Warum es schlau ist, einen Hochzeitsplaner zu engagieren

Gastbeitrag von Paula Rys, Hochzeitsplaner bei „Die HochzeitsHummel“

Der Beruf Hochzeitsplaner gehört eher nicht zu den klassischen Berufsfeldern. Es mag auch sein, dass viele gar nicht wissen, dass es diesen Job überhaupt gibt. Diejenigen, die davon wissen, fragen sich oft, wozu man denn einen Hochzeitsplaner für die Planung benötigt? Mein Name ist Paula Rys und ich bin leidenschaftliche Hochzeitsplanerin bei „Die HochzeitsHummel“ in Wien. In dem heutigen Beitrag möchte ich mit einigen Vorurteilen aufräumen und euch erklären, warum es sehr wohl Sinn macht, eine Hochzeitsplanerin bzw. einen Hochzeitsplaner für die eigene Hochzeit zu engagieren.

Am Tag der Hochzeit soll nicht nur die Location perfekt sein, sondern auch die gesamte Planung //Bild: Palais Schönburg in Wien

Zu den Vorteilen eines Hochzeitplaners geht es hier

Die ultimative Checkliste für deine Hochzeit

Der schönste Tag im Leben soll es werden – die Traumhochzeit. Kein Tag ist so sorgfältig geplant wie die eigene Hochzeit und an keinem Tag sind die Erwartungen größer. Das Kleid der Braut, die Trauung, die Hochzeitsfeier, die Hochzeitslocation – alles will genauestens vorbereitet sein. Deshalb ist die Planung einer Hochzeit auch immer mit viel Arbeit verbunden. Damit ihr trotzdem entspannt bleibt und auch die Zeit vor der Hochzeit zu zweit genießen könnt, haben wir für euch eine ultimative Checkliste zur Hochzeitsplanung erstellt.

Checkliste Hochzeitsplanung
Die praktische Checkliste für deine Hochzeit //Bild: Bamberger Haus München

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Hochzeitsfeier: Checkliste für die perfekte und stressfreie Hochzeitsplanung

So wird wird deine Hochzeitsfeier zur Traumhochzeit

Die perfekte Hochzeitsfeier
Die perfekte Hochzeitsfeier

Die Hochzeitsvorbereitung ist wohl die aufregendste und gleichzeitig auch stressigste Planung unseres Lebens. Schließlich soll der schönste und wichtigste Tag des Lebens unvergesslich und perfekt werden. Eine wirkliche Traumhochzeit wie im Märchen! Damit euch das gelingt und ihr immer den Überblick behaltet, haben wir euch eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten zusammengestellt. Darüber hinaus geben wir euch noch weiterführende Tipps zu Bräuchen und Traditionen u.v.m. Viel Spaß bei der Planung eurer Traumhochzeit!

12 – 10 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Hochzeitsordner anlegen!
  • Termin für die Hochzeit überlegen (Reservierung ist aber erst 6 Monate vorher möglich)
  • Standesamtlich und/oder kirchlich? Oder ein freier Theologe?
  • Größe/Umfang der Hochzeitsfeier?
    • Wie sollte die Hochzeitsfeier sein: traditionell, ausgefallen, außergewöhnlich etc.?
    • Wo soll die Hochzeitsfeier stattfinden: Outdoor oder Indoor?
    • Im Familienkreis? Mit Familie und Freunden? Arbeitskollegen?
  • Soll es einen Ehevertrag geben?
  • Vorläufige Gästeliste erstellen
  • Gibt es Trauzeugen? Wenn ja, wer kommt dafür in Frage?
  • Welche Unterlagen werden für die Hochzeit benötigt? Müssen bestimmte Unterlagen noch beantragt werden?
  • Welche Dienstleister wollen wir auf unserer Hochzeit (Filmer, Fotografen, Musiker, Catering etc.)? Anfrage stellen, da viele schon früh ausgebucht sind!
  • Gibt es eine Verlobungsfeier? Einen Polterabend?
  • Planung der Hochzeitsreise und Urlaub beim Arbeitgeber einreichen
  • Voraussichtliche Kosten ermitteln

