir dir wie vielen weiteren Eventmanagern damit das Leben leichter machen können!

Habt ihr noch weitere Fragen oder eine Meinung zum Thema? Dann benutzt die Kommentarfunktion hier im Blog.

 

Wer auf der Suche nach der perfekten Event Location ist, wird auf eventsofa fündig. Wer selbst eine Event Location anzubieten hat, kann seine Location kostenlos auf eventsofa inserieren, um von Eventmanagern aus Agenturen gefunden zu werden.

Events als Startup Marketing – Vortrag beim Berliner PR-Stammtisch

Events sind die unterschätzte Marketing Maßnahme für Startups

Ob Sommerparty, Vortrag oder Early Bird Breakfast – mit einem eigenen Startup Event schaffst du ungeahnte Aufmerksamkeit für dein Startup. Das Besondere: Du machst dein Startup erlebbar und platzierst damit deine Story direkt in den Köpfen deiner Kunden und potenziellen Kunden. Du legst den Grundstein für eine fruchtbringende Beziehung zu deiner Zielgruppe: Kunden, zukünftige Mitarbeiter, Journalisten oder „Branchen-Gurus“.

Ich habe diese Präsentation im November 2012 beim Berliner PR-Stammtisch vorgetragen. Hier nun die ausführlichen Folien mit den 10 Tipps wie du Events als optimale und effiziente Marketing Maßnahme für dein Startup einsetzt.

 

Über die Autorin
Stefanie Jarantowski ist Gründerin und CEO von eventsofa, dem Online-Marktplatz für Event Locations. Zuvor war sie langjährig als PR Beraterin und Event Managerin in internationalen Agenturen tätig. Dort hat sie erfolgreich Events für internationale Konzerne sowie für Verbände und kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert und durchgeführt. Sie ist davon überzeugt, dass die richtige Event Location das A und O für den Erfolg eines Events ist.

Crash, Boom, Bang – Wie wird meine Veranstaltung zum einzigartigen Erlebnis? Unsere Fragen an die Eventexpertin Maximiliane Klinger

eventsofa: Jeder Gastgeber und Veranstalter will, dass sich seine Gäste an das Event erinnern können. Ob Konferenz, Firmenfeier oder Hochzeit – Wie wird das Event zum Erlebnis?

Eventexpertin Maximiliane Klinger
Eventexpertin Maximiliane Klinger

Maximiliane Klinger: Veranstaltungen werden aus den unterschiedlichsten Gründen gegeben, Gastgeber und Gäste sind verschieden. Deshalb ist es schwer, eine Zauberformel für DEN gelungenen Event vorzuschlagen. Als Eventmanager versucht man deshalb zu allererst grundsätzliche Fragen zu stellen, um ein Veranstaltungskonzept auf die individuellen Bedürfnisse des Gastgebers und vor allem der Gäste auszulegen.

Für wen und warum wird die Veranstaltung organisiert? Was sollen die Teilnehmer vom Event mitnehmen – Freude? Begeisterung? Neu Gelerntes? Von diesen und anderen entscheidenden Antworten leiten sich weitere wichtige Fragen und Herausforderungen ab. Zum Beispiel, welche Location gibt dem Event den passenden Rahmen?

eventsofa: Welche Rolle spielt die Location dabei? Und wo sucht man am besten danach?

Maximiliane Klinger: Wie soeben bemerkt: eine ganz Entscheidende! Die Location ist neben Programmpunkten, das Element, das der Veranstaltung eine Seele gibt. Durch die Wahl der richtigen Räumlichkeiten kann ein Eventmanager großen Einfluss auf die Gefühlswelt des Teilnehmers nehmen.

Stellt euch einfach folgende Situationen vor: Ein gläserner Fahrstuhl bringt dich auf die Dachterrasse eines 20-stöckigen Hauses, du steigst aus und erblickst ganz Berlin unter dir. Oder, du läufst einen langen Flur entlang, steigst eine Treppe hinab, wirst durch drei große, quietschende Holztüren geführt und hinter der letzten trittst du in ein kerzenerleuchtetes Kellergewölbe ein. Die Location versetzt dich in zwei völlig unterschiedliche Gefühlszustände.

Die Schwierigkeit für uns Eventmanager ist es, zur Zielsetzung und zum Charakter der Veranstaltung passende Räumlichkeiten zu finden. Und in unserer Wahl originell zu bleiben. Deshalb bin ich auch immer auf der Suche nach neuen, mir noch unbekannten Locations. Ich bin sehr froh für solche Herausforderungen auf eventsofa zurückgreifen zu können. Nicht nur ist die schiere Anzahl der Locations hilfreich, Neues zu entdecken, vor allem profitiere ich von den Vorstellungen und teilweise persönlichen Einschätzungen der eventsofa-Community. Die Kommentare helfen mir eine Location auch ohne eigenen Besuch grob einschätzen zu können. Und bei der Masse an Veranstaltungsräumen erspart mir das eine Menge wertvolle Zeit – vor allem, wenn ich nach Räumlichkeiten in anderen Städten suche.

eventsofa: Wie wichtig ist das Storytelling – zu Deutsch Geschichtenerzählen – für ein Event? Kannst du hier ein Beispiel geben?