10 – 06 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Gästeliste überdenken:
    • Wurde jemand vergessen?
    • Gibt es Freunde, Bekannte, Angehörige, die besser nicht kommen sollten?
    • Wen könnte man, z.B. aus Kostengründen, von der Gästeliste streichen?
  • Wo soll die Hochzeit gefeiert werden?
    • Schloss, Strand, Burg, Restaurant, Hotel, Club, Industriehalle, Museum etc.?
    • Hochzeit Location aussuchen, besuchen & vergleichen!
  • Wie soll das Catering aussehen?
    • Gibt es ein Catering in der Hochzeit Location?
    • Müssen wir einen Cateringservice beauftragen?
    • Menü (3-, 4- oder 6- Gänge-Menü)? Fingerfood? Flying Buffet? Buffet? Live-Cooking?
    • Probeessen vereinbaren und Kostenvoranschläge zusenden lassen; Getränkekarte nicht vergessen
  • Reservierung der Hochzeit Location, Catering etc.
  • Hochzeitskleidung ansehen und sich beraten lassen (wichtig ist, dass die Kleidung zum Stil der Hochzeit passt)
    • Welche Farbe trägt die Braut/der Bräutigam?
    • Welche Farben sollen die Gäste tragen? Welche auf keinen Fall?
    • Kurze/Lange Kleider bei den Frauen? Hüte? Blumen?
    • Smoking für die Männer? Krawatte, Fliege oder nichts?

06 – 04 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Termin beim Standesamt festlegen
    • Unterlagen nicht vergessen (Meldebescheinigung, Geburtsurkunde, Personalausweis oder Reisepass)
  • Anreise zur Hochzeit Location planen & reservieren
    • Auto? Limousine? Bus? Kutsche?
    • Übernimmt der Fahrdienst auch die Blumendekoration am Gefährt?
  • Kirchliche Trauung: Termin mit dem Pfarrer zum Traugespräch vereinbaren (Ablauf der Trauung, Lieder und Texte, Musik, Liederheft usw.)
  • Übernachtungsmöglichkeit für die Hochzeitsnacht buchen: Hotel? Schloss? Honeymoon Suite etc.
  • Musikalische Begleitung für die Trauung organisieren: Welche Musikrichtung? Live oder vom Band? DJ? Hochzeitsband? Welche Lieder/Welche Lieder nicht?
  • Festlegung des Hochzeitfotografen/Hochzeitsfilmer; Ablaufbesprechung
  • Festlegung des Partyservices (Catering, Zeltverleih etc.)
  • Ansprechpartner für die Gäste bestimmen
  • Rahmenprogramm gestalten (Show-Acts, Feuerwerk usw.), Angebote einholen & buchen
  • Liste über Geschenkwünsche erstellen
  • Einladungskarten erstellen, bestellen und drucken lassen (Angebote einholen)
    • Name von Braut und Bräutigam
    • Datum der Hochzeit
    • Uhrzeit der Hochzeit und der Hochzeitsfeier
    • Adresse der Hochzeit Location
    • An- und Abreiseinformationen
    • Kleidungsstil
    • Rückmeldefrist für die Teilnahme oder Nicht-Teilnahme(!!!)
    • Geschenkwünsche
    • Einladungen verschicken!
Ideen für die Hochzeitsfeier
Ideen für die Hochzeitsfeier

04 – 03 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Gästeliste erneut überprüfen (auch wenn es nervt, sie ist sehr wichtig!)
  • Hochzeitsringe aussuchen und bestellen; Gravur nicht vergessen
  • Ablaufplan für den Hochzeitstag entwerfen (eventuelle Lücken oder Probleme notieren; lieber zu lange Pausen zwischen den einzelnen Programmpunkten als zu kurze) -> Bitte beachten und nicht in Panik ausbrechen: Der Ablauf des Hochzeitstages verläuft meistens nicht 100%-ig wie geplant.
  • Tischordnung:
    • Wie sollen die Tische stehen? Bankett? U-Form? Reihen usw.?
    • Wo soll die Bühne für die Hochzeitsband/den DJ usw. hin?
    • Wo ist die Tanzfläche?
    • Wo steht das Buffet?
  • Programmheft und Menükarten erstellen und drucken lassen
  • Hochzeitskleid bzw. Hochzeitskleidung bestellen (da eventuell noch Änderungen vorgenommen werden müssen)
  • Unterlagen und Dokumente für Standesamt und Kirche zusammenstellen
  • Blumendekoration für Standesamt, Kirche, Hochzeit Location aussuchen

03 – 02 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Tanzkurs für den Hochzeitstanz buchen
  • Kirchliche Trauung: Zweites Traugespräch mit dem Pfarrer vereinbaren
  • Unterbringung und Transport der Gäste koordinieren; Hotels und weitere Locations zur Unterbringung bei eventsofa
  • Rückantworten in die Gästeliste eintragen; ggf. noch mal nachhaken
  • Polterabend organisieren
    • Party? Restaurant? Essen gehen? Zuhause?
    • Location, Catering, Programm etc.

4 Wochen bis zur Hochzeitsfeier

  • Endgültige Gästeliste
  • Hochzeitstorte bestellen
    • Welche Geschmacksrichtung?
    • Wie viele Ebenen?
    • Mit Figuren oben drauf etc.?
  • Brautstrauß zusammenstellen und bestellen (traditionell Aufgabe des Bräutigams)
  • Reversanstecker für den Bräutigam bestellen
  • Probehochzeitsfrisur & Probehochzeits-Make-up

14 Tage bis zur Hochzeitsfeier

  • Hochzeit Location & Helfer informieren über:
    • Endgültige Anzahl der Hochzeitsgäste
    • Endgütlige Tischordnung/Tischanordnung
    • Namensschilder und Sitzplatzierung (Wo sitzt wer?)
    • Menü-Ablauf durchsprechen
  • Hochzeitsschuhe einlaufen (!!!)
  • Brautkleid und Hochzeitsanzug noch mal anprobieren
  • Eheringe abholen
  • Polterabend

7 Tage bis zur Hochzeitsfeier

  • Ablaufplan noch mal durchgehen (Wo hakt es? Genug Zwischenräume?) und Notfallplan erstellen (für schlechtes Wetter, Zeitverzögerungen usw.)
  • Alle Termine nochmals bestätigen lassen!
  • Friseur- und Kosmetiktermin festlegen
  • Hochzeitsreise vorbereiten (Unterlagen zusammenstellen, Utensilien besorgen usw.)

Der letzte Tag vor der Hochzeitsfeier

  • Alle Kleidungsstücke, Eheringe und Unterlagen bereitlegen
  • Geld zurechtlegen (Trinkgeld für das Personal etc.)
  • Handtasche der Braut packen (Make-up, Pflaster, Nähzeug, Strumpfhose usw.) oder eine Freundin benennen, die die Sachen bei sich hat
  • Koffer für die Flitterwochen packen
  • Entspannt euch und freut euch auf eure Hochzeit! 🙂
  • Wahrscheinlich könnt ihr vor Aufregung nicht mehr schlafen deswegen ruhig ein Gläschen Wein trinken 😉

Der Hochzeitstagsfeier

  • Genießt den Tag, auf den ihr so lange hingearbeitet habt. Lasst euch von kleinen Problemen und Verzögerungen im Ablaufplan nicht die gute Laune verderben. Fehler gehören zum Leben dazu 🙂

Nach der Hochzeitsfeier

  • Rechnungen bezahlen
  • Fotos/Videos vom Fotograf/Filmer ansehen und aussuchen
  • Danksagungskarten an die Hochzeitsgäste schreiben und verschicken
  • Namensänderung durchführen (Personalausweis, Reisepass, Klingelschild, Briefkasten, Versicherungskarten, Bankkarten, Krankenkasse, Finanzamt und Arbeitgeber informieren, Lohnsteuerkarte/Fahrzeugschein/Führerschein anpassen lassen u.v.m.)

Hier gibt es die Checkliste für die perfekte und stressfreie Hochzeitsplanung zum kostenlosen Download: Checkliste Hochzeitsplanung.

Ihr sucht Ideen für eure Hochzeitsfeier? Wir haben euch unsere Top Locations und Tipps auf einer Sonderseite zusammengestellt: Ideen für die HochzeitsfeierFragen zur Hochzeitsplanung und warum es sich lohnt einen Hochzeitsplaner zu engagieren, erfahrt ihr in unserem Experteninterview mit der Hochzeitsplanerin Claudia Seibt.