Maximiliane Klinger: Storytelling wird wichtig, wenn ein Event Inhalte transportieren muss. Das ist besonders bei markenstärkenden und weiterbildenden Veranstaltungen wichtig. Mit der fortschreitenden Professionalisierung des Eventmanagements hat jedoch fast jede Veranstaltung diesen Anspruch. Denn welche Daseinsberechtigung hat eine Veranstaltung, wenn sie nichts aussagt?

Von den erwünschten Inhalten und der Teilnehmerstruktur sollten die Dramaturgie und die Inszenierung der Veranstaltung abgeleitet werden. Das bedeutet zum Beispiel, dass eine Produkteinführung eines neuen Sportschuhs für den Endkonsumenten von einer Bühnenshow und/oder einem Programm begleitet wird. Das Programm wird einem sich aufbauenden Spannungsbogen angepasst und findet mit der Präsentation des neuen Models seinen Höhepunkt. Anders verhält es sich mit einer Mitarbeiterweiterbildungsveranstaltung: Inhalte sollten gleichmäßig über die Dauer der Veranstaltung verteilt sein. Die Inszenierung ist abhängig von der Kultur des Unternehmens – kreativ, formell, interaktiv etc.

Und übrigens hat selbst eine Sportveranstaltung die Aufgabe eine Geschichte zu erzählen. Denn ginge es hier nur um den Spielstand, könnten wir das Spiel dann nicht einfach im Fernsehen anschauen? So folgen auch diese Events einer durchdachten Dramaturgie und setzen den Hauptinhalt, das eigentliche Spiel, durch Rahmenprogram, Catering, Merchandise etc. in Szene.

eventsofa: Hast du in Sachen Storytelling ein paar Tipps für jemanden, der noch nicht so viele Erfahrungen damit gesammelt hat?

Maximiliane Klinger: Der erste Schritt sollte sein, sich der Inhalte zu vergegenwärtigen. Welche Aussage soll die Veranstaltung haben? Ist das zu präsentierende Thema komplex oder eindeutig? Wer sind die Teilnehmer? Kennen sie die Thematik oder müssen sie langsam herangeführt werden? Die Antworten helfen zu bestimmen, ob man Themen chronologisch oder parallel präsentieren kann, emotional oder sachlich, ob der Veranstalter die Themen „pushed“ (in Form von Vorträgen, Grafiken, klaren Aussagen etc.) oder ob der Teilnehmer sich die Themen „pulled“ (in Form von interaktiven Panels, Gesprächen etc.).

Der Veranstalter hat es in der Hand: durch Dramaturgie und Inszenierung kann er Inhalte streuen, wichtig ist nur, dass am Ende der Veranstaltung die Aussage klar ist und sich wie ein roter Faden durch die einzelnen Eventbausteine zieht.

eventsofa: Gibt es Signale, die auf eine 0815-Veranstaltung hinweisen? Und wenn ja, hast du ein paar Tipps aus dem Erste-Hilfe-Kasten zur kurzfristigen Rettung?

Maximiliane Klinger: Leider ist ein Umstand, der am schwierigsten zu steuern ist, auch der oftmals auschlaggebendste: die Teilnehmerzahl. Je näher die tatsächliche Zahl der Gäste an die geplante rankommt, desto besser.

Deshalb versuchen Eventmanager Wege und Mechaniken zu finden, Teilnehmerzahlen gewiss voraussagen zu können – durch RSVPs oder Vorkasse. Sollte das misslingen und eine Veranstaltung weniger Gäste zählen als erhofft, ist ein guter Trick die Location künstlich zu verkleinern. Entweder – wenn es das Raumkonzept hergibt – einen Raum abtrennen oder nicht nutzen oder eine mobile Wand aufstellen, Stühle rausnehmen, Flächen vergrößern; einfach alles, was den Eindruck erweckt, das Event ist für den bestehenden Gästekreis konzipiert.

eventsofa: Wofür stehst du bei der Eventplanung? „Je verrückter, desto besser!“ oder „Klassisch-konservativ, mit altbewährten Mitteln zum Ziel“

Maximiliane Klinger: „Verrückt“ ist gut, sollte es aber nur sein, wenn der Teilnehmerkreis mitspielt. Deshalb ist „klassisch-konservativ“ bei manchen Veranstaltungen sicherlich der richtige Ansatz. Wovon ich aber abraten möchte, ist der Einsatz von zu vielen „altbewährten Mitteln“.

Die neuen Medien sind mittlerweile auch im Veranstaltungswesen angekommen und das durch alle Phasen eines Events hindurch: die Vermarktungsphase, die Umsetzungsphase und die Nachbereitungsphase. Twitter, Facebook und teilweise noch exotischere Anwendungen dürfen gerne und an vielen Stellen integriert und genutzt werden.

Viele Events, besonders Marketing-Events, unterliegen stark lokalen und globalen Trends und sind Spiegel des Zeitgeistes. Eventmanager sollten deshalb am Puls der Zeit sein und versuchen, den Teilnehmern Neues zu präsentieren. Da ein Event oftmals allumfassend ist, können das neue Essenstrends sein (Catering), neue Techniktrends (Displays, interaktive Module), neue Musik- und Modetrends (Bühnenprogramm, Hostessen etc.) – da sind eigentlich keine Grenzen gesetzt.

eventsofa: Besten Dank für die Einblicke & Tipps aus der Praxis! Ihr habt noch weitere Fragen? Her damit! Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion.

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