 

eventsofa ist der Marktplatz für Event Locations im Internet. Hier finden Eventmanager aus Agenturen und Unternehmen über 3.000 Event Locations für MeetingKonferenz, Team Event oder Party.

Ihr wollt die perfekte Hochzeit? Wir haben bei der Hochzeitsplanerin Claudia Seibt von der “Agentur Traumhochzeit” nachgefragt!

Claudia Seibt ist leidenschaftliche Hochzeitsplanerin und war mit ihrer Agentur Traumhochzeit 2008 Preisträgerin des start2grow-Gründungswettbewerbs. Ihre Agentur ist deutschlandweit vertreten.

Hochzeitsplanerin Claudia Seibt
Hochzeitsplanerin Claudia Seibt

1. eventsofa: Wer engagiert einen Hochzeitsplaner und warum?

Claudia Seibt: Generell kann jedes Paar eine Hochzeitsplanerin engagieren, das bereits die Vorbereitungszeit zur Hochzeit genießen möchte. Oftmals sind es Paare, die wenig Zeit für die eigene Planung haben, sicher gehen möchten, dass für ihre Hochzeit wirklich verlässliche Dienstleistungspartner aufgrund von bereits bestehenden Erfahrungen gebucht werden und vor allem Paare, die sich ein ganz individuelles Konzept versprechen, von den 1000 Ideen eines Hochzeitsplaners profitieren möchten, die sie so sicher nicht selbst gehabt hätten. Keine Stars und Sternchen, sondern Paare „wie du und ich“.

Eine Hochzeitsplanerin übernimmt alles worum das Paar bittet. Das kann in manchen Fällen die Komplettplanung, die sogenannte Rundum-Sorglos-Planung sein, bei der die Hochzeitsplanerin wirklich Alles von A-Z plant – natürlich immer in enger Abstimmung mit dem Paar – in anderen Fällen vielleicht mal nur eine Locationsuche. Das grundsätzliche Motto ist: Wir machen Vorschläge – das Paar entscheidet.

2. eventsofa: Welche Aufgaben umfasst Ihre Arbeit und wie ist der normale Ablauf bis zur Hochzeitsfeier?

Claudia Seibt: Bei der Rundum-Sorglos-Planung kümmern wir uns also um alle kleinen und großen Details rund um die Traumhochzeit. Wir klären Termine ab, erstellen Zeitpläne und verhandeln unsere günstigen Agentur-Preise. Wir erarbeiten ein ganz persönliches Hochzeitsthema, bei dem sich viele kleine Details liebevoll zu einem unverwechselbaren Gesamtkonzept zusammen fügen. Das Paar kann aber auch unsere Teilplanung in Anspruch nehmen, bei der wir nur in Teilbereiche die Planung und Organisation abnehmen. Wir vermitteln verlässliche Partner, die für außergewöhnliche Leistungen einstehen. Zudem stehen wir dem Paar auch auf Wunsch am großen Tag selber als Zeremonienmeister im Hintergrund zur Seite. Wenn das Paar zum Beispiel ganz viel Spaß daran hat selber zu planen, bieten unsere Teilarrangements die einzigartige Möglichkeit, dass sich das Paar auf die Planung konzentriert, die ihm am Herzen liegt und den Rest übernehmen wir dann. Alles in allem sind wir die „Beste Freundin auf Zeit“.

3. eventsofa: Wie finde ich den richtigen Hochzeitsplaner für meine Hochzeit und welche Eigenschaften machen einen guten Hochzeitsplaner aus?

Claudia Seibt: Ein guter Hochzeitsplaner hat Erfahrung, sehr gute Kontakte zu Hochzeitsdienstleistern, ist stilsicher und hat einen Hang zur Perfektion. Meistens lernen sich das Paar und der Hochzeitsplaner bei einem ersten Beratungsgespräch kennen – bei diesem Gespräch muss es funken. Sie müssen das Gefühl haben, dass Sie der Person gegenübersitzen, der Sie ohne Sorge den schönsten Tag Ihres Lebens anvertrauen können. Der Wedding Planner wird Sie in einem gemütlichen Café oder bevorzugt in Ihrer Wohnung treffen, da er dort einen ersten Eindruck von Ihrem Stil und Ihrer Persönlichkeit erhalten kann. Ein Profi wird Sie nicht mit einem fertig ausgearbeiteten Konzept überrennen, sondern Ihnen zuhören, damit er Ihre Hochzeit nach Ihren Wünschen und Vorstellungen gestalten kann. Am Ende wird es einen individuellen Plan, passend zu dem Ihnen zur Verfügung stehenden Budget geben.

4. eventsofa: Wie viel kostet ein guter Hochzeitsplaner und wie lange braucht er für die Planung?

Claudia Seibt: Üblich ist es in der Branche nach zwei Preismodellen am Ende abzurechnen. Entweder wird der Hochzeitsplaner seine geleisteten Stunden oder eine Provision in Rechnung stellen. Der Stundenpreis rangiert derzeit zwischen 35 und 50 Euro. Für die Abrechnung auf Provisionsbasis wird eine Pauschale prozentual auf das Gesamtbudget der Hochzeit erhoben. Derzeit liegen die Agenturen bei einer Provision von 15 bis 20 Prozent. Belaufen sich die Kosten beispielsweise auf 10.000 Euro, erhält der Wedding Planner zwischen 1.500 und 2.000 Euro. Das klingt viel, ist es aber meist nicht, da durch die vielen Rabatte und Kontakte, die der Hochzeitsplaner hat, einiges eingespart wird, so dass gerade bei höheren Budgets eine Hochzeit mit Wedding Planner genauso teuer ist, wie eine selbst organisierte Hochzeit. Idealerweise sollten Sie einen Hochzeitplaner etwa 9 -12 Monate vor der Hochzeit engagieren, vor allem wenn Sie extravagante Wünsche haben oder im Frühling und Sommer heiraten. Beliebte Locations und Dienstleister sind oft lange im Voraus ausgebucht. Aber auch wenn es schon brennt und die Hochzeit kurz bevor steht kann der Wedding Planner noch viel erreichen.

Hochzeit Location
Hochzeit Location

5. eventsofa: Die perfekte Hochzeitslocation ist der Traum eines jedes Brautpaars. Was ist möglich oder nicht möglich bei der Auswahl der Hochzeitslocation?

Claudia Seibt: Grundsätzlich ist alles möglich. Ob Schlosshochzeit oder in einem Landgasthof, auf einer Burg, auf einem Schiff oder die freie Trauung am Strand, hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Entscheidend für die Wahl der Traumlocation ist das Budget des Brautpaares. Leider passen Vorstellung und Budget nicht immer zusammen. Wir als Hochzeitsplaner versuchen aber immer bei der Wahl der Location der Vorstellung des Paares nahe zu kommen.

6. eventsofa: Wenn Sie auf die vielen Hochzeitsfeiern zurückschauen, die Sie kreiert haben: Was war die größte Panne und wie sollte das Brautpaar am besten damit umgehen?

Claudia Seibt: Meine größte Panne war definitiv die, als sich die Gasflasche für die Herzballons…..Der Herzenswunsch der Braut, nicht öffnen ließ. Über meinen Ballonkünstler habe ich dann doch noch am späten Samstagabend eine neue Gasflasche bekommen. Ich konnte zwar die Herzballons nicht direkt nach der Trauung, aber immerhin noch drei Stunden später in den Himmel steigen lassen. Tipp an die Brautpaare: Schrauben Sie den eigenen Perfektionismus zurück: Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt…. Den Unterschied macht nur, wie gelassen man solche Situationen nehmen kann.

eventsofa: Frau Seibt, vielen Dank für die Insights und Tipps, die Sie Verlobten und Brautpaaren mit auf den Weg geben. Mit diesem Interview werden Sie vielen Brautpaaren den Anstoß gegeben haben einen Hochzeitsplaner oder vielleicht sogar Sie persönlich für den schönsten Tag des Lebens zu buchen. Habt ihr noch weitere Fragen oder eine Meinung zum Thema? Dann benutzt die Kommentarfunktion hier im Blog.

Weitere Informationen zum Thema Hochzeitsplanung und viele wunderschöne Hochzeitlocations findet ihr in unserem Hochzeits-Special